Bolehkah Melihat "File" Pribadi Karyawan?

Hak karyawan untuk melihat file pribadi

Sejumlah besar perusahaan punya aturan yang memberi karyawan hak untuk mengakses dan melihat arsip personalia mereka sendiri. Berapa banyak file yang dapat dilihat oleh karyawan sangat bervariasi, bergantung pada kebijakan perusahaan tersebut.

Perusahaan yang mengizinkan karyawan untuk memeriksa file pribadi mereka sendiri dengan alasan untuk memastikan bahwa tidak ada dokumen yang tidak benar yang ditambahkan ke file pribadi. Di beberapa perusahaan, karyawan diizinkan membuat salinan dokumen yang terdapat dalam file pribadi.

Sebagai contoh, beberapa perusahaan mengizinkan seorang pegawai untuk memiliki salinan semua dokumen yang berkaitan dengan gaji mereka, tapi tidak untuk penilaian kerja. Jika seorang karyawan menginginkan salinan dokumen karena alasan hokum, menyalin file pribadi biasanya diperbolehkan.

Menghindari masalah di kemudian hari

Dengan membiarkan karyawan melihat file pribadi mereka, Anda mungkin bisa menghindari masalah lanjutan. Masalah biasanya muncul ketika karyawan yang dihentikan tidak menemukan kejanggalan apapun dari dokumen dalam arsip pribadi mereka.

File pribadi biasanya berisi catatan kinerja, gaji, kehadiran dan lainnya. Catatan ini biasanya berupa file digital dengan memakai software absensi tertentu. Tapi, jika Anda mengizinkan karyawan melihat file pribadi tersebut sebelum dihentikan, Anda punya potensi menghindari masalah ini.