Penerapan Sistem Enterprise Resources Planning (ERP) pada PT Bank BCA

Apakah kalian pernah berpikir bagaimana sebuah bank bisa menghadapi tantangan zaman digital yang terus berkembang? PT Bank BCA, salah satu bank terbesar di Indonesia, sedang mengambil langkah besar dengan menerapkan sistem ERP. Menurut sebuah survei, 70% perusahaan yang menerapkan sistem Enterprise Resources Planning (ERP) mengalami peningkatan produktivitas. PT Bank BCA, sebagai salah satu institusi keuangan terkemuka di Indonesia, tidak ingin ketinggalan. Dalam artikel ini, kita akan membahas bagaimana ERP dapat meningkatkan kinerja dan layanan Bank BCA. Tapi sebelum itu, mari kita bahas terlebih dahulu apa itu Enterprise Resources Planning (ERP) dengan menjabarkan apa itu pengertian, manfaat, contoh, serta kelebihan dan kekurangan dari ERP tersebut.

Pada zaman sekarang demi menciptakan kinerja perusahaan yang produktif, kebanyakan perusahaan menginginkan pekerjaan lebih cepat selesai, dengan waktu yang efisien, dan memiliki keinginan semuanya saling terintegrasi. Mendapatkan laporan kinerja masing-masing karyawannya dengan cepat. Tidak perlu menunggu waktu terlalu lama untuk mendapatkan laporan dari masing-masing divisi atau karyawan. Cukup hanya dengan di depan layar, kita sudah bisa mendapatkan semuanya dalam waktu singkat. 

Enterprise Resources Planning (ERP) adalah sebuah sistem yang membantu untuk mengatur proses bisnis dalam suatu kesatuan yang terintegrasi seperti marketing, produksi, pembelian dan accounting dan menyimpan semua transaksi dalam suatu database yang digunakan perusahaan serta menyediakan manajemen reporting tools.

Manfaat dari Penggunaan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Pada Perusahaan

Berikut ini adalah manfaat penggunaan ERP pada Perusahaan yaitu sebagai berikut:

• Integrasi data, karena semua data berada di satu database yang dimiliki perusahaan, maka integrasi data pada setiap divisi dapat dilakukan dengan mudah
• Dasar akurat penentuan keputusan, data yang ada di dalam database selalu data terkini dan paling mutakhir, membuat pengambil keputusan dapat mengandalkan data yang ada pada sistemnya dan menghasilkan keputusan terbaik
• Optimasi kinerja manajemen, berbagai aktivitas rutin dapat dilakukan secara otomatis dengan bantuan sistem, dan pengawasan proses bisnis dapat dilakukan dengan lebih baik
• Standarisasi yang baik, baik pada produk atau pada proses bisnis, standarisasi dapat diterapkan dengan lebih solid. Semua akan diatur dengan sistem ERP yang ada, sehingga perusahaan memperoleh sebuah proses yang selalu berada di titik yang diharapkan
• Relasi yang baik dengan pelanggan, adanya manajemen data pelanggan yang baik membuat perusahaan dapat memberikan rekomendasi yang tepat untuk pelanggan. Hubungan baik yang tercipta dapat membuat pelanggan merasa lebih puas dengan produk yang didapatkan
• Menjalin kerja sama yang baik, dengan berbagai pihak yang terlibat dalam proses bisnis kerja sama adalah hal yang mendasar. Banyak pos dapat dimaksimalkan menggunakan pengelolaan vendor yang solid, sehingga kerja sama dengan pihak lain selalu menjadi kerja sama yang produktif
• Optimasi biaya operasional, manajemen biaya operasional dapat dilakukan dengan transparan, efektif, dan efisien. Perusahaan akan memiliki kontrol lebih baik pada pemasukan dan pengeluaran
• Perlindungan data perusahaan, sistem ERP yang baik selalu memberikan jaminan pada perlindungan data yang digunakan oleh kliennya. Maka dari itu, data-data penting akan senantiasa terlindung dengan jaminan yang diberikan
• Forecasting lebih akurat, keputusan yang diambil dengan dasar data yang akurat memungkinkan perusahaan mudah beradaptasi dengan keadaan. Forecasting untuk dinamika pasar jelas berperan besar dalam hal ini, dan semua dapat diperoleh dengan data yang disajikan dan analisis yang mendalam.

Contoh sistem Enterprise Resource Planning (ERP)

Odoo ERP 

Odoo adalah aplikasi ERP yang didirikan oleh Fabien Pinckaers di Belgia pada tahun 2002 dan menggunakan perusahaan Open ERP S.A. Aplikasi ini memiliki fitur atau modul seperti HR, CRM, Sales, Purchasing, Accounting, Manufacturing, dan banyak lagi yang sangat bermanfaat bagi bisnis. 

Odoo memiliki cakupan yang luas untuk memenuhi kebutuhan pelanggan karena:

• Odoo menyediakan berbagai aplikasi bisnis yang lengkap dan mudah digunakan yang diperlukan oleh bisnis besar.
• Odoo dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis karena fleksibel dan terintegrasi.
• Sebagai aplikasi open source, Odoo dapat disesuaikan dengan proses bisnis perusahaan.

Beberapa kelebihan Odoo ERP di antaranya adalah:

• Dapat mengelola berbagai operasi bisnis. Mulai dari manajemen proyek, CRM, serta SDM guna menginventariskan kontrol serta penjualan omnichannel
• Memiliki banyak fitur canggih. Ada lebih dari seribu modul yang ada di mana pengguna bebas untuk menambahkan lebih banyak fitur ketika menggunakan software ini.
• Dapat menurunkan biaya TCO. Anda bisa memiliki alat yang modern dan canggih, terintegrasi, serta selalu update secara rutin bisa memudahkan Anda dalam mengganti sisa aplikasi BPM Anda. Tidak hanya itu, Anda juga akan mengalami pengiriman tepat waktu, biaya inventaris dan biaya administrasi yang rendah, waktu yang efisien, serta pelaporan akurat yang terus meningkat dalam perusahaan Anda.
• Memiliki fleksibilitas yang tinggi. Dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang sangat spesifik dan dapat mengikuti perubahan dalam berbagai skenario bisnis perusahaan.

Ecount ERP 

Untuk meningkatkan produktivitas operasi mereka, banyak perusahaan kecil dan menengah memilih ECount ERP. Ini karena ECount ERP memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan banyak tugas akuntansi, seperti faktur, sistem penggajian, manajemen pembelian, anggaran, manufaktur, dan tugas akuntansi lainnya. Selain itu, perlu diketahui bahwa program ECount ERP di hosting sepenuhnya dalam layanan cloud, sehingga tidak diperlukan konfigurasi atau pemeliharaan yang rumit. Selain itu, pembaruan sistem disinkronkan otomatis, yang berarti Anda tidak perlu membayar biaya tambahan hanya untuk mendapatkan yang terbaru.

Berikut beberapa kelebihan atau keunggulan ECount ERP yang bisa didapatkan oleh perusahaan:

• Fitur yang cukup lengkap. Mulai dari akuntansi, pembelian, manufaktur, inventaris, bisnis, dan juga penjualan. Anda juga bisa meningkatkan aksesibilitas semua fitur dan operasi melalui perangkat seluler Anda.
• Pengelolaan transaksi secara efisien. Menunjukkan gambaran lengkap mengenai implementasi produk, perkiraan biaya, jadwal, juga materi yang ada. Program ini juga bisa meng-update data secara otomatis setiap adanya pembelian sehingga Anda dapat mengontrol inventaris secara penuh dan akurat dalam menangani permintaan pembelian dan penjualan.
• Adanya sistem groupware. Memungkinkan Anda untuk memandu tim secara sinkron dan terorganisir. Dengan begitu, semua anggota tim bisa terhubung dan bisa saling berkomunikasi secara online dengan mudah.
• Customer service yang bisa diandalkan. Anda juga akan dibantu oleh tim profesional yang memiliki pengetahuan tinggi dan sudah berpengalaman yang dapat menjawab berbagai pertanyaan Anda selama 24 jam penuh melalui email maupun nomor telepon.

