Sistem Informasi Manajemen

Abstrak

Era globalisasi saat ini adalah era dimana semua aktivtas berlaangsung secara digital, mudah, dan modern. Kecanggihan teknologi membuka banyak peluang dan kemudahan bagi semua orang dan organisasi yang ada sehingga dapat memberi keefesienan dan keefektifan. 

Oleh sebab itu banyak perusahaan atau individu yang sudah bersiap untuk membangun sistem informasi yang baik guna dapat bersaing dan bertahan dalam persaingan bisnis. 

Dengan membuat sistem informasi yang baik, maka perusahaan telah melaukaknn rencana perubahan yang semakin baik kedepannya, meliputi perubahan dalam pekerjaan, keahlian \, manajemen, dan organisasi. 

Dalam lingkungan perusahaan digital, organisasi perlu untuk dapat menambah, mengubah, dan menghentikan kemampuan teknologi mereka dengan sangat cepat untuk menanggapi peluang-peluang baru, seperti pengembangan aplikasi cepat. 

Banyak perusahaan, salah satunya MI Mumtaza yang telah mengembangkan sistem informasi berbasi Web dan terus mengambangkan sistemnya untuk terus berorientasi kepada pelayanan dan produktivitas. Pengembangan aplikasi yang dilakukan perusahaan tersebut dilakukan terhadap web pembelajaran.

Abstract

The current era of globalization is an era where all activities take place digitally, easily, and modernly. The sophistication of technology opens up many opportunities and conveniences for all existing people and organizations so that they can provide efficiency and effectiveness. 

Therefore, many companies or individuals are ready to build a good information system in order to compete and survive in business competition. 

By making a good information system, the company has planned changes that are getting better in the future, including changes in work, expertise, management, and organization.

In a digital enterprise environment, organizations need to be able to add, modify, and discontinue their technology capabilities very quickly to respond to new opportunities, such as rapid application development. 

Many companies, one of which is MI Mumtaza, have developed Web-based information systems and continue to develop their systems to continue to be service-oriented and productivity-oriented. The application development carried out by the company is carried out on the learning web.

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Membangun suatu sistem informasi yang bary merupakan salah satu jenis dari perubahan organisasional yang direncanakan. Pengenalan dari suatu sistem informasi yang baru melibatkan jauh lebih banyak daripada perangkat keras dan perangkat lunak yang baru. 

Ini juga meliputi perubahan dalam pekerjaan, keahlian, manajemen, dan organisasi. Ketika kita merancang suatu sistem informasi yang baru, maka kita akan merancang ulang organisasi. Para pembangun sistem harus memahami bagaumana suatu sistem akan memengaruhi proses bisnis yang spesifik dan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Pengembangan sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan tidak lepas dari partisipasi para penguna sistem informasi dalam memberikan masukan agar terbentuknya sistem informasi yang lebih efesien dan memajukan pengembangan sistem. Partisipasi penggunaan dalam pengembangan sistem informasi merupakan faktor penting yang berpengaruh terhadap suksesnya sebuah sistem. 

Secara umum kualitas sistem dan penggunaan sistem akan menyebabkan semakin tingginya pemahaman pengguna dan pada akhirnya akan daoat menyebabkan keberhasilan dalam penerapan dan pengembangan sistem infromasi.

Perkembangan Teknologi kehidupan dikenal dengan e-life, artinya kehidupan ini sudah dipengaruhi oleh berbagai kebutuhan secara elektronik. Sekarang ini sedang semarak dengan berbagai huruf yang dimulai dengan awalan e seperti E-Commerce, E-Government, E-Education, E-Library, E-Journal, E-Medicine, E-Laboratory, E-Biodiversitiy, dan yang lainnya lagi yang berbasis elektronika.

Sistem Informasi Manajemen Pendidikan menjadi faktor penting untuk meningkatkan pelayanan sekaligus penghematan bagi Pendidikan dan kini telah menjadi salah satu standar mutu sebuah Pendidikan. Otomatisasi/komputerisasi sistem pelayanan dan sistem informasi manajemen merupakan solusi yang tepat untuk memecahkan masalah ini. Banyak lembaga Pendidikan dan Pendidikan telah mendapat manfaat dari peralatan canggih ini.

