Sebagai mahasiswa S1 Ilmu Sejarah di Universitas Negeri Malang yang saat ini menjalani perkuliahan di semester 6, pihak kampus mewajibkan mahasiswa untuk mengikuti kegiatan kampus merdeka salah satunya proyek studi independen. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Malang menjadi tempat yang saya pilih untuk melaksanakan kegiatan ini.
Saat menjalani kegiatan studi independen saya diajarkan cara memilah/mengkategorikan arsip berbahasa Belanda sekaligus menerjemahkannya. Sebagai mahasiswa Ilmu Sejarah tentu sudah tidak asing lagi dengan arsip, karena selama kuliah dari semester 1 hingga 6 saat mengerjakan tugas diwajibkan menggunakan sumber atau arsip yang jelas.
Terdapat banyak jenis arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Malang. Salah satu arsip yang saya kerjakan selama proyek studi independen ini yaitu arsip dari Kantor Urusan Perumahan Kota madya Malang (KUPM). Arsip ini yang paling tua yaitu dari tahun 1947 dan yang paling muda dari tahun 1997.
Cara pemilahan arsip dari KUPM ini yaitu dengan mengumpulkan arsip berdasarkan nama jalannya terlebih dahulu, misalnya jalan Djagalan No. 9 dikumpulkan menjadi satu kemudian diurutkan tahunnya mulai dari yang tertua hingga yang termuda. Setelah itu arsip tersebut biasanya masih ada steplessnya sehingga harus di copoti terlebih dahulu. Langkah selanjutnya melihat keterangan arsip tersebut. Misalnya ada arsip yang keterangannya izin menempati tempat tinggal, ada juga izin usaha, sengketa rumah, Surat Izin Perumahan (SIP), surat perintah pemeriksaan, dan lainnya.
Setelah memastikan keterangan arsip dengan benar maka selanjutnya dicatat menggunakan nota kecil, cara mencatatnya yaitu dimulai dari keterangan arsip tersebut, lalu nama orang yang mengajukan/menerima surat tersebut, kemudian nama jalan, lalu yang terakhir tanggal pengajuan atau tanggal yang paling tua berada di tumpukkan terakhir dan tanggal arsip atau yang paling muda berada di tumpukkan paling atas. Setelah memastikan semuanya sudah benar baru kemudian di input di Google sheets yang sudah disiapkan dari pihak kearsipan.
Setelah memastikan arsip tersebut terinput dengan benar kemudian akan ditali menjadi satu agar tidak terpisah dan memudahkan saat akan di scan. Jika tahun arsip tersebut menyebutkan di tahun 1940-1950 an biasanya menggunakan bahasa Belanda. Cara saya menerjemahkan arsip tersebut menggunakan google translate dengan cara di foto. Namun, ada beberapa arsip yang sudah rapuh sehingga tulisannya sulit untuk difoto cara mengatasi hal ini biasanya saya mengetiknya secara manual. Beberapa arsip ini juga banyak yang berdebu dan sangat kotor sehingga saat pengerjaan memilah arsip saya biasanya menggunakan sarung tangan dan masker yang sudah di sediakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Malang.
Selama melakukan kegiatan studi proyek independen di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Malang saya mendapatkan banyak pengalaman terutama dalam pengelolaan arsip yang baik dan benar. Semoga ilmu yang saya dapatkan bermanfaat dan membantu saya dalam menjalani perkuliahan di semester berikutnya.
