Urgensi Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Efektivitas Administrasi Sekolah

Kemajuan suatu lembaga baik lembaga pendidikan, pemertintahan, sosial, dan politik dapat dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berkembang dengan pesat pada era ini. Setiap lembaga tersebut tentunya mendambakan proses administrasi yang unggul dalam manajemen dan penggarapan arsipnya. Berbagai upaya untuk melakukan perawatan arsip dengan baik, akan tetapi masih ada tidak secara menyeluruh tertata rapi.  

Arsip adalah naskah dalam bentuk tertulis yang didalamnya mengandung berbagai keterangan penting (Wijaya et al., 2018). Manajemen kearsipan merupakan kegiatan pengelolaan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, penyimpanan, perawatan, supervisi atau pengawasan, pemindahan, dan penghapusan.  

Manajemen arsip ini memiliki peranan yang sangat penting, karena apabila persuratan atau arsip pada sebuah lembaga terbengkalai maka dapat membuat para pegawai dan staf terhambat dalam mencari sebuah dokumen arsip yang mereka perlukan. Tidak sedikit sekolah yang mendapat keluh kesah dari siswa mengenai dokumen atau berkas ijazah mereka yang mengalami kerusakan atau bahkan hilang. 

Hal ini juga termasuk penyebab pentingnya pengelolaan arsip yang unggul pada sebuah lembaga pendidikan, karena pengelolaan arsip mencakup proses penyusunan, penyimpanan berbagai dokumen dan surat surat sejak dari lembaga pendidikan tersebut didirikan, pencatatan data yang mencakup seluruh peserta didik, tenaga didik dan kependidikan dari awal mereka masuk sampai keluar (Musyarofah, 2010). 

Oleh karena itu untuk mewujudkan manajemen kearsipan yang unggul perlu adanya optmalisasi dalam fungsi-fungsi manajemen kearsipan, yang meliputi aktivitas perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan kearsipan. Seperti yang telah disebutkan fungsi manajemen kearsipan meliputi

1. Fungsi Perencanaan

Proses ini diawali dengan menetapkan alternatif perencanaan yang bersifat realistis dan ekonomis dengan tetap memperhatikan keselarasan yang baik agar para pegawai mendapatkan kejelasan. 

Perencanaan yang baik tentunya perlu didasari dengan pengetahuan yang memadai dan mendalam, serta naluri yang tajam. Dalam proses perencanaan tentunya juga tetap melibatkan keikutsertaan pegawai dengan tetap mempertimbangkan segala sisi positif dan negatifnya.

2. Fungsi Pengorganisasian

Kegiatan ini sama halnya dengan penggunaan arsip yang dilakukan dengan cara memberikan fasilitas layanan peminjaman arsip kepada pihak private (dalam) maupun pihak luar. Pihak sekolah dapat mengunci akses peminjaman arsip untuk publik apabila menghambat berjalannya proses, mengganggu kepentingan proteksi hak dan persaingan yang tidak sehat, membahayakan, dan membawa kerugian. Pengorganisasian memiliki peranan dalam mendistribusikan pembagian kerja, dan menentukan hubungan kerja diantara satuan pengolah dalam sebuah sekolah.

3. Fungsi Penyusunan