Teknik Menagih Pembayaran pada Klien yang "Membandel" (Versi Saya)

[caption id="" align="aligncenter" width="441" caption="Ilustrasi sahaja (sumber foto : restyani.com)"][/caption] Usaha editing video yang saya jalankan memang masih berskala rumahan sehingga hampir semua urusan saya kerjakan sendiri - kecuali untuk teknis pengerjaan yang bisa didelegasikan pada anak buah saya.  Satu dari sekian banyak urusan itu adalah penagihan.  Ya, beberapa pengguna jasa saya adalah EO, fotografer, dan cameraman dimana mereka mengalihkan urusan editing ke tempat saya - sehingga saya merupakan sub-kontraktor (atau vendor?) mereka. Terkadang urusan penagihan jadi sedikit rumit karena pada dasarnya mereka juga menunggu pembayaran dari klien setelah hasil kerja saya dinyatakan oke, sementara saya sendiri punya tenggat waktu yang tentunya harus dimengerti oleh klien.  Karena itu diperlukan semacam seni penagihan agar saya bisa mendapat pembayaran tanpa klien saya merasa diintimidasi sehingga diharapkan hubungan kerjasama bisa terus berlanjut. Namun ada kalanya kita masih belum menerima pembayaran setelah beberapa lama invoice dikeluarkan.  Untuk menghadapi situasi seperti ini saya terpaksa menjalankan beberapa tenik berikut :

1. Mengingatkan Klien akan Kewajibannya Ini merupakan bentuk penagihan secara halus.  Biasanya saya mengirim pesan yang berbunyi, "Maaf, nanti tolong konfirmasinya kalau sudah transfer.  Takutnya nanti rancu dengan pembayaran dari klien lain".  Halus 'kan? Secara tidak langsung saya sudah melakukan penagihan dengan seolah-olah saya berada dalam situasi dimana pada saat itu ada klien lain yang akan melakukan pembayaran dengan jumlah yang sama.
2. Menggunakan Trik Biasanya trik ini saya gunakan ketika sudah 1 bulan lebih saya belum menerima pembayaran dari yang bersangkutan.  Dengan berpura-pura tidak bisa mengecek saldo via internet banking, saya mengirim pesan yang berbunyi, "Saya tadi baru cek ATM ternyata keliatannya tadi ada penambahan sebesar sekian rupiah.  Apa itu dari Anda?" Klien yang baik (dan belum membayar) biasanya akan jujur dan mengatakan, "Oh bukan", dan biasanya akan diikuti dengan janji pembayaran sesegera mungkin.  Pengalaman saya selama ini, belum pernah ada yang berani ngaku-ngaku sudah melakukan pembayaran.  Kalau misalnya ada?  Ya nanti tinggal kita counter lagi esok harinya…
3. Berterus-terang Jika cara-cara halus tidak mempan, sudah saatnya saya berterus-terang.  Biasanya saya akan mengirim pesan yang berbunyi, "Maaf, apa saya sudah bisa terima pembayaran untuk pekerjaan yang kemarin?" Tergantung besarnya pembayaran, kadang saya cuma minta setidaknya sebagian pembayaran karena saya memahami posisi ybs yang bisa jadi masih belum dibayar oleh kliennya.
4. Menggunakan Jasa Orang Lain Nah, apa ini?  Apa saya menggunakan jasa debt collector?  Tenang, levelnya belum seperti itu.  Tapi ketika menghadapi klien yang masih 'membandel', biasanya saya meminta tolong isteri saya untuk menelepon ybs dan melakukan penagihan. Teknik ini saya dapat dari teman saya dengan alasan, "Kita sama klien kita punya hubungan pertemanan, jadi kadang kita masih digampangin sama dia.  Tapi kalo sudah orang lain yang ngomong, dia pasti ngerasa nggak enak".  Alasan yang masuk akal. Sejak menjalankan usaha dari tahun 2010, seingat saya baru satu kali saya menggunakan cara ini - dan memang berhasil, klien yang 'membandel' tersebut segera melakukan pembayaran setelah ditelepon istri saya.
5. Cara Ekstrem Jika semua sudah dicoba tapi masih belum membuahkan hasil, terpaksa kita melakukan cara ekstrem : membekukan, menolak, dan menahan semua pekerjaan dari klien tersebut. "Membekukan" berarti kita sementara menurunkan tingkat prioritas pekerjaan dari klien tersebut dalam artian kita mengerjakan pekerjaan dari klien lain terlebih dulu.  "Menolak" berarti kita tidak menerima pekerjaan baru dari klien tersebut selama pembayarannya belum beres.  "Menahan" berarti kita tidak menyerahkan hasil kerja kita yang sudah selesai pada klien tersebut.  Cara ini terpaksa ditempuh dan saya pernah satu kali menjalankan cara seperti ini. Cara ekstrem yang satunya, saya mengirim invoice sekali lagi diikuti dengan pesan yang biasanya berbunyi, "Saya baru saja kirim invoice lagi untuk pekerjaan sekian bulan lalu.  Ini juga SMS terakhir saya, setelah ini entah pekerjaan saya dibayar atau tidak, saya tidak akan melakukan penagihan lagi".  Saya pernah melakukan cara di atas setelah mengejar pembayaran selama 10 bulan!  Saya sendiri sampai malu nagihnya...

Itulah teknik yang biasa saya gunakan ketika melakukan penagihan.  Cara ini memang terkesan bertele-tele, tapi hasilnya sejauh ini cukup efektif, saya belum pernah kehilangan klien karena bagaimanapun juga hubungan kita dengan klien seharusnya adalah simbiosis mutualistis (hubungan yang saling menguntungkan).  Semoga tulisan saya kali ini bermanfaat, dan semoga Kompasianer tidak menemukan klien yang sulit ditagih seperti itu - walau pastinya ada. Mungkin Kompasianer bisa menambahkan? Tulisan ini masuk kategori “Tips” dan dipublish pertamakali di www.kompasiana.com, copasing diizinkan dengan mencantumkan URL lengkap posting di atas atau dengan tidak menghapus/mengedit amaran ini