Peran Penting Manajemen Purchasing Dalam Kegiatan Perusahaan

Pembelian bahan baku masih menjadi pusat pengeluaran biaya bagi perusahaan. Sebagai upaya untuk menghasilkan produk ataupun jasa, perusahaan memerlukan pasokan bahan baku secara terus menerus, karena jika pasokan berkendala dan berhenti maka  akan berakibat pada kegiatan produksi. Untuk mengoptimalkan kelancaran pasokan bahan baku secara terus menerus maka perusahaan memerlukan seorang purchasing dengan pengelolaan manajemen yang baik. Purchasing diperlukan untuk menentukan kebutuhan dimasa yang akan datang serta perhitungan standar biaya dan lainnya.

Kegiatan pembelian bahan baku merupakan kegiatan yang sangat penting bagi perusahaan karena menggunaan biaya 60% - 70% dari total penegluaran perusahaan. Salah satu kegiatan pembelian yaitu melakukan perencanaan pembelian yang mengandung ide-ide yang jelas mengenai strategi pembelian yang berpartisipasi secara aktif dalam proses perencanaan perusahaan, memfasilitasi kesesuaian antara organisasi dan lingkungan untuk mempererat integrasi lintas fungsi diantara aktivitas rantai pasok dan hal-hal lainnya (Chen dkk. 2004).

Bagian Purchasing sering kali disebut sebagai pusat keuntungan perusahaan karena ketika purchasing menekan biaya bahan baku dengan kualitas bahan yang tidak jauh berbeda dari yg sebelumnya maka bagian ini dianggap sebagai keuntungan perusahaan sebab rate biaya yang dikeluarkan lebih kecil. Purchasing juga sebagai bagian penjamin kepuasan customer karena pemilihan bahan baku dengan kualitas terbaik serta pengiriman tepat watu agar kegiatan produksi tida terhambat sesuai dengan jadwal.

Dalam tanggungjawab untuk memastikan ketersediaan bahan baku purchasing perlu melalui beberapa tahap seperti perencanaan pengadaan yaitu tahap menganalisa kelebihan dan kekurangan atara kegiatan pembelian atau penyewaan terhadap barang tertentu serta memastikan kecocokan dengan anggaran yang sudah disiapkan. Yang kedua yaitu tahap memilih supplier, supplier yang dipilih harus memiliki reputasi yang baik dan berpotensi dapat menyediakan bahan baku yang kita perlukan secara berkesinambungan. Perlu diingat pula jarak lokasi menjadi pertimbangan penting dalam memilih supplier. Purchasing juga harus membangun hubungan yang baik dengan supplier agar dapat bekerjasama dalam jangka panjang, diberi kemudahan dalam pembayaran, pengiriman serta hal lain yang dapat menguntungkan perusahaan.

Selanjutnya yaitu bagian purchasing akan melalui tahap membandingkan penawaran harga yang diberikan supplier dengan anggaran yang mampu perusahaan keluarkan. Setelah melakukan perbandingan purchasing akan melalui tahap paling penting dalam tugasnya yaitu melakukan kegiatan negosiasi. Negosiasi merupakan keterampilan yang  sangat diperlukan oleh seorang purchasing karena pada tahap biding biasanya akan ada perbedaan antara penawaran yang diberikan supplier dengan anggaran yang dimiliki perusahaan. Negosiasi erat kaitannya dengan biaya, setelah mendapatkan kesepakatan maka akan di tuangkan kedalam surat perjanjian kerjasama.

Tahap akhir yaitu melakukan pembelian. Dalam tahap ini bagian purchasing akan menyerahkan form purchase order kepada supplier dan supplier akan memberikan invoice kepada bagian purchasing. Invoice ini yang nantinya akan digunaan sebagai alat bagian purchasing dengan supplier dalam  penyesuaian pesanan.

Dalam penerapannya bagian purchasing terlihat sederhana, namun faktanya ada hal yang perlu diperhatikan terutama yang berhubungan dengan segala aspek dalam bahan baku dan faktor faktor eksternal nya. Sasaran utama dalam bagian purchasing adalah menjaga ketersediaan dan stabilitas pasokan material dan juga mengurangi biaya biaya yang berkaitan dengan kegiatan produksi nya.