Melalui kegiatan studi banding program studi Perpustakaan dan Sains Informasi Universitas YARSI pada 16 Maret 2023, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta menyampaikan banyak hal terkait fasilitas dan pengelolaan koleksi kearsipan yang mereka lakukan. Menurut salah satu penanggung jawab pada Dispusip Provinsi DKI Jakarta, “Pada saat ini, arsip mungkin dapat dianggap tidak berharga. Akan tetapi, 10 hingga 50 tahun kemudian pasti akan diperlukan. Karena bila ada sebuah permasalahan, pasti arsip adalah dokumen pertama yang perlu untuk ditinjau terlebih dahulu. Maka, saya selalu membuat tag line, "Arsip hilang, aset melayang.".
Fasilitas Digitalisasi
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta memiliki alat pendigitalisasian untuk arsip berukuran A0 dan arsip buku yang mampu untuk mendigitalisasikan arsip yang berukuran hingga 1,5 meter, dan terdapat alat lain dengan kapasitas ukuran hingga 2,1 meter. Hal ini dikarenakan banyaknya koleksi pada zaman dahulu yang memiliki ukuran besar dan perlu untuk didigitalisasi. Proses digitalisasi ini tidak melalui proses scanning, melainkan melalui proses foto dari atas arsip, sehingga kualitas dokumen yang didigitalisasikan tidak akan rusak. Hasil dari pendigitalisasian ini kemudian akan masuk ke dalam data centre Dispusip Provinsi DKI Jakarta.
“Seperangkat alat ini tidak mahal, yang mahal itu data centre-nya karena itu aset yang mahal. Ukuran dari dokumen-dokumen yang disimpan di dalamnya bisa berukuran sangat besar.” Hal ini disampaikan oleh salah satu petugas yang bertanggung jawab dalam pendigitalisasian arsip dalam salah satu penjelasannya.
Fasilitas Penyimpanan dan Pengelolaan
Salah satu fasilitas canggih yang dimiliki oleh Dispusip Provinsi DKI Jakarta, yakni bernama Horizontal Carousel milik Kardex Remstar. Fasilitas tersebut merupakan teknologi hasil impor dari Jerman, dan baru ada satu di Indonesia. Horizontal Carousel merupakan sebuah sistem penyimpanan otomatis yang menggunakan konsep carousel (putar) untuk menyimpan dan mengambil dokumen (arsip) secara efektif dan efisien. Teknologi tersebut tersusun dari serangkaian rak yang ditempatkan secara horizontal di mana pada setiap rak memiliki beberapa kompartemen atau tray untuk menyimpan dokumen (arsip). Cara kerja teknologi tersebut adalah ketika ada permintaan untuk mengambil sebuah arsip, sistem akan otomatis menggerakkan carousel untuk membawa rak yang tepat ke posisi paling depan, sehingga tray yang berisi arsip yang diminta dapat diakses dengan mudah. Mengingat betapa pentingnya sebuah arsip sebagai suatu aset, Dispusip Provinsi DKI Jakarta mendesain khusus tempat penyimpanan tersebut agar tahan terhadap api. Tidak hanya itu, untuk melindungi kertas dari kehancuran, ruangan penyimpanan juga diatur dengan suhu yang dingin (17-20 derajat celcius).
Horizontal Carousel dimanfaatkan oleh Dispusip Provinsi DKI Jakarta untuk menyimpan berkas-berkas peninggalan Belanda. Berkas-berkas tersebut meliputi catatan sipil terkait dengan perkawinan, kelahiran, dan kematian orang-orang Eropa, pribumi, Tionghoa pada tahun 1800-1900-an. Sebagian kecil berkas yang terdapat dalam tempat penyimpanan canggih tersebut sudah dilakukan digitalisasi, dan selebihnya belum. Hal tersebut dikarenakan pihak Dispusip Provinsi DKI Jakarta memerlukan waktu untuk melakukan terjemahan ke dalam bahasa Indonesia, lantaran berkas-berkas peninggalan Belanda menggunakan bahasa Belanda tahun 1800-an sehingga tentu cukup berbeda dengan bahasa Belanda saat ini. Berkas-berkas di dalam tempat penyimpanan tersebut diklasifikasikan berdasarkan tahun dan dibungkus menggunakan kertas bebas asam, agar arsip tidak mudah hancur. Ketika ingin menggunakan atau mengembalikan berkas-berkas tersebut, pihak Dispusip Provinsi DKI Jakarta menyarankan agar sebaiknya menggunakan masker dan sarung tangan.
“Di sini itu hanya sebagian kecil arsip Belanda yang ditinggalkan, bisa dibilang 90% nya di sana. Jadi untuk arsip-arsip yang menurut mereka penting, seperti arsip pembuatan bendungan, mereka akan bawa ke Belanda, dan yang menurut mereka tidak penting, mereka tinggalkan di sini. Berbeda dengan Jepang, ketika selesai menjajah, semua arsipnya dibakar.” Pernyataan ini diungkapkan oleh salah satu penanggung jawab yang menjelaskan terkait koleksi pada ruang penyimpanan.