Dengan kemajuan perkembangan Pendidikan di MI Mumtaza Islamic School, baik dari aspek administratif atau teknologi, maka proses pelayanan Pendidikan di MI Mumtaza dapat berlangsung secara efektif dan efisien. 

Untuk mengembangkan mutu Pendidikan dibutuhkan beberapa fasilitas pendukung, dimana salah satu fasilitas pendukung tersebut adalah aplikasi teknologi informasi dalam bidang sistem informasi manajemen Pendidikan.

Informasi adalah data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data. 

System adalah sebuah kesatuan dari bagian atau komponen yang saling berhubungan dalam prosedur kerja tertentu untuk mencapai tujuan dalam mengelola masukan untuk menghasilkan keluaran. 

Subsistem merupakan bagian dari sebuah system informasi yang bersifat pada tataran fungsional yang disesuaikan dengan memenuhi kebutuhan pemakai atas informasi mengenai area fungsional, mendapatkan publikasi yang luas dibeberapa area dan sedikit berkurang di area lain. Sedangkan system informasi menurut saya merupakan system pengolahan data menjadi informasi yang digunakan dalam rangka bertujuan untuk membantu memberikan solusi dalam sebuah organisasi atau perusahaan. 

System Informasi Manajemen merupakan sebuah system yang terintegrasi antara manusia dengan mesin yang mampu memberikan informasi sedemikian rupa untuk menunjang jalannya operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah organisasi

Jadi, Manajemen Sistem Informasi Pendidikan adalah sistem yang didisain untuk kebutuhan manajemen dalam upaya mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen pada suatu organisasi pendidikan. Maksud dilaksanakannya adalah sebagai pendukung kegiatan fungsi manajemen ; planning, organizing, staffing, directing, evaluating, coordinating, dan budgeting dalam rangka menunjang tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsi operasional dalam organisasi pendidikan.

Memperhatikan hal diatas maka saya dapat mengambil kesimpulan bahwa Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (informasi berbasis Web) merupakan sarana untuk memperkenalkan kepada siswa, guru dan karyawan teknologi berbasis web, menggunakan serta mendapatkan layanan berbasis web. Dengan penggunaan sistem informasi manajemen pendidikan berbasis web diharapkan dapat menunjang pelaksanaan dan keberhasilan studi siswa, serta pengembangan diri guru maupun karyawan.

B. Membangun sistem infromasi pendidikan

Pada dasarnya suatu sistem nformasi dibangun dengan beberapa tahap pengembangan serta melibatkan sumber daya dari beberapa disiplin ilmu yang berabeda, baik sisi manajemen, teknologi informasi, keuangan dan lain sebagainya. Salah satu hasil produk pembangunan sistem informasi adalah suatu perangkat lunak yang terpadu, ditambah dengan tata aturan yang di terapkan untuk mengelola sistem sehingga tujuan dari suatu sistem dapat tercapai. 

Pembangunan suatu sistem informasi baik dalam skala besar maupun kecil, tetap membutuhkan langkah-langkah tersusun dan terkoordinasi karena pembangunan sistem informasi merupakan suatu proyek pengembangan memiliki tujuan sehingga sistem informasi dapat berjalan dengan baik.

Sistem informasi memiliki 5 komponen utama pembentuk yaitu :

1. Komponen Perangkat Keras (Hardware)

2. Komponen Perangkat Lunak (Software)

3. Komponen Sumber Daya Manusia (Brainware)

4. Komponen Jaringan komputer (Netware)

5. Komponen Sumber Daya Data (Dataware)

Ide membangun sistem informasi pada dasarnya merupakan ide ringan akan tetapi dengan keterlibatan beberapa unsur yang mendukung atas pembangunan tersebut, ide tersebut akan berkembang menjadi kompleks ataupun sangat kompleks.

Bagaimana kita mengembangkan suatu ide sistem informasi menjadi suatu karya ? jawabannya adalah, ide tersebut perlu di kembangkan dengan dukungan perangkat pengembangan sistem informasi, serta perlu mengembangkan ide tersebut dalam tahap-tahap pembangunan sistem informasi.

Seperti yang kita ketahui ide membangun sistem informasi sekolah sangat erat dengan konsep dasar dari sistem pendidikan. Di Indonesia, sistem pendidikan menurut Undang-undang nomor 20 tahun 2003 dikatakan bahwa pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara.

Konsep dasar dari perancangan sistem dan pembangunan aplikasi dilakukan menurut standarisasi pedoman penyelenggaran pendidikan yang dikeluarkan oleh Departemen Pendidikan Nasional (Dep. DIKNAS) dan juga berdasarkan hasil survey pada beberapa lembaga pendidikan (Sekolah & Kelompok Sekolah) baik Negeri maupun Swasta.

Perangkat lunak aplikasi SIM yang tersedia dikelompokkan ke dalam 4 kategori yaitu Sistem Manajemen Akademik, Sistem Manajemen Pengetahuan, Sistem Manajemen Sumber Daya, Sistem Manajemen Hubungan Komunitas yang keseluruhannya terdiri dari 8 modul (subsistem). Selain itu, saat ini sedang dikembangkan Sistem Informasi Eksekutif (SIE) yang berfungsi untuk mengumpulkan data dari modul-modul untuk keperluan pengambilan keputusan pada tingkat yang lebih tinggi.

a. Sistem Manajemen Akademik

Sistem ini bertujuan untuk menggantikan sistem lama yang telah berjalan menggunakan scanable form. Proses akademik berlangsung mulai dari penerimaan siswa baru hingga kelulusan siswa.

Sistem Registrasi Ujian Masuk Online, digunakan untuk mengelola pendaftaran ujian masuk secara online. Sistem ini memiliki fitur berikut: registrasi online, generator ujian mandiri online, cash management system (CMS), verifikasi online, cetak formulir pendaftaran, monitoring dan statistik, dan administrasi sistem.

Sistem Registrasi/Herregistrasi, digunakan untuk mengelola kegiatan registrasi calon siswa dan registrasi ulang siswa lama, dengan fitur seperti berikut: pengelolaan data siswa/calon siswa, administrasi pembayaran dan keuangan, generator nomor induk siswa, konfigurasi pembiayaan, laporan-laporan, dan administrasi sistem.

Sistem Informasi Akademik digunakan untuk mengelola administrasi dan data akademik meliputi data kurikulum, hasil studi, transkrip, penjadwalan, prasyarat, dan sebagainya, dengan fitur seperti berikut:

back office, menangani pengelolaan data kurikulum, pengelolaan data kelas, pengelolaan data mata pelajaran, pengelolaan kesetaraan, pengelolaan jadwal, pengelolaan data hasil studi (KHS), pengelolaan data transkrip, pengelolaan bimbingan akademik, konfigurasi jenis nilai, konfigurasi syarat predikat kelulusan, laporan dan statistik, serta administrasi sistem.

Modul front office, menangani KRS Online, Transkrip, Info Akademik Online, mengelola bimbingan akademik (guru), pengelolaan nilai (guru), messaging, dan forum diskusi. Modul ini diakses oleh siswa dan guru melalui Portal Akademik.

dokpri

dokpri

b. Sistem Manajemen Pengetahuan

Sistem ini terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang berfungsi untuk mengelola aset pengetahuan (jurnal, buku, perpustakaan, hasil penelitian) secara elektronik, terdiri atas:

Sistem Informasi Perpustakaan digunakan untuk mengelola seluruh kegiatan administrasi dan manajemen perpustakaan, dengan fitur seperti berikut: OPAC (Online Public Access Catalogue), pengelolaan data anggota, pengelolaan data dasar koleksi, pengolahan koleksi perpustakaan, sirkulasi, pencetakan bukti transaksi, rekapitulasi, barcode support, smartcard support, dan administrasi sistem.

