Seringkali dilema yang dihadapi HR perusahaan ketika akan mengimplementasikan Software payroll adalah bagaimana menyeimbangkan keamanan, mobilitas, dan kemudahan penggunaan.
Jadi bagaimana anda memilih Software payroll yang sesuai tanpa mengorbankan 3 aspek tersebut? Beberapa arsitektur Software payroll yang umum dipasaran adalah desktop based dan cloud. Kedua aristektur tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan dari segi penggunaannya untuk operasional HR. Untuk itu mari kita coba bahas satu per satu.
Untuk aplikasi dengan desktop based di sisi keamanan tentu data gaji anda akan relatif lebih aman dari kebocoran. Hal ini dikarenakan penyimpanan data HR perusahaan dilakukan pada server internal. Selain itu, koneksi yang digunakan pada umumnya adalah koneksi intranet sehingga anda lebih "kebal" terhadap putusnya jaringan internet yang disediakan oleh provider.
Di sisi penggunaan, desktop based memberikan performa yang lebih baik dalam melakukan input data. Hal ini akan terasa jika anda mengerjakan data transaksional seperti attendance dan perhitungan gaji karyawan dalam jumlah besar. Selain itu, untuk menggunakan arsitektur ini, anda perlu melakukan investasi infrastruktur IT secara internal agar Software payroll anda dapat berjalan.
Di sisi mobilitas, arsitektur desktop based mulai menunjukan kelemahannya. Dengan penggunaan intranet yang hanya dapat diakses secara internal. Anda akan mengalami kesulitan mengakses dari luar perusahaan meskipun hanya sekedar memeriksa data HR personal dari karyawan.
Cloud Based
Untuk arsitektur kedua yaitu cloud, rasa aman merupakan hal yang relatif pada arsitektur ini. Pertama, untuk dapat menggunakan cloud, anda perlu memigrasikan data HR termasuk data gaji anda ke sistem yang berada di server cloud yang merupakan server external perusahaan. Kedua, apabila anda tidak lagi menggunakan cloud tersebut anda tidak dapat melakukan backup data HR anda dan data HR anda akan tertinggal pada server cloud tersebut.
Dari sisi penggunaan, penggunaan aplikasi berbasiskan cloud memiliki peforma yang baik selama data transaksi yang anda masukan tidak dalam jumlah besar. Sebagai contoh dalam melakukan penginputan attendance. Jika perusahaan anda memiliki 1000 karyawan dengan 30 hari kerja. Secara kasar data yang perlu anda konsolidasikan dan input adalah 30.000 data setiap bulannya dan itu baru data attendance. Selain itu, anda akan bergantung pada koneksi jaringan internet. Terputusnya jaringan internet yang disediakan provider tentu akan mengganggu pekerjaan anda. Tetapi hal positifnya adalah anda dapat melupakan investasi infrastruktur IT.
Di sisi mobilitas, mobilitas merupakan nilai lebih dari arsitektur cloud. Anda dapat mengakses data anda dimanapun dan kapanpun. Kemudahan seperti ini lah yang tidak dapat disaingi oleh arsitektur desktop based murni. Bayangkan anda dapat melakukan monitoring terhadap kehadiran anak buah anda tanpa perlu pergi ke kantor untuk mengakses presentase kehadiran.
