Menggali Rahasia Sukses Manajemen Perkantoran, dari Pengorganisasian hingga Pengelolaan Waktu

 

Pengendalian merupakan fungsi penting dalam manajemen perkantoran yang bertujuan untuk memastikan bahwa semua kegiatan dan proses berjalan sesuai dengan rencana dan target yang telah ditetapkan. Pengendalian membantu dalam memonitor kinerja karyawan, mengidentifikasi potensi masalah, dan mengambil tindakan korektif untuk mencapai hasil yang optimal.

 

- Menetapkan Standar dan Target:  Menetapkan standar kinerja yang jelas untuk setiap tugas dan peran karyawan.  Standar ini dapat berupa target kuantitatif (misalnya, jumlah panggilan telepon yang dijawab, jumlah dokumen yang diproses) atau kualitatif (misalnya, kualitas layanan pelanggan, tingkat ketepatan waktu).  Perusahaan juga menetapkan target perusahaan secara keseluruhan, seperti target penjualan, target profitabilitas, atau target pertumbuhan.  Misalnya, perusahaan menetapkan standar kinerja untuk staf customer service, yaitu menjawab minimal 80% panggilan telepon dalam waktu 30 detik.  Perusahaan juga menetapkan target penjualan untuk tahun depan, yaitu meningkatkan penjualan sebesar 15% dibandingkan tahun sebelumnya.

- Memantau dan Mengukur Kinerja:  Menerapkan sistem monitoring untuk melacak kinerja karyawan dan proses kerja.  Sistem ini dapat berupa laporan berkala, dasbor (dashboard), atau sistem pelacakan online.  Perusahaan juga menggunakan indikator kinerja utama (KPI) untuk mengukur keberhasilan dalam mencapai target dan standar yang telah ditetapkan.  KPI dapat berupa metrik kuantitatif (misalnya, jumlah penjualan, tingkat kesalahan) atau kualitatif (misalnya, tingkat kepuasan pelanggan, tingkat retensi karyawan).  Misalnya, perusahaan menggunakan sistem monitoring untuk melacak jumlah panggilan telepon yang dijawab oleh staf customer service setiap hari.  Perusahaan juga menggunakan KPI untuk mengukur tingkat kepuasan pelanggan, yaitu persentase pelanggan yang menyatakan kepuasan terhadap layanan yang diberikan.

- Mengidentifikasi Penyimpangan dan Mengambil Tindakan Korektif:  Menganalisis penyimpangan antara kinerja yang dicapai dengan target dan standar yang telah ditetapkan.  Mengambil tindakan korektif untuk mengatasi penyimpangan yang terjadi.  Tindakan ini dapat berupa pelatihan karyawan, perubahan prosedur kerja, atau penyesuaian target.  Misalnya, perusahaan menemukan bahwa staf customer service tidak mencapai target menjawab panggilan telepon dalam waktu 30 detik.  Perusahaan memberikan pelatihan kepada staf customer service untuk meningkatkan kemampuan mereka dalam menjawab panggilan telepon dengan lebih cepat.

- Memberikan Feedback dan Apresiasi:  Memberikan feedback kepada karyawan secara berkala tentang kinerja mereka.  Feedback dapat diberikan secara tertulis atau lisan, dan harus bersifat konstruktif dan memo

Kesimpulan:

 

Manajemen perkantoran yang efektif adalah kunci keberhasilan bagi perusahaan besar. Dengan menerapkan prinsip-prinsip pengorganisasian, pengendalian, komunikasi internal, teknologi informasi, dan pengelolaan waktu, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kepuasan karyawan.