Menggagas Konsepsi Gerakan Budaya Tertib Arsip (GEBUTERA)-(Bagian 2-Habis)

Mari Kita Review pesan penting yang tersirat dan tersurat dari Deklarasi Universal Tentang Kearsipan, bahwa : Arsip merekam keputusan, tindakan, dan memori.  Arsip merupakan warisan yang unik dan tidak tergantikan melintasi satu generasi ke generasi berikutnya. Arsip dikelola sejak penciptaan untuk melestarikan nilai guna dan peruntukannya. Arsip merupakan sumber informasi yang sah dalam mendukung kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan. Arsip memainkan peran penting dalam pengembangan masyarakat dengan cara menjaga dan membantu memori individu dan kolektif. Keterbukaan akses arsip memperkaya pengetahuan kita mengenai masyarakat, mendorong demokrasi, melindungi hak warga negara, dan meningkatkan kualitas hidup.(Diadopsi oleh Majelis Umum Dewan Kearsipan Internasional, Oslo September 2010. Disahkan dalam Sidang Ke-36 Sidang Umum UNESCO, Paris November 2011.)

Deklarasi universal tentang kearsipan ini semakin mempertegas keseriusan dunia akan bidang Arsip & Kearsipan. Sehingga hal ini menjadi penting untuk kita dukung dan akui bahwa:

1. Kualitas keunikan arsip sebagai bukti kegiatan administrasi, budaya, dan intelektual, serta sebagai refleksi dari evolusi masyarakat;
2. Arti pentingnya arsip untuk mendukung efisiensi kegiatan, akuntabilitas dan transparansi, untuk melindungi hak warga negara, untuk membangun memori individu dan kolektif, untuk memahami masa lalu, serta untuk mendokumentasikan masa kini sebagai pedoman kegiatan di masa yang akan datang;
3. Keragaman arsip dalam merekam setiap sektor kehidupan manusia; keragaman format arsip yang diciptakan, meliputi: kertas, elektronik, audio visual, dan lain sebagainya;
4. Peran Arsiparis sebagai tenaga profesional terlatih melalui pendidikan dasar dan lanjutan, untuk memberikan layanan kepada masyarakat dengan cara mendukung penciptaan arsip dan dengan cara memilih, memelihara, serta menyediakan arsip untuk digunakan;
5. Tanggung jawab kolektif dari semua – warga negara, aparatur negara dan pengambil keputusan, pemilik atau pengelola lembaga kearsipan pemerintah dan non-pemerintah, serta arsiparis dan tenaga spesialis informasi lainnya.

Oleh karena itu, prinsip dalam membangun Gerakan Budaya Tertib Arsip (GEBUTERA) adalah:

• Kebijakan dan peraturan perundang-undangan kearsipan nasional ditetapkan dan dilaksanakan; pengelolaan arsip dievaluasi dan dilaksanakan secara kompeten oleh seluruh lembaga, baik pemerintah maupun swasta, yang menciptakan dan menggunakan arsip dalam pelaksanaan kegiatannya;
• Sumber daya yang memadai dialokasikan untuk mendukung pengelolaan arsip yang baik, termasuk mendayagunakan tenaga profesional yang terlatih;
• Arsip dikelola dan dilestarikan dengan cara yang dapat menjamin autentisitas, reliabilitas, integritas, dan kegunaannya;
• Arsip tersedia untuk diakses oleh setiap orang, dengan tetap menghormati peraturan perundangan-undangan yang terkait dan hak-hak individu, pencipta, pemilik, serta pengguna;
• Arsip digunakan untuk membantu peningkatan tanggung jawab kewarganegaraan.

Jadi konsepsi dalam pilihan gerakan ini akan mendasari wujud dari realisasi aksi yang nantinya akan diinisiasi dan dilakukan oleh para fungsional Arsiparis dilingkungan kerja masing-masing. Setidaknya memberi kesadaran akan pentingnya menata kelola arsip dan mendorongnya dalam prilaku dan budaya masyarakat maupun organisasi. Salam GEBUTERA!

*Penulis : Anggota aktif AAI (Asosiasi Arsiparis Indonesia) - Kementan RI

Sambungan dari bag.1 : http://www.kompasiana.com/salim_phh/gerakan-tertib-arsip-lebih-membangun-kesadaran-daripada-lomba-bag-1_54f92c1ea33311e9018b479d