ITxM Kenali untuk Bantu Transformasi Digital Perusahaan Anda

Transformasi digital yang sedang marak dilakukan oleh perusahaan dan instansi, tidak bisa meninggalkan peran dari IT operation, tim yang bertugas menangani operasional teknologi informasi.

Dalam webinar kali ini, APTIKNAS bekerjasama dengan EVENTCERDAS mengangkat tema ITxM for Corporate, penerapan ITxM untuk perusahaan / instansi. Fanky Christian selaku Ketua APTIKNAS DKI Jakarta, sekaligus founder Eventcerdas memberikan sharing pengalamannya menerapkan sistem ITxM di banyak perusahaan.

Pertama, kenali dulu tugas dan fungsi IT Operation.  Fungsi tim yang menangani khusus operasional IT ini tidak mudah. Banyak yang mereka lakukan seringkali tidak dikenali oleh pengguna lain, bahkan level manajemen seringkali tidak memperhatikannya.

Kelihatannya pekerjaannya mudah, kenyataannya tidak. Banyak permasalahan muncul dari kegiatan operasional IT. Mulai dari tidak bisa terkoneksi ke jaringan infrastruktur, laptop atau desktop bermasalah, hingga aplikasi dan database yang digunakan perusahaan. Oleh karena itu, seringkali saya melihat kapasitas IT operation ini dari jumlah orang tim yang ada. Dalam perusahaan kecil, tim IT operation ini seringkali juga menangani banyak hal, maka sering saya sebut juga tim Superman. 

Kedua, semakin besar perusahaan, IT operation semakin kompleks. Pernah ada yang bertanya kepada saya, kapan perusahaan harus punya IT manager ? Saya kembali bertanya, seberapa kompleks IT operation di perusahaan anda. Kadang saya juga menemukan, ada tim IT operation yang hanya 3 orang, 1 manager, 1 aplikasi, 1 infrastruktur. Benar bisa sesederhana itukah? Tentu ada rahasianya.

Bisa saja, memang IT operationnya belum kompleks. Usernya dibawah 50 orang, dan semua sudah bekerja dengan sistem tools. Nah, inilah peran dari sistem ITxM. Saya pernah membantu satu lawfirm, menangani 120 user lawyer, tim IT nya hanya satu. Kok bisa? karena ada sistem ITSM (baca: helpdesk) yang digunakan, ada sistem ITOM (NMS) yang dipakai memonitor sistem, jadi fungsinya tidak banyak, dan aplikasi gunakan aplikasi office yang umum. 

Ketiga, kenali ITxM. Saya menyebutnya demikian, karena ini bagian yang tidak terpisahkan. Yaitu, ITOM = IT Operation Management, sistem untuk mengelola IT Operation, yang umumnya digunakan untuk manajemen, atau setidaknya monitoring IT infrastruktur, baik mulai dari perangkat hardware, jaringan hingga aplikasi dan database. Dengan adanya ITOM, problem bisa dideteksi lebih awal. Karena ITOM mengumpulkan data, tren, dan memonitor, memberikan alert. ITOM membantu tim IT operation menangani kemungkinan permasalahan IT, dan melakukan mitigasi. Bila timbul masalah, ITOM juga digunakan untuk mengetahui permasalahannya. 

Lalu, ITSM = IT Service Management. IT Operation sangat bergantung dari layanan (service) yang diberikan kepada pengguna, baik internal ataupun external. ITAM = IT Asset Management, manajemen aset IT. Layanan aset IT  membantu IT Operation tim mengetahui aset baik hardware, software, dan non IT aset.

proses IT Operation (koleksi pribadi)

Keempat, perhatikan proses IT operation. Dalam berbagai kegiatan IT operation, umumnya melakukan hal-hal ini, penanganan masalah (incident management), identifikasi masalah (problem management), akses kontrol (access management, user, password, dll), IT operation control (change management), manajemen fasilitas dan aset IT dan teknis terkaitnya. Inilah esensi proses IT operation, yang mungkin saja di dalamnya juga ada pengembangan aplikasi software dll.