E-Learning digunakan untuk penyelenggara perkuliahan, penugasan, sharing online, dengan fitur sebagai berikut: informasi materi pembelajaran, pengumuman, pembelajaran online, diskusi online, agenda kelas, agenda pribadi, file sharing, penugasan, dokumen secara task repository, document repository, pengelolaan data pengguna, pengelolaan data materi pembelajaran, dan administrasi sistem.

Digital Library digunakan untuk mengelola aset perpustakaan dalam format digital. Fitur yang disediakan meliputi: pengelolaan data, aset dan bahan perpustakaan digital, registrasi anggota, pengelolaan data anggota, dan administrasi sistem.

dokpri

c. Sistem Manajemen Sumber Daya

Sistem ini terdiri dari beberapa modul aplikasi yang berfungsi untuk mengelola aset sumber daya yang terdiri atas:

Sistem Informasi Kepegawaian digunakan untuk menyimpan dan mengelola berbagai data kepegawaian guna mendukung pembuatan berbagai laporan serta pengembalian kepustakaan di bidang kepegawaian. Fitur-fitur yang disediakan adalah:

Pengelolaan data induk pegawai, yang terdiri dari data diri (meliputi beberapa jenis pegawai), riwayat keluarga, riwayat pendididikan, status pendidikan sekarang, riwayat kepangkatan/golongan, riwayat jabatan, pengalaman organisasi, dan riwayat penelitian/karya ilmiah/seminar.

Pengelolaan data mutasi meliputi: mutasi (orangtua, suami/istri, anak, jabatan struktural, jabatan fungsional, masa kerja, daftar penilaian, hukuman, tugas belajar, penetapan angka kredit, penghargaan, pangkat, diklat); kenaikan gaji berkala, proses pindah instansi/tempat kerja, mutasi dan lain-lain.

Laporan kepegawaian, termasuk data DUK (keseluruhan, instansi tertentu, per golongan, per jenis kelamin, per pendidikan, per jenis pegawai, yang melewati batas waktu kenaikan pengkat, yang memasuki masa pensiun); data perbandingan DUK; dan statistik rekapitulasi data pegawai (unit kerja, golongan & ruang)

Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi, digunakan untuk mengelola pengeluaran dan penerimaan keuangan guna mempermudah pelaporan dan pemantauan keuangan, dengan fitur sebagai berikut: pengelolaan penerimaan dan pengeluaran, pengelolaan anggaran dan monitoring penggunaan, laporan keuangan (realisasi anggaran dan realisasi penerimaan dan pengeluaran), posting transaksi (jurnal penerimaan, jurnal pengeluaran, dan jurnal umum), laporan akuntansi (laporan buku besar dan laporan neraca), dan administrasi sistem.

Sistem Informasi Manajemen Aset, digunakan untuk mengelola aset non SDM dan keuangan yang dimiliki oleh sekolah, dengan fitur-fitur sebagai berikut: pengelolaan data inventarisasi (bangunan, ruang, properti ruang, dan usulan penghapusan), pengelolaan data pengadaan (non tanah, bangunan, bangunan listrik dan air), pengelolaan data bangunan (denah, konstruksi, dan ruang), informasi data (inventasisasi, pengadaan, bangunan), rekap data (inventarisasi, pengadaan, bangunan), laporan (inventarisasi, pengadaan, bangunan), dan administrasi sistem.

dokpri

d. Sistem Manajemen Hubungan Komunitas

Sistem ini terdiri dari: portal Web, sistem informasi alumni, dan sistem rekrutmen kerja online.

Portal merupakan media berbasis Web dinamis yang memuat profil sebagai gerbang informasi utama dengan fitur sebagai berikut: profil, informasi program akademik, fasilitas, kesiswaan, kalender akademik, pencarian dokumen, berita, kolom, pengumuman, agenda, forum diskusi, gateway ke berbagai sistem informasi, dan adminisrasi sistem.

