Bagaimana Mengefisienkan Rapat

Secara umum, rapat yang kita ikuti terdiri dari urutan: pengantar pimpinan rapat, pengenalan peserta, paparan materi oleh pimpinan atau yang ditunjuk, pembahasan/diskusi/tanya jawab, penyimpulan, penutup. Adakalanya kurang dari itu sehingga lebih ringkas tapi tidak jarang pula lebih banyak agendanya dan berjalan bertele-tele. Bagaimana gambaran turunnya produktivitas kita kalau "kejeblos" dalam rapat yang pelaksnaannya ngaret dan bertele-tele?

Sebenarnya kebanyakan kita sudah faham bagaimana harusnya rapat tapi serimg lupa saja.  Untuk menjawab pertanyaan di atas, bisa kita simulasi dengan sebuah contoh, misalnya sebuah rapat persiapan penanaman pohon untuk penghijauan dalam suatu kabupaten yang memiliki 20 kecamatan.  Penanaman di lahan kritis akan dilakukan serentak oleh masyarakat yang dipimpin para camat dalam wilayah masing-masing.  Bibit pohon akan disediakan oleh sebuah perusahaan tapi harus dipelihara secara mandiri minimal 2 tahun.

Lazimnya rapat itu akan berlangsung sebagai berikut: pimpinan rapat setelah menyampaikan salam, terimakasih, dan kata pembuka, akan menyampaikan pengantar maksud rapat,  mengenal siapa saja yang hadir, dan agenda acara yang semuanya bisa makan waktu 15 menit. Berikutnya ia akan memaparkan secara umum rencana kerja penghijauan itu dari A sampai Z, berikut apa yang harus dikerjakan, ditambah dengan penjelasan detil ketika masuk ke substansi teknis yang semuanya bisa makan waktu 45 menit.  Untuk mengetahui keadaan dan kebijakan lokasi tempat penanaman maka masing-masing kecamatan perlu waktu 5 menit sehingga semuanya perlu 100 menit.

Karena sebagian peserta kurang memahami materinya dan bukan pula yang dapat mengambil keputusan, maka pembahasan serta diskusinya paling tidak 60 menit.  Lalu pemimpin rapat akan mengambil kesimpulan dan menyampaikan apa-apa langkah yang harus dilakukan berikutnya oleh masing-masing pihak peserta yang akan makan waktu kira-kira 30 menit.

Jadi, sebuah rapat koordinasi yang "normal" dengan peserta yang agak beragam dari berbagai tempat dan materi yang semi-teknis, keseluruhannya akan makan waktu 250 menit, jika mulainya tdk ngaret.  Dari pengalaman, kita semua barangkali sepakat bahwa kita lebih sering mengalami rapat atau acara yang mulainya terlambat sampai 30 menit sehingga total waktu yang kita perlukan adalah 280 menit atau 4 jam 40 menit.  Apapun, jika lebih dari 2 jam tentu terkesan bukan rapat tapi bekerja sehingga tidak efisien.  Bagaimana kita bisa meningkatkan efisiinsi manajemen atau menghemat waktu dengan mengatur rapat tersebut secara lebih baik dan terorganisir pada era digital ini?

Untuk maksud itu, dengan agenda rapat yang sama, bisa kita mulai dengan lebih mengefektifkan komunikasi sebelum rapat (pre-meeting communication).  Bahan rapat bisa kita siapkan secara ringkas dan jelas yang kita kirimkan sebelumnya atau bersamaan dengan undangan.  Dengan agenda yang sudah difahami kita bisa pula meminta agar peserta membawa data dan informasi tentang substanasi yang akan dirapatkan, keadaan, dan kebijakan lokal guna dapat mengambil keputusan dalam rapat itu.  Apabila perlu, penyelenggara dapat menghubungi calon peserta dengan telepon atau sms untuk menjelaskan secara lisan dan minta kepastian kehadiran tepat waktu serta menyampaikan gambaran agenda dan calon pemimpin rapat.  Akan lebih baik lagi kalau data dan informasi itu sudah didapatkan terlebih dahulu melalui email atau fax dan diolah dulu guna jadi masukan dan bahan yang akan diputuskan rapat.

Dengan cara ini maka kita bisa menekan waktu penjelasan yang bisa langsung lebih teknis sehingga menjadi hanya 30 menit dan tidak perlu lagi ada penjelasan dari masing-masing kecamatan yang 100 menit itu.  Pembahasan juga akan lebih mengerucut tapi katakanlah tetap perlu 60 menit tapi penyimpulan dan penyampaian langkah-langkah lanjutan yang perlu dilakukan, karena sudah dapat dibuat draftnya lebih dulu, rasanya bisa diselesaikan hanya dalam watu 15 menit.  Bila para peserta sudah diingatkan untuk datang tepat waktu maka kita bisa pula hemat 30 menit sehingga dengan demikian secara keseluruhan kita bisa mempersingkat waktu rapat secara signifikan dari semula 280 menit menjadi hanya 90 menit atau hemat 180 menit  (68%).

Belum lagi kalau ditinjau dari segi biaya dan waktu penyelenggara.  Waktu rapat yang lebih singkat berpotensi menghemat biaya konsumsi karena bila melebihi pukul 12 siang tentu selain snack dan teh/kopi, sewajarnya disediakan pula makan siang.  Manfaat lain adalah terhadap pihak penyelenggara sendiri yang tidak kehilangan waktu 180 menit yang terkait pula ke biaya pemakaian ruang.

Bagi peserta pula, yang datang dari jauh karena rapatnya cepat selesai mungkin tidak perlu menginap dan bisa lebih cepat kembali ke tempat sendiri dengan membawa hasil rapat.  Waktu masing-masing akan bermanfaat untuk hal dan urusan lain yang tentunya tidak akan perbah habis-habisnya.  Karena itu mari kita rencana rapat dengan baik sehingga bukan sebagai ajang untuk bekerja tapi mengambil keputusan secara bersama dalam waktu singkat.  Semoga kita mampu mengelola kerja secara efisien sehingga termasuk orang yang membawa manfaat.