PDCA sebagai Senjata Buatan Deming dalam Meningkatkan Standar Mutu di Dunia Pendidikan

W. Edwards Deming, Ia adalah seorang ahli statistik dan insinyur Amerika Serikat yang bekerja pada tahun 1940-an dan 1950-an. Deming sangat dipengaruhi oleh filosofi dan praktik manajemen di Jepang setelah Perang Dunia II. Ia dikenal sebagai “guru manajemen mutu” dan diakui sebagai salah satu tokoh utama dalam pengembangan manajemen mutu. Deming memberikan kontribusi yang signifikan untuk reputasi Jepang dalam memberikan inovasi produk berkualitas tinggi dan kekuatan ekonomi.

Konsep manajemen mutu modern pertama kali diperkenalkan oleh W. Edwards Deming. Manajemen mutu modern mendorong perbaikan berkelanjutan dalam semua aspek organisasi. Hal ini mencakup penerapan siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act) untuk mengidentifikasi peluang perbaikan, melaksanakan tindakan perbaikan, memonitor hasilnya, dan mengadaptasi proses secara terus-menerus. Siklus Plan Do Check and Act (PDCA) berguna sebagai pola kerja dalam sistem organisasi atau lembaga dan menambah pengetahuan untuk mengimplementasikan perubahan mutu serta mengukurnya dan melakukan perbaikan secara berkelanjutan. Bukan hanya perusahaan yang menerapkan PDCA dalam pengembangannya. Seiring berjalannya waktu, banyak lembaga pendidikan (sekolah) yang mulai mengadopsi model manajemen ini. 

Dalam peningkatan mutu pendidikan, kepala sekolah perlu merencanakan, melaksanakan atau menjalankan prosedur, memverifikasi atau mengevaluasi, dan mengambil tindakan korektif untuk masalah terkait kualitas membentuk siklus PDCA, yang diputar selama kontrol kualitas pendidikan berlangsung. Dengan demikian, maka pengendalian mutu pendidikan dapat dilakukan seefektif mungkin diterapkan oleh melalui PDCA sehingga guru yang berada pada sekolah dapat menghasilkan siswa yang mampu berdaya saing.

Dimulai dari perubahan paradigma, Institusional Oriented menjadi Customer Oriented. Artinya paradigma lama bahwa mutu itu merupakan sesuatu layanan yang memuaskan dalam versi sekolah tetapi berubah menjadi memuaskan dalam versi customer. Seperti contoh guru menghukum murid dengan kekerasan, mungkin hal itu akan memberi kepuasan pada guru tersebut namun tidak pada murid sebagai customer. 

Dengan model pendekatan customer driven semacam ini sekolah dengan sendirinya akan menahan diri dari perbuatan perbuatan yang tidak bermutu yang dapat menghacurkan kepercayaan pelanggan kepada sekolah. Dengan model perbaikan mutu yang terus menerus mulai dari awal hingga akhir disatu sisi akan menguntungkan sekolah untuk meningkatkan Competitive Adventage. Artinya ketika sekolah dapat memuaskan pelanggan maka dengan sendirinya pelanggan berada dalam kendali kita. Kualitas atau mutu yang baik akan memungkinkan kita dapat menjual produk jasa dengan harga lebih tinggi tanpa kita harus kawatir pelanggan beralih kepada competitor. 

Plan-Do-Check-Act, atau PDCA, adalah teknik manajemen yang dimaksudkan untuk meningkatkan proses dan keluaran internal. Perbaikan berkelanjutan cacat berbasis proses, atau  teknik berkelanjutan yang sering digunakan untuk proses dan manajemen kualitas. Penerapan siklus PDCA dimungkinkan di banyak domain, seperti peningkatan proses bisnis, manajemen mutu, dan manajemen proyek. Ini adalah alat serbaguna yang dapat mendukung organisasi dalam meningkatkan tingkat kinerjanya secara konsisten.  

Langkah-langkah pada masing-masing tahapan pada proses PDCA adalah (1) tahap perencanaan (plan), terdiri dari beberapa langkah, yaitu a) harus ditentukan proses mana yang perlu diperbaiki yaitu proses yang berkaitan dengan misi lembaga dan tuntutan konsumen atau pelanggan, b) menentukan perbaikan apa yang akan dilakukan terhadap proses yang dipilih, c) menentukan data dan informasi yang diperlukan untuk memilih proses yang paling relevan dengan lembaga/perusahaan; (2) tahap pelaksanaan (do), terdiri dari beberapa langkah, yaitu (a) mengumpulkan informasi dasar tentang jalannya proses yang sedang berlangsung, (b) melakukan perubahan yang dikehendaki untuk dapat diterapkan dengan menyesuaikan keadaan nyata yang ada dan tidak menimbulkan gejolak, (c) kembali mengumpulkan data untuk mengetahui apakah perubahan telah membawa perbaikan atau tidak; (3) tahap pemeriksaan (check), terdiri dari beberapa langkah, yaitu (a) memantau, (b) mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dengan teknik observasi dan survey, (c) melaporkan hasilnya; serta (4) tahap tindakan perbaikan (Act), terdiri dari beberapa langkah, yaitu (a) menindaklanjuti hasil untuk perbaikan yang diperlukan yang berarti meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya, (b) menindaklanjuti hasil yang berarti melakukan standarisasi perubahan seperti merevisi proses yang sudah diperbaiki, memodifikasi standar, prosedur dan kebijakan yang ada.