Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat adalah kertas bertulis sebagai tanda atau keterangan. Secara umum, surat berfungsi untuk menyampaikan pesan, informasi, atau pernyataan secara tertulis dari pengirim kepada penerima.
Menurut Pratama (1997), surat merupakan alat atau sarana yang berfungsi untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain, baik atas nama individu, jabatan dalam suatu instansi, atau organisasi. YS. Mario (2000) juga menyatakan bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau pernyataan dari satu pihak ke pihak lain.
Menurut Rizal (2003), fungsi surat juga mencakup beberapa aspek berikut:
- Alat Komunikasi Tulis
- Surat berfungsi sebagai media untuk menyampaikan pesan atau informasi secara tertulis.
- Tanda Bukti
- Surat dapat menjadi bukti sah atas komunikasi atau transaksi yang telah dilakukan.
- Alat Dokumentasi
- Surat menyimpan catatan tertulis yang dapat digunakan sebagai referensi di masa mendatang.
- Bukti Historis
- Surat menyimpan sejarah komunikasi yang dapat menjadi referensi penting di masa depan.
- Alat Pengingat
- Surat dapat digunakan untuk mengingatkan penerima tentang informasi atau tugas tertentu.
- Pedoman untuk Bertindak
- Surat memberikan arahan atau instruksi yang jelas untuk tindakan atau keputusan tertentu.
Surat memiliki peran penting sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dalam berbagai konteks, baik pribadi maupun profesional. Menurut Djanewai dalam bukunya Surat Menyurat I, II (1994), surat berfungsi sebagai alat dokumentasi tertulis yang menyimpan informasi secara rinci dan dapat digunakan sebagai referensi di masa mendatang. Fungsi ini sangat penting dalam konteks administrasi dan bisnis, di mana surat sering kali menjadi bukti sah atas komunikasi atau transaksi yang telah dilakukan.
Selain itu, surat juga berfungsi sebagai duta institusi dan penulisan. Vidya Octa Sari dalam jurnalnya Keterampilan Menulis Surat yang Baik dan Benar (2018) menyatakan bahwa surat mewakili institusi atau individu yang mengirimkannya, mencerminkan citra dan kredibilitas pengirim. Oleh karena itu, kualitas dan kejelasan penulisan surat sangat penting untuk menjaga reputasi pengirim.
Penulisan surat merupakan keterampilan penting dalam komunikasi tertulis yang memerlukan pemahaman tentang struktur, format, dan etika penulisan. Proses penulisan surat dapat dibagi menjadi beberapa tahap utama, yaitu persiapan, penulisan, dan revisi. Menurut Vidya Octa Sari dalam artikelnya di Neliti (2020), langkah-langkah ini membantu memastikan surat yang ditulis efektif dan sesuai dengan tujuan komunikasi.
1. Persiapan
Tahap persiapan melibatkan beberapa langkah penting sebelum mulai menulis surat. Pertama, tentukan tujuan surat dan identifikasi penerima surat. Menurut Gunawan Wiradi dalam bukunya "Etika Penulisan Karya Ilmiah" (2020), memahami tujuan dan audiens surat sangat penting untuk menentukan gaya bahasa dan tingkat formalitas yang akan digunakan2. Selain itu, kumpulkan informasi yang relevan dan buat kerangka surat untuk membantu menyusun isi surat secara sistematis.
2. Penulisan
Tahap penulisan melibatkan penyusunan surat berdasarkan kerangka yang telah dibuat. Surat biasanya terdiri dari beberapa bagian utama, yaitu:
- Kepala Surat: Bagian ini mencakup informasi tentang pengirim, seperti nama, alamat, dan tanggal penulisan surat.
- Salam Pembuka: Salam pembuka digunakan untuk menyapa penerima surat dengan sopan.
- Isi Surat: Bagian ini merupakan inti dari surat yang berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan. Menurut I M Sukamerta dan rekan-rekannya dalam buku "Etika Penelitian dan Penulisan Artikel Ilmiah" (2017), isi surat harus ditulis dengan jelas, padat, dan terstruktur.
- Salam Penutup: Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat dengan sopan.
- Tanda Tangan: Bagian ini mencakup tanda tangan pengirim dan nama lengkap.
3. Revisi
