Digitalisasi Proses Administrasi Desa Kaumrejo Berbasis Online Melalui Whatsapp Auto Respon

Pada era teknologi saat ini, digitalisasi sangat bermanfaat dalam menunjang proses administrasi desa secara efisien di berbagai sektor yang berhubungan dengan kebutuhan masyarakat. Proses digitalisasi dipengaruhi oleh perkembangan teknologi pesat yang dibangun sebagai inovasi di berbagai pelayanan umum. Digitalisasi dilakukan dengan memanfaatkan teknologi dalam pembuatan arsip dokumen yang beralih bentuk dari tercetak, audio, dan video menjadi digital. Dengan berkembangnya teknologi digitalisasi tersebut, warga Desa Kaumrejo, Kecamatan Ngantang, Kabupaten Malang berharap agar proses dalam pengurusan administrasi dapat berjalan lebih efisien dan fleksibel.

"Dalam hal pengurusan administrasi seringkali mengalami antrian panjang di kantor balai desa. Oleh karena itu, untuk meminimalisir antrian, kami membutuhkan suatu aplikasi yang mudah diakses masyarakat tanpa harus menunggu proses pengurusan administrasi. Jadi, warga Desa Kaumrejo dapat menginputkan syarat-syarat pengurusan adminstrasi di link Google Form yang tersedia, lalu kami akan memprosesnya. Setelah itu, warga dapat langsung mengambil berkas yang sudah diproses di Kantor Balai Desa." Ujar Bapak Miftakhul Ibad selaku Kabag Umum dan Tata Usaha Desa Kaumrejo. Berdasarkan uraian tadi, Mahasiswa KKM UIN Maulana Malik Ibrahim Malang kelompok 222 di Desa Kaumrejo, Kecamatan Ngantang, Kabupaten Malang berinovasi membuat Whatsapp auto respon untuk menjadikan proses pengurusan administrasi desa lebih efisien.

q22-63c4ee9408a8b56655651762.png

Whatsapp auto respon merupakan suatu aplikasi berbalas pesan otomatis dengan berbagai informasi dan fitur-fitur yang disediakan dalam WhatsApp Bussiness. Layanan ini memungkinkan pesan dari pengguna akan secara otomatis mendapatkan balasan saat mengetikkan perintah yang tertera. Saat pengguna mengetikkan pesan, akan muncul balasan "Hai, selamat datang di pelayanan online Desa Kaumrejo Kecamatan Ngantang. Ketik Info untuk melanjutkan". Setelah itu, akan muncul 8 fitur pelayanan, diantaranya permohonan pengurusan akta kelahiran, akta kematian, KTP, KIA, KK, surat Pindah, Pernikahan, dan surat keterangan lainnya. Hal tersebut akan memudahkan masyarakat dalam pengurusan administrasi yang dibutuhkan.

Ketika masyarakat mengetikkan angka pada fitur-fitur pelayanan, misalnya angka 1 dalam hal permohonan pengurusan Akta Kelahiran akan muncul syarat-syarat yang dibutuhkan dalam memproses akta kelahiran dan wajib dipersiapkan sebelum lanjut ke tahap berikutnya. Untuk memproses berkas yang dibutuhkan, pengguna harus mengisi Google Form yang tersedia berdasarkan data sebenar-benarnya agar pemerintah desa dapat memproses data yang dibutuhkan secara valid.

photo1673620888-11zon-63c53a7808a8b54f90210652.jpg

Untuk memproses berkas administrasi, data yang sudah diisi pada Google Form akan muncul di spreadsheet kemudian diproses pada microsoft Excel menggunakan ekstensi Power Query. Menurut Pak Miftakhul Ibad, hal tersebut akan memudahkan pembaharuan data yang masuk ketika terdapat perubahan melalui spreadsheet google.

"Data yang sudah di merge pada microsoft excel akan diproses di microsoft word secara otomatis dengan memasukkan dokumen excel berextensi xlsx dimana data-data tadi akan langsung terisi pada format berkas yang tersedia, lalu kami akan segera mencetak berkas tersebut" Ujar Pak Miftakhul Ibad selaku Kabag Umum dan Tata Usaha Desa Kaumrejo. Hal tersebut akan menjadikan proses pengurusan administrasi desa lebih efisien, sehingga warga desa yang membutuhkan berkas dapat langsung mengambilnya ke kantor balai desa tanpa harus mengantri dan menunggu proses administrasi secara langsung. 

Melalui program digitalisasi proses administrasi Desa Kaumrejo berupa pembuatan Whatsapp Auto Respon oleh Mahasiswa KKM 222 UIN Malang, diharapkan kebutuhan masyarakat untuk mendapatkan pelayanan dari penyelenggara pemerintahan desa dalam pengurusan berkas akta kelahiran, akta kematian, KTP, KIA, KK, surat Pindah, Pernikahan, dan surat keterangan lainnya dapat dengan efisien dan fleksibel tanpa harus mengantri.

Kontributor : Kelompok KKM 222 UIN MALANG 2023

Editor : Qorina Setyaningrum