Spiritualitas Piagam Madinah ini sangat mewarnai birokrasi Umar Bin Khathab. Umar membagi administrasi wilayahnya menjadi 8 provinsi : Mekah, Madinah, Syiria, Jazirah Basyra, Kufah, Palestina, dan Mesir. Beberapa depatemen yang perlu didirikan. Pada masanya mulai diatur dan ditertibkan sistem pembayaran gaji dan pajak tanah. Pengadilan didirikan dalam rangka memisahkan urusan hukum dari eksekutif. Untuk menjaga keamnanan dan ketertiban dibentuk jawatan kepolisian. Â Umar juga membentuk jawatan pekerjaan umum dan Baitul Mal.
Birokrasi Umar adalah birokrasi yang cinta arsip seratus persen. Semua proses bernegara dalam mengatur kehidupan masyarakat didasarkan pada aturan tertulis yang sangat jelas. Tidak ada wilayah abu-abu dalam birokrasi Umar. Tak ada celah sedikitpun untuk melahirkan korupsi, kolusi maupun nepotisme.
Untuk mengatur tertib administrasi baitul mal Umar menerbitkan buku induk. Pembuatan buku induk merupakan salah satu cara penting pengawasan harta yang dimasukkan Umar dalam aturan harta Islam. Tujuannya adalah untuk mengawasi pemasukan dan pengeluaran Baitul Mal.
Dalam Buku Fikih Ekonomi Umar Bin Al -Khattab karya  Dr. Jaribah bin Ahmad Al-Haritsi  (2006) disebutkan bahwa pengawasan pengeluaran harta baitul mal adalah sebab utama dibuatnya buku induk ini. Hal itu dilakukan setelah Umar melihat banyaknya harta yang mengalir ke ibukota kekhalifahan (Madinah).Â
Amirul Mukminin akhirnya membuat buku induk dan memanggil orang yang bisa menulis dan mengatur, dan memerintahkannya untuk menulis nama-nama orang di buku induk. Buku induk ini merupakan arsip yang sangat penting yang berisi database warga negara yang berhak mendapat santunan dari negara. Sehingga bisa mencegah terjadinya salah sasaran sebagaimana sering terjadi dalam program pemberian bantuan untuk masyarakat tidak mampu di negeri kita.
Untuk mencegah praktik korupsi Umar selalu mencatat harta kekayaan pejabat sebelum mulai menjalankan tugas. Tujuannya adalah mengawasi penambahan harta itu dan mengetahui sumber penambahan tersebut. Inilah yang empat belas abad kemudian ditiru negara-negara barat dan juga negara kita. Â Ironisnya, para peniru ini tidak melaksanakan seratus persen seperti Umar.
Langkah pencatatan ini diikuti dengan larangan berbisnis bagi para pejabat dalam masa jabatannya. Sebagaimana surat resmi Umar kepada Abu Musa yang mengingatkan larangan jual-beli. Umar menulis bahwa perdagangan seorang pejabat dalam masa jabatannya adalah kerugian. Larangan ini dilakukan Umar untuk mencegah seorang pejabat memanfaatkan jabatannya dalam berbisnis.
Sumber daya manusia yang baik merupakan kunci keberhasilan pemerintahan Umar. Sebelum mempekerjakan seorang pegawai Amirul Mukminin membuat perjanjian tertulis dengan calon pegawai tersebut. Dalam arsip perjanjian ini tertulis petunjuk untuk bekerja optimal  pada jam kerja.
Dilarang keras menunda-nunda pelaksanaan kerja karena hal ini merupakan bentuk pencurian waktu kerja. Manajemen kepegawaian Umar ini mirip dengan yang dilakukan birokrasi kita dengan SKP (Sasaran Kerja PNS). Bedanya, SKP saat ini bernasib sama dengan DP-3 hanya sekedar formalitas. Tidak mencerminkan kinerja yang sebenarnya.
Mengapa bisa beda ? Birokrasi Umar adalah birokrasi yang cinta arsip seratus persen. Sedangkan birokrasi kita adalah birokrasi yang cinta arsip hanya di mulut saja. Korea Selatan memperoleh arsip kemerdekaan dua hari lebih awal daripada Indonesia. Tujuh puluh tahun kemudian Negeri Ginseng ini berlari sangat kencang meninggalkan negeri kita. Seolah --olah mereka telah merdeka puluhan tahun  lebih dulu daripada kita.
Semoga birokrasi kita segera bisa berbenah dan mencintai arsip sepenuh hati. Ingat, Indonesia ada karena selembar arsip deklarasi kemerdekaan. Jika tidak sekarang, kapan lagi ?
