Gerakan Tertib Arsip Lebih Membangun Kesadaran daripada Lomba (Bag.1)

Sore itu seorang teman di kantor mengirim pesan pendek kepadaku berbunyi : “....Pimpinan kecewa Arsiparis kalah”. Sejenak aku terdiam mengkerutkan dahi menyimak pesan singkat dengan struktur kalimat yang agak ambigu itu. Bagiku seolah kalimat pada pesan pendek itu mengarah kepadaseseorang (profesiArsiparis), namun akhirnya aku pahami bahwa yang dimaksud tentu adalah terkait keikutsertaan institusi dalam kegiatan lomba tertib arsip yang dilaksanakan beberapa waktu lalu dan sebagai hasilnya adalah tidak masuk nominasi.

Mengurusi kearsipan disebuah perguruan tinggi pendidikan kedinasan tentu tidaklah sesederhana yang dibayangkan, apalagi terdapat banyak arsip vital seperti KHS, Ijazah, Sertifikat tanah dan kendaraan maupun MoU kerjasama riset dan lain-lainnya yang secara prosedur kearsipan harus diarsipkan secara terstandar. Tetapi atas inisiatif saya dan rekan arsiparis lainnya meski sedikit banyak kendala yang dihadapi akhirnya dapat direspon dengan cepat oleh pimpinan kendati ada beban moral seolah semua ini juga dalam rangka lomba dengan target “menang”.

Alhasil, tampak penataan arsip aktif dibeberapa unit pun akhirnya berhasil diselesaikan oleh Timbegitupun dengan arsip statis di “Record Center” tanpa banyak keluhan dan gerutuan. Entah apakah karena semangat ingin dinilai dan tuntutan seolah harus “menang” dalam sebuah perlombaan. Semua parameter itu serasa mengganjal di akal pikiranku mengingat yang hendak dicapai institusi seolah menang dalam sebuah perlombaan. Meski seringkali kudengar justifikasi dibalik kegiatan perlombaan adalah membangun kesadaran, tapi bagiku seolah tak berlaku ketika mentalitas bangsa kita yang seolah belum mampu membangun sebuah instrumen penting dalam perlombaan, semisal sistem penjurian.

Demikian halnya soal mekanisme terkait dengan sebuah perlombaan, apalagi dalam suatu lingkungan birokrasi tentu harus bertumpu pada aturan serta dasar hukum yang berlaku. Jelasnya bahwa pada tataran teknis sekalipun sebuah aturan tidak bisa diabaikan begitu saja. Misal soal keterjangkauan lokasi institusi yang akan dinilai harusnya tidak boleh menjadi alasan yang seolah menggugurkan hak suatu institusi untuk dinilai. Dalam konteks lomba tertib arsip yang dilaksanakan oleh Kementerian Pertanian di tahun 2014 ini terkesan nuansa dan faktanya seolah masih dipaksakan. Meski instrumen SDM dan dana memiliki keterbatasan tapi bukan berarti pilihan lomba-lomba untuk membangun kesadaran di jajaran UPT guna untuk membangun budaya tertib arsip, menurut hemat saya masih dirasa kurang tepat dengan satu alasan yaitu bahwa tujuan yang hendak dicapai dalam faktanya tidak seperti yang diinginkan. Mengapa demikian? Tentu niat baik dari tujuan yang ingin dicapai tidaklah sebanding dengan besaran masalah yang jumlah jajaran UPT yang harus menjadi sasaran dalam arti disadarkan. Menggugah kesadaran ratusan instansi dengan ribuan pegawai sungguh bukanalh pekerjaan sepele dan sederhana.

Oleh karena itu, Saya memandang bahwa ke depan pilihan yang lebih tepat dalam membangun kesadaran dan budaya tertib arsip itu melalui sebuah “Gerakan”. Dimana salah satu unsur istimewa dalam gerakan ini adalah bertumpu pada terbangunnya kesadaran kolektif dari satu individu yang kemudian diharapkan dapat berpotensi untuk membangun kesadaran secara kolektif tanpa membutuhkan dana besardan SDM khusus. Sebenarnya dalam hal ini Kementerian Pertanian telah mempunyai modal sosial yang cukup. Salah satunya yaitu dengan telah dicanangkannya budaya tertib asrip pada bulan Mei 2013, tinggal memupuk dan menduplikasi semangat dan kerelawanan masing-masing individu baik yang terlibat secara langsung maupun secara tidak langsung dibidang kearsipan.

Apa sebenarnya yang hendak di capai terkait dengan membangun kesadaran kolektif memang belakangan ini semakin marak di inisasikan sebagai gerakan (movement). Baik dikalangan masyarakat maupun dijajaran pemerintahan.Bagaimana konsepsi Gerakan Budaya tertib Arsip yang harus diimplementasikan?

(Bersambung di Bag.2)