Menghemat Operasional dengan Strategi Managed Services

Di Indonesia, pendekatan menggunakan jasa layanan Managed Services dimulai sejak tahun 2000an. Mungkin dulu kita banyak mengenalnya sebagai Outsourcing. Mengalihkan fungsi sebagian perusahaan ke pihak luar. Ini digunakan untuk menghemat, efisiensi. 

Dalam pelaksanaannya, banyak perusahaan, mulai dari perusahaan kecil, hingga pabrik menggunakan pendekatan ini untuk menghemat banyak hal. Mari kita lihat apa yang bisa kita lihat.

Pertama, perusahaan fokus ke fungsi utama. Banyak perusahaan, khususnya bidang finansial memiliki beberapa bagian yang di-outsource ke pihak lain. Misal penggunaan IT infrastruktur. Banyak perusahaan yang keberatan melakukan investasi IT infratruktur, memilih cara ini untuk menghemat. 

Dengan menggunakan layanan managed service, maka dapat dilakukan cara yang lebih baik. Apa bedanya dengan outsourcing ? Mungkin istilah outsourcing, atau outsource artinya menggunakan resource dari luar. Pendekatan outsource umumnya digunakan terkait dengan sumber daya manusia. Sedangkan Managed Services bisa saja gabungan dari brainware (sumber daya manusia), software dan hardware. 

Kedua, diukur dengan Service Level. Salah satu kriteria yang diberlakukan dengan perusahaan outsource atau managed service adalah penerapan pembayaran menggunakan Service Level, jaminan layanan. Misal, kalau dalam IT oursourcing kita dapat menggunakan pendekatan head-count, jumlah orang yang hadir. Ada juga yang menggunakan pendekatan pencapaian Service Level. Maka harus disepakati dulu apa yang menjadi titik ukur layanan yang diberikan. Bila layanan terkait dengan software, maka jaminan layanannya adalah ketersediaan software, penanganan masalah, dan bug di dalam software. 

Sedangkan bila terkait dengan hardware, maka biasanya adalah ketersediaan perangkat, jaringan ataupun koneksi Internet. 

Ketiga. Kontrak per bulan atau per tahun. Dalam menggunakan layanan jasa ketiga, kita bisa memilih apakah kita akan membayar dengan pendekatan per bulan, atau per tahun. Ada beberapa yang per kuartal. Semua tergantung kesepakatan pihak terkait. 

Namun bila kita telaah, pendekatan managed services untuk brainware, umumnya dilakukan per tahun, dengan ada mekanisme pengurangan / deduksi per bulan sesuai SLA yang dicapai bulan tersebut. Kontrak utamanya tetap per tahun, bahkan multi-years. Tapi diukur per bulan. 

Kemudian bila terkait software, ini lebih sederhana lagi. Dengan pendekatan Software As A Service, managed services software bahkan bisa dibayar per bulan. Bila menggunakan software custom, mungkin bisa ditentukan juga per bulan, tapi ada kriteria tambahan lain. 

Tapi bila terkait dengan hardware, umumnya kontrak per tahun. Hal ini karena biaya besar investasi awal yang harus ditanggung pihak penyedia untuk bisa menyediakan hardware yang dibutuhkan. 

Keempat, model cloud bisa jadi pilihan. Selain menggunakan pendekatan managed services terkait dengan brainware, kecenderungan penggunaan cloud juga membuat banyak perusahaan 'melek' untuk bisa berhemat dengan cepat.