(Fauzan adalah koordinator Komunitas Untuk Negeri. Pria kelahiran Medan, beberapa tahun yang lalu ini kini sedang melanjutkan study s2 di Sekolah Pascasarjana (SPs) Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah-Jakarta mengambil konsentrasi Hukum Perdata Islam. Disela-sela aktivitas perkuliahannya, dia punya passion menjadi relawan (volunteer) di berbagai kegiatan sosial-pendidikan. Dia juga punya hobi design dan management.
Ada banyak bahasan yang layak dibahas, saat berbicara management kerelawanan. Mulai dari rekrutment, follow up, up grading, sampai generasi. Semua sub bagian diatas menjadi penting, mengingat management merupakan satu upaya peningkatan kualitas-tidak hanya kuantitas. Membahas management kerelawan (atau menjadi pengurus relawan), pembahasannya tidak jauh-jauh dari management organisasi umumnya. Management organisasi disingkat MO biasanya dijadikan rujukan dasar dalam mengelola roda organisasi dengan kader-kader sebagai penggeraknya.
Menjadi pengurus komunitas, dewasa ini akan berhadapan dengan relawan-relawan sebagai pengisi aktivitas dan rutinitas program-program pilihan. Tentu tidak hanya kemampuan komunikasi dan sosialisasi yang perlu ditingkat, perlu cara (management) untuk mengatur semua aturan sehingga tiap tujuan tercapai dengan cara yang baik dan benar.
Management kerelawanan biasa terbentuk dalam pola Planning, Organizing, Actuating, & Controlling. Satu usaha mulai dari proses perencanaan, pembagian tugas (job description), pelaksanaan program, sampai dengan evaluasi dan control setiap tim yang terlibat. Proses ini harus dipahami dan dimengerti setiap pengurus, sehingga dalam setiap gerak-tertata rapid an terstruktur hