Arsip Hilang Sepenggal Sejarah Melayang

Arsip dan sejarah di Indonesia menjadi salah satu topik yang jarang dibahas. Padahal sejarah menjadi titik pangkal yang cukup penting untuk mengetahui berbagai sistem kearsipan di Indonesia dari masa ke masa. Dan hal tersebut bisa dijadikan referensi untuk sebuah perusahaan, instansi pemerintah, sekolah, perguruan tinggi bahkan lembaga kemasyarakatan setingkat RT.

Apalagi bagi instansi pemerintah atau perguruan tinggi yang sering berurusan dengan arsip, misalnya akta tanah pembelian, urutan foto-foto gedung yang didirikan sampai dengan tokoh-tokoh yang mempunyai andil yang cukup besar dalam perjalanannya.

Merujuk pada pengertian arsip adalah suatu catatan / rekaman yang ditulis, diketik atau dicetak dalam bentuk huruf, angka, gambar yang memiliki tujuan, maksud dan makna tertentu sebagai media informasi dan komunikasi melalui media yang ada pada masa tersebut.

Banyak buku yang menulis bahwa sejarah kearsipan di Indonesia dimulai sejak ditemukannya batu tulis dengan bahasa Sansekerta dan berhuruf Pallawa. Selain itu ada pula arsip yang berbentuk kakawin, hikayat, kitab yang disebut naskah kuno. Misalnya kitab Negarakertagama, karya Yosodipuro seperti Serat Rama merupakan saduran dari Kakawin Ramayana, Serat Bratayuda saduran dari Kakawin Bharatayuda, Serat Mintaraga saduran dari Kakawin Arjuna Wiwaha, serat Arjuna Sasrabahu saduran dari Kakawin Arjuna Wijaya serta Babad Giyanti yang menceritakan perpecahan Kasultanan Yogyakarta dan Kasunanan Surakarta sekitar tahun 1755.

Ketika penjajahan masuk ke bumi pertiwi, masyarakat kala itu mulai mengenal sistem kearsipan yang lebih modern. Terutama ketika Belanda pertama kali membangun kantor dagang Vereenigde Oostindische Compagnie (VOC) tahun 1602. Dari sini mereka membawa sistem kearsiapannya sendiri yang disebut Resolutiestelsel, yaitu sistem klasifikasi arsip berdasarkan beberapa jenis arsip antara lain : surat dinas, surat masuk, surat keluar, singkasan lampiran, surat perintah, catatan buku harian dll.

Masa penjajahan Belanda inilah yang berpengaruh besar terhadap dunia kearsipan di Indonesia hingga bisa kita jenis-jenis arsip sampai saat ini. Karena pada tahun 1892 mereka membangun lembaga kearsipan yang disebut Landsarchief  dan menjadi cikal bakal ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

Setelah Indonesia merdeka, sejarah menyebutkan bahwa ANRI sebelumnya bernama Arsip Negeri. Namun, lembaga ini sempat direbut kembali oleh Belanda pada agresi militer tahun 1947 -- 1949. Pada tahun 1959 Arsip Negeri berubah nama menjadi Arsip Nasional dan mulai tahun 1974 menjadi ANRI.

Mulai tahun itu pulalah kegiatan administrasi sudah mulai berjalan. TasKah atau Tata Naskah mulai digunakan. Sistem ini merupakan sistem administrasi secara umum, seperti menciptakan, mengolah, memelihara dan menyajikan surat secara kronologis pada berkas yang sama.

Saat ini, Indonesia sudah menggunakan Sistem Kearsipan Nasional (SKN). Seperti disebutkan dalam Undang-Undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa SKN sebagai sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang mempunyai tugas dan fungsi tertentu. 

Dan ANRI ditunjuk sebagai lembaga yang dipercaya untuk melakukan pengelolaan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) berupa sistem kearsipan berbasis elektronik yang dipakai instansi pemerintah dalam menjalankan aktivitasnya sehari-hari.