Akhirnya hari yang sudah lama ditunggu-tunggu tiba, Senin, 14 November besok akan ada workshop yang diselenggarakan oleh Sosro dan konsultan bisnis Pillar untuk area ketiga, Jateng & DIY. Tempatnya di UGM.
Dalam riang gembira mendekati datangnya hari workshop, dimana di event itu juga akan diumumkan semifinalis untuk lomba yang saya ikut mengirim aplikasi kepada panitianya itu, saya terhenyak kaget tadi.
Kaget, karena ternyata proposal saya gugur. Gugur karena saya salah menulis subject email yang mengakibatkan panitia tidak mau menerima proposal saya itu.
Ya sudah lah, filosofi orang Jawa salah satunya mengajarkan agar kita itu harus punya "ati segoro", atau hati yang seluas samudera. Daripada menyalahkan panitia, mendingan menjadikan ini pelajaran. Saya yang sudah berpuluh-puluh kali mengadakan berbagai event dan training, juga panitia perlombaan WAJIB menjadikan kejadian ini pelajaran.
Pelajarannya adalah :
1. Nanti kalau jadi panitia lomba, tulislah font aturan dalam ukuran yang standar, jangan terlalu kecil, minimal 11 point lah. Harus memaklumi, daya serap bacaan di layar monitor itu tidak seoptimal membaca di atas kertas hardcopy. Kita tidak bisa menyalahkan orang : salah siapa tidak teliti membaca.
2. Pergunakanlah autorepy email, atau berikanlah notifikasi untuk setiap aplikasi yang masuk. Kalau kita terlalu sibuk, bila perlu gajilah orang (kalau uang kepanitian mencukupi, kalau tidak mencukupi ya jangan dipaksakan.. jangan dipaksakan membuat kompetisi maksudnya) khusus untuk me-maintenace aplikasi yang masuk.
Sehingga, akan jelas, siapa yang formatnya sudah benar dan siapa yang aplikasinya harus diperbaiki. Kita tidak bisa menuntut pembaca WAJIB menangkap 100% pesan yang kita sampaikan dalam pengumuman lomba kita loh. Contohnya ya seperti saya ini, sudah membaca berulang kali, bahkan diprint lebih dari satu kali, eh, masih saja ada prosedur yang terlewat.
3. Kalaupun tidak bisa memberikan notifikasi (selama ini, panitia kompetisi-kompetisi yang saya ikuti si selalu memberikan email notifikasi), paling tidak, dibalas lah peserta yang menanyakan aplikasinya sudah masuk atau belum. Sehingga, apabila ada kesalahan, masih bisa me-re-submit, karena dateline belum habis.
4. Jangan bikin event nasional, kalau kita belum siap profesional.
Ini pelajaran berharga sekali buat saya.