Warisan budaya merupakan peninggalan yang mencerminkan sebuah sistem nilai, kepercayaan, tradisi, gaya hidup, dan jejak-jejak suatu kebudayaan yang terus-menerus diwariskan dari masa lalu hingga masa sekarang. Bangsa yang besar adalah bangsa yang dapat menghargai dan melestarikan peninggalan budaya dengan baik hingga dapat dipelajari oleh generasi berikutnya.Salah satu warisan bangsa yang saat ini banyak menyimpan berbagai nilai-nilai kesejarahan adalah arsip, Indonesia tentunya memiliki sebuah catatan perjalanan bangsanya termasuk didalamnya berbagai etnik, suku, budaya bahkan agama. Ketersediaan informasi mengenai perjalanan bangsa ini tentunya tak luput dari kerja keras arsiparis ahli dalam mengelola dan melestarikan arsip dengan baik dan sesuai dengan prosedur yang dijalankan.
Arsip dan Jenisnya
Arsip dapat dikatakan sebagai suatu bentuk rekaman yang berisikan sumber informasi penting dan berharga dari segala kegiatan yang dilakukan organisasi. Seperti yang tertera pada Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan, bahwa arsip merupakan rekaman dari suatu peristiwa atau kegiatan yang disimpan dalam berbagai macam media berdasarkan pada perkembangan teknologi informasi yang dibuat serta diterima oleh lembaga negara, daerah, perusahaan, pendidikan, dan lembaga lainnya dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Adapun arsip terbagi menjadi beberapa jenis diantaranya yaitu arsip
dinamis dan arsip statis.
- Arsip dinamis, merupakan arsip yang masih dipakai atau dipergunakan secara langsung serta disimpan sampai dengan jangka waktu tertentu. Arsip dinamis kemudian terdiri dari arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital.
a. Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi atau tingkat penggunaannya masih tinggi secara terus-menerus.
b. Arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi atau tingkat penggunaannya sudah menurun dan jarang dipergunakan.
c. Arsip vital, merupakan arsip yang digunakan sebagai persyaratan dalam hal keberlangsungan operasional dari pencipta arsip.
- Arsip statis, merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena mempunyai nilai kesejarahan serta sudah habis masa retensinya, tetapi disimpan secara permanen karena nilai kesejarahan yang dimiliki.
Peranan Preservasi Arsip
Pemeliharaan arsip memiliki peranan yang sangatlah penting dalam menjaga keaslian dan keamanan dari suatu arsip, demi menjaga nilai kesejarahan yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, maka dilakukanlah proses yang dinamakan preservasi. Preservasi ini dapat dikatakan sebagai sebuah upaya untuk dapat melestarikan arsip agar nilai-nilai kesejarahan yang dimiliki tidak rusak maupun hilang. Proses preservasi tentunya mendatangkan banyak keuntungan terhadap jangka waktu hidup sebuah arsip. Melalui preservasi, maka akan dapat menyelamatkan serta melindungi bentuk fisik dari faktor-faktor penyebab kerusakan. Informasi penting yang terkandung dalam arsip, khususnya informasi yang memiliki nilai sejarah serta warisan bangsa juga akan tetap terjaga dalam jangka waktu yang lama secara maksimal. Selain itu, keuntungan lainnya yaitu dapat menghemat ruang penyimpanan, sehingga perolehan informasi akan dapat dengan cepat dan mudah untuk ditemukan karena arsip telah dilakukan pelestarian secarasecaral fisik melalui proses alih media.
Proses Preservasi
Dalam melakukan pelestarian arsip, banyak proses yang dilakukan dengan hati-hati dan teliti. Salah satu cara untuk melindungi dan memperbaiki arsip ialah deasidifikasi, yaitu sebuah proses menetralkan asam yang dapat merusak kertas dengan memberikan sebuah cairan menggunakan kalsium karbonat (0,1 % (w/v) pada kertas menggunakan kuas, cara lainnya dapat berupa enkasulasi yaitu cara untuk melindungi arsip dari kerusakan fisik dengan melindunginya menggunakan dua lembar plastik poliester dan double tape. Melindungi arsip juga harus dilakukan secara external dengan memperhatikan kondisi ruang penyimpanan dengan suhu tertentu, lokasi kantor arsip tidak terletak di daerah yang bising, cuaca ekstrim dan rawan terjadi bencana. Saat ini, proses alih media arsip dari cetak ke digital menjadi proses penting keberlangsungan hidup sebuah arsip karena selain menjaga ketersediaan informasi, saat ini pemustaka lebih memilih untuk mengakses informasi arsip dari manapun dan kapanpun maka arsip saat ini harus memiliki sifat yang fleksibel dalam bentuk yang dinamis mengikuti perubahan teknologi.
Semoga ketersediaan arsip dapat terus dijaga sebagai sebuah tanda bahwa bangsa kita menghormati perjalanan panjang yang telah dilalui hingga saat ini. Mulailah merawat arsip dari milikmu sendiri dengan baik dan benar, yuk mulai peduli arsip!
Penulis: Salwa Dhifa Arinda, Mita Amelia PutriÂ
Dosen Pengampu: Nita Ismayati, Farli Elnumeri
