Dalam kehidupan sehari-hari, kita sangat sering melakukan rapat. Rapat dalam pekerjaan, rapat keluarga, rapat organisasi dan lainnya Tapi terkadang atau malah mungkin sering, rapat tidak ada hasilnya. Hanya sekedar rapat.
Sebelum membuat rapat, menurut pengalaman saya ada beberapa hal yang harus dipersiapkan,
Agenda
Agenda akan berisi tentang tanggal, waktu dan tempat rapat. Lebih penting lagi, di dalam agenda akan mencantumkan topik apa saja yang akan dibicarakan. Sebaiknya selain topik, Â juga ditentukan berapa lama masing-masing topik akan dibicarakan.
Bukan hanya waktu dan topik, perlu juga dicantumkan di dalam agenda,  siapa yang bertugas untuk menyiapkan materi topik yang akan dibicarakan. Agar penanggung jawab bisa mempersiapkan materi topik dengan baik, undangan dan agenda dapat dikirimkan minimal 4 hari sebelumnya. Kecuali rapat yang sangat  penting dan mendesak.
Materi topik
Materi topik, setelah selesai harus dibagikan kepada semua peserta rapat, maksimal satu hari sebelum rapat. Diharapkan peserta rapat dapat membaca materi sebelum rapat dan bisa mempersiapkan pertanyaan ataupun sanggahan jika diperlukan.
Pada saat rapat berlangsung
Waktu
Dalam agenda sudah dicantumkan, waktu penyampaian materi. Selain waktu penyampaian materi, sebaiknya juga dicantumkan waktu diskusi. Perlu ada, peserta rapat yang berfungsi untuk menjadi time controller, agar rapat tidak molor.
Jika waktu sudah ditentukan dan di kontrol dengan baik, diharapkan tidak ada pembicaraan yang melebar jauh dari materi yang disampaikan.
