Jangan Buang Sembarangan Arsip Bekas, Kenapa?

Apa yang terjadi bila arsip bekas konsep, arsip bekas koreksian, atau bekas surat menyurat yang salah milik kantor ternyata ditemukan dan terbaca oleh pihak lain di luar kantor akibat tidak dimusnahkan sesuai prosedur pemusnahan dan dibuang secara sembarangan?

Tentu saja hal ini sangat riskan dan berisiko bagi kantor, karena data dan informasi yang terdapat di dalamnya jadi diketahui oleh pihak lain. Apalagi bila isi konten dalam arsip tersebut menyangkut hal-hal yang rahasia, wah lebih berbahaya malahan.

Dalam hal ini, saya pernah menegur staf saya ketika dirinya hendak membuang arsip surat konsep. Saat itu staf saya baru saja selesai menge-print surat yang baru saja dibuatnya. 

Baca juga: Jangan Dahulu Judge Atasanmu Difficult People, Sebelum Tahu Bagaimana Cara Adaptif Dengannya

Eh karena dilihatnya masih ada yang salah dia langsung main buang begitu saja ke tong sampah yang ada didekatnya dan hendak menge-print ulang surat yang sudah direvisinya.

Begini kronologisnya;

"Kenapa kok langsung dibuang ?"

"Ada yang masih salah ketik, Pak. Ini saya print ulang yang sudah saya benerin."

Baca juga: Jadi Leader Red Flag, Siap-Siap Ditinggal dan Tertinggal!

"Itu surat salah yang sudah kamu buang kertasnya jangan dibuang utuh seperti itu. Robek-robek sampai konten di dalamnya tidak terbaca oleh pihak lain."

Baca juga: Etika Proposal Kantor, Sepenting Apa?

"Oh, Siap Pak. Memangnya kenapa Pak harus dirobek-robek begitu?"

"Kalau sampai orang di luar sana tahu isi surat itu meskipun itu isinya masih ada salah ketik kira-kira gimana coba, mereka bakal tahu "daleman" kantor kita."