Dengan berjalannya pandemic Covid-19 ini banyak meeting/kelas yang berubah sistem berkomunikasi satu dengan yang lain, dari yang bersifat offline (tatap muka) menjadi online (maya). Berikut adalah 5 hal yang jangan dilakukan saat melakukan meeting/kelas online.
- MENGETIK DAN MEMBUAT SUARA SAAT TIDAK DALAM MODE DIAM (MUTE)
Terkadang ada peserta yang lupa untuk menekan mode diam (mute) saat berbicara dengan orang lain yang tidak memiliki hubungan dengan meeting/kelas. Jangan membuat suara atau mengetik saat tidak dalam mode diam (mute) dapat menyebabkan orang lain yang berada dalam meeting/kelas merasa terganggu. Selain membuat orang merasa terganggu tetapi juga tidak menghormati peserta lain yang hendak menyampaikan sesuatu. Pada umumnya aplikasi yang digunakan saat melakukan meeting/kelas online terdapat tombol untuk mode diam (mute).
- MELIHAT DAN MENGGUNAKAN DEVICE LAIN YANG TIDAK BERHUBUNGAN DENGAN MEETING/KELAS ONLINE
Dengan posisi peserta yang berada di rumah, tidak berarti diperbolehkannya bermain atau menggunakan device lain yang tidak memiliki hubungan dengan meeting/kelas online diperbolehkan. Melainkan hal ini dapat mengganggu tingkat fokus peserta dalam menangkap inti dari meeting/kelas online. Dan jika peserta sedang tidak fokus dan diberi pertanyaan oleh pembicara bisa menyebabkan hal yang tidak diinginkan.
- MENINGGALKAN MEETING/KELAS ONLINE TANPA ALASAN
Jika peserta perlu meninggalkan ruangan online atau tampilan layar dikarenakan sebuah alasan. Peserta disarankan untuk meminta izin kepada pembicara. Dengan begitu, peserta memiliki alasan dan tidak menghilang begitu saja.
- MAKAN, MINUM ATAU MEROKOK
Dalam meeting /kelas online, makan,minum atau merokok dapat menjadi gangguan saat video berlangsung. Hal ini juga mengganggu dan tidak sopan bagi orang lain. Jika dalam pertemuan yang lebih santai, hal tersebut tidak akan menjadi masalah.
- TATA BERBICARA
Terkadang peserta merasa terlalu nyaman dalam berdiskusi sehingga menggunakan Bahasa non-formal, hal ini wajar jika di dalam pertemuan santai. Tetapi di saat meeting/kelas online di mana ada pembicara yang lebih senior, maka terkadang harus tahu kapan saatnya menggunakan Bahasa non-formal dan kapan saatnya menggunakan Bahasa formal.
- MENGARAHKAN KAMERA KE SUDUT YANG ANEH DAN BERHATI-HATI MENGGUNAKAN FILTER
Posisikan device dengan benar saat melakukan meeting/kelas online, lakukan uji coba kamera sebelum masuk kedalam ruang meeting/kelas online. Hal ini dilakukan agar posisi kamera tidak berada diposisi yang aneh dan bila memilih filter, pilihlah yang layak digunakan disesuaikan dengan kondisi saat rapat.Â
- MEMBAHAS HAL DI LUAR TOPIK PEMBICARAAN
Terkadang walau pembicara sudah mempersiapkan materi/topik yang perlu dibahas, peserta justru tidak fokus dan membahas hal lain. Sesekali membahas hal lain selain topik pembicaraan memang perlu untuk mengurangi ketegangan, tetapi harus bisa dikontrol. Untuk itulah, pembicara rapat/kelas disarankan bisa mengatur waktu yang baik.
- TIDAK MENYIAPKAN MATERI /TOPIK
Rapat/kelas diadakan karena ada materi/topik yang akan dibahas. Akan tetapi jika hanya materi tidak akan cukup jika hanya berupa hal umum. pembicara diminta menyiapkan materi rapat/kelas lebih detail. Disarankan pembicara mebuat poin-poin atau sub pembahasan agar pembahasan tidak melebar terlalu jauh.
Pembicara juga bisa mempersiapkan melalui daftar pertanyaan. Contohnya seperti Apa yang ingin dicapai? Siapa yang bertanggung jawab? Bagaimana cara melakukannya? Dan lain sebagainya. Pembicara juga bisa mempersiapkan terlebih dahulu daftar masalah yang akan dihadapi agar tidak lupa untuk disampaikan. Pembicara diminta membuat referensi terlebih dahulu agar peserta rapat memahami materi dengan baik.
Tips-tips di atas merupakan beberapa hal yang tidak boleh dilakukan selama meeting /kelas online berlangsung untuk menjaga sopan santun dan sikap kepada sesama peserta dan pembicara.
