Pernahkah Anda menghadiri undangan rapat suatu kantor atau rapat di kantor Anda sendiri, tapi ternyata tata kelola rapat tersebut kurang dipersiapkan dengan baik?
Anda jadi kurang nyaman dengan tata kelola rapatnya, kesannya acak-acakan dan berantakan, tidak optimal persiapannya, serta ada saja masalahnya seperti di antaranya;
Barko atau OHP mati misalnya, penempatan tamu undangan tidak sesuai hierarki jabatannya misalnya, snack terlambat datang misalnya, daftar buku tamu undangan tidak ada misalnya dan lain sebagainya.
Sehingga akibat dari kurangnya persiapan rapat tersebut jadi berdampak pada suasana jalannya rapat kantor.
Pada akhirnya permasalahan-permasalahan yang semestinya tidak terjadi ataupun timbul malah membuat kesan yang tidak menyenangkan saat rapat berakhir.
Lalu, siapa yang jadi ditegur dan dipersalahkan serta bidang apa yang bermasalah?
Ya, tentu saja dalam hal ini yang kena tegur dan bermasalah adalah personal pada bagian-bagian yang mengelola kesekretariatan, kehumasan, ataupun tata usaha urusan dalam kantor.
Karena pada umumnya di suatu kantor, maka penyiapan rapat kantor itu memang bagian tugas pokok dari bidang yang sudah disebutkan di atas.
Mulai dari menyebarkan undangan rapat, menyiapkan sarana prasarana, notulen rapat, saat jalannya rapat, bagaimana aturan tata tertib rapatnya, hingga rapat selesai.
Yang jelas, rapat kantor ini juga merupakan bagian dari citra keprofesionalitasan kantor, apalagi kalau rapat kantor adalah mengundang pihak rekanan kantor.