Sistem Informasi Alumni merupakan sistem informasi berbasis web yang berfungsi sebagai media informasi dan komunikasi seluruh alumni dengan almamater dengan fitur sebagai berikut:

1. Modul back office: pengelolaan data alumni, pengelolaan forum, administrasi sistem,
2. Modul front office: registrasi anggota, info alumni, galeri foto, cerita alumni, pesan, forum diskusi.

Sistem Informasi Rekrutmen Kerja Online merupakan sistem informasi berbasis web yang berfungsi untuk menghubungkan para alumni dengan perusahaan/instansi penyedia lowongan kerja dalam proses rekrutmen kerja dengan fitur sebagai berikut:

1. Modul back office: pengelolaan anggota, pengelolaan lowongan kerja, dan administrasi sistem.
2. Modul front office: bagi pencari kerja: registrasi anggota, pencarian lowongan kerja, pengelolaan resume; bagi perusahaan mitra: registrasi anggota, pengelolaan lowongan kerja, pengelolaan resume pencari kerja.

WA Center merupakan layanan informasi akademik berbasis teknologi WA dengan fitur sebagai berikut: pengumuman ujian masuk, informasi registrasi, informasi nilai ujian, informasi jadwal ujian, dan informasi KHS.

e. Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah sistem berbasis web untuk melakukan integrasi data dengan sistem-sistem aplikasi yang ada di lingkungan dengan tujuan menyajikan laporan-laporan untuk menunjang eksekutif dalam mengambil keputusan. Dengan kemampuan integrasi data yang ada pada SIE maka proses penyediaan laporan-laporan untuk kebutuhan eksekutif bisa dilakukan dengan cepat dan akurat.

C. Subsistem SIM Pendidikan.

System Informasi Manajemen (SIM Sekolah/Pendidikan) ini menjadi 8 sub-sistem yaitu :

Sistem Informasi Profil (Portal Sekolah) : yang nantinya akan berisi Profil Sekolah, Visi, Misi, Fasilitas, program-program, Berita/Artikel, kegiatan/agenda, informasi kesiswaan, forum, galeri foto, dan buku tamu.

Sistem Informasi Personalia : yang berisi Data Guru dan Staf untuk mengelola informasi penting tentang tenaga pengajar maupun staf yang terdaftar di sekolah, seperti biodata, pangkat, jabatan, alamat, status bekerja, jam kerja, riwayat pendidikan, riwayat karir, riwayat pelatihan, tingkat kehadiran, info gaji dan lain-lain

Sistem Informasi Sarana dan Prasarana : berisi mengenai Manajemen Aset sekolah mulai dari penomoran aset, lokasi aset, penggunaan aset dan jumlah aset

Sistem Informasi Keuangan : akan berisi data pembayaran biaya pendidikan siswa, seperti SPP, uang pembangunan, dan biaya-biaya lain. Data pembayaran tersebut akan ditampilkan dalam format laporan yang akan memudahkan pihak sekolah dalam melakukan pemeriksaan dan evaluasi, seperti :

• Laporan siswa yang belum melakukan pembayaran
• Laporan siswa yang sudah melakukan pembayaran
• Laporan-laporan yang berkenaan dengan honor guru/karyawan
• Sistem Informasi Siswa : akan berisi data Penerimaan Siswa Baru, Biodata siswa, Pengelolaan Kenaikan Kelas Siswa (manual maupun otomatis), Pengelolaan Kelulusan/Alumni, Pencetakan Kartu Siswa, dan Pengelolaan Kedisiplinan Siswa
• Sistem Informasi Akademik : berisi Pengelolaan Kurikulum, Penjadwalan Satuan Pengajaran, Pengelolaan Nilai Akademik Siswa dan Laporan Hasil Studi Siswa, dan Presensi Siswa dalam kegiatan PBM
• Sistem Informasi Perpustakaan : berisi Pengelolaan buku, Pengelolaan anggota, Transaksi peminjaman dan pengembalian buku, dan Manajemen Arsip Digital
• Sistem E-Learning : berisi Proses pendidikan menggunakan sistem online maupun intranet bagi siswa dan guru berupa modul sekolah, tanya-jawab, kuis online, maupun tugas-tugas

Terimakasih :)