NetSuite ERP

Selanjutnya ada NetSuite ERP, program yang memiliki fitur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Aplikasi ini cocok untuk semua jenis bisnis, terutama untuk perencanaan catatan keuangan, seperti pengauditan pengeluaran industri. NetSuite ERP juga memiliki kontrol supply chain yang berguna untuk memastikan bisnis Anda tetap stabil. Selain itu, NetSuite memiliki sistem kecerdasan tambahan yang menawarkan berbagai solusi industri terkemuka untuk fasilitas migrasi data.

Beberapa keunggulan yang dimiliki oleh NetSuite diantaranya:

• Reputasi yang sudah diakui. Sudah ada ribuan perusahaan yang telah menggunakan aplikasi ini untuk semua kebutuhan akuntansi perusahaan mereka
• Supply chain lebih efisien.  Anda bisa mendapatkan tampilan data yang nyata di setiap distribusi, inventaris, serta indikator pengadaan.
• Laporan keuangan akurat. NetSuite memiliki sistem pengelolaan yang membantu Anda dalam menghitung dan membuat laporan keuangan dengan akurat berdasarkan setiap transaksi penjualan produk atau layanan yang dilakukan.
• Penganggaran dan pengelolaan SDM yang akurat. Program ERP ini juga memiliki fitur perencanaan keuangan yang membantu dalam penganggaran bisnis perusahaan, salah satunya evaluasi berbagai skenario keuangan yang berguna untuk menetapkan target tahunan dengan lebih akurat. Tidak hanya itu, NetSuite juga memiliki sistem pengelolaan SDM yang sangat baik yaitu dengan memaksimalkan produktivitas perusahaan Anda dan menekan biaya pengelolaan.

Kelebihan dan Kekurangan Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)

Secara singkat kelebihan dan kelemahan sistem (ERP) dapat dijabarkan sebagai berikut:

Kelebihan sistem Enterprise Resource Planning (ERP)

• Mengurangi biaya operasional
• Bisnis dan data bisa terintegrasi
• Meningkatkan kolaborasi
• Produktivitas meningkat
• Mengelola bisnis menjadi lebih kondusif
• Membantu pengambilan keputusan
• Skalabilitas

Kekurangan sistem Enterprise Resource Planning (ERP)

• Biaya awal besar
• Karyawan sulit beradaptasi dengan software ERP
• Sistemnya yang rumit
• Challenge dalam modifikasi
• Implementasi memakan waktu lama

Menurut Marliana et al. (2023) menyatakan keuntungan dan kerugian sistem Enterprise Resource Planning (ERP) sebagai berikut:

Keuntungan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) sebagai berikut:

• Terintegrasi semua transaksi dan data keuangan. Dengan adanya sistem ERP semua data disimpan secara langsung, maka para pekerja dapat memperoleh data terbaru setiap saat dan mengatur keuangan perusahaan menjadi lebih baik.
• Standarisasi proses operasional. Sistem ERP menjalankan sistem standar yang artinya semua divisi perusahaan menggunakan sistem yang sama dengan ini maka perusahaan akan berjalan lebih efektif dan efisien.
• Terintegrasi data dan informasi. Sistem ERP membentuk data yang standar sehingga semua informasi dan data dapat dijangkau dengan mudah oleh semua pekerja perusahaan.

Kerugian sistem Enterprise Resource Planning (ERP) sebagai berikut: 

• Biaya yang dikeluarkan untuk implementasi melebih anggaran perusahaan.
• Pekerja perusahaan yang tidak siap untuk bekerja dengan sistem kerja yang baru.
• Pelatihan yang kurang sehingga menyebabkan pada saat implementasi tidak berhasil atau kurangnya fleksibilitas.
• Strategi operasi perusahaan tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya.

Penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT Bank BCA

Nah, akhirnya kita masuk ke pembahasan tentang penerapan ERP pada PT Bank BCA. PT Bank Central Asia (BCA) telah mengimplementasikan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) untuk mengelola informasi keuangan dan operasional secara terintegrasi. Berikut adalah rincian mengenai penerapan ERP di Bank BCA, manfaatnya, tantangan yang dihadapi, dan proses implementasinya.

Penerapan ERP pada Bank BCA menggunakan modul SAP Finance and Controlling (FI-CO) yang mencakup pemrosesan transaksi keuangan, pemantauan pengeluaran dan penerimaan dan penyusunan laporan keuangan.

Manfaat Utama:

• Meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat pemrosesan transaksi dan mengurangi risiko kesalahan manusia.
• Integrasi data yang efektif, memungkinkan akses data yang lebih baik oleh berbagai departemen dan cabang di seluruh Indonesia, meningkatkan kualitas layanan kepada nasabah.

Manfaat dan Keuntungan Penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT Bank BCA

• Meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan, karyawan dapat mengakses data dengan cepat dalam satu platform yang akan mempercepat proses bisnis.
• Meningkatkan kualitas layanan dan pengalaman pelanggan, dengan hal ini interaksi dengan pelanggan dapat dikelola dengan lebih baik yang akan meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Pengawasan dan pengelolaan risiko, dalam Fitur ERP memungkinkan pemantauan risiko secara real-time yang membantu dalam identifikasi dan penanganan risiko.
• Memperkuat pengambilan keputusan, informasi yang akurat dan terpercaya mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat dan strategis.

Tantangan dalam Penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT Bank BCA

• Kompleksitas bisnis, industri perbankan memiliki regulasi yang ketat dan operasi yang tergantung pada teknologi yang di mana memerlukan keterampilan TI yang tinggi.
• Integrasi dengan sistem legacy, sistem yang sudah ada sering kali sulit untuk diintegrasikan, dan dapat menghambat fleksibilitas.
• Kesulitan dalam mengubah kebiasaan dan budaya kerja, dengan mengubah budaya yang telah ada lama menjadi tantangan tersendiri, terutama dalam struktur organisasi yang kompleks.

Proses Implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT Bank BCA

Proses pengimplementasian ERP di Bank Central Asia memerlukan kolaborasi dan kerja sama antara tim proyek dan seluruh pegawai. Oleh karena itu, BCA juga harus memastikan bahwa seluruh pegawai mendapatkan pelatihan dan dukungan yang cukup untuk beradaptasi dengan perubahan tersebut. Serta juga membangun budaya kerja yang mendukung kolaborasi dan penggunaan sistem ERP secara efektif. Proses implementasi ERP di BCA melibatkan beberapa tahapan:

1. Perencanaan

• Tim proyek melakukan analisis kebutuhan dan merancang rencana penerapan ERP.

2. Implementasi

• Pemasangan dan pengintegrasian sistem ERP dengan sistem yang ada.
• Pengujian dan pelatihan untuk memastikan sistem berjalan dengan baik dan diterima pegawai.

3. Pemeliharaan dan Dukungan

• Memantau kinerja sistem ERP dan memberikan dukungan serta perbaikan jika diperlukan.

Dengan pendekatan ini, BCA berusaha memastikan bahwa penerapan ERP dapat memberikan manfaat maksimal bagi operasional dan layanan bank, sambil mengatasi tantangan yang ada. Jadi, apakah sistem ERP adalah 'superhero' baru di dunia perbankan? Dengan kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai proses, mungkin kita bisa menyebutnya 'ERP-man'! Siapa sangka bahwa teknologi bisa jadi sekeren ini? Mari kita nantikan bagaimana PT Bank BCA akan terus beraksi dengan kekuatan baru ini! 

Marliana, C., Agustina, E., Tan, E., Wang, T., & Andelson, J. (2023). Penerapan sistem manajemen sumber daya perusahaan (ERP) pada PT Bank Central Asia (BCA). Economics and Digital Business Review, 4(1), 665-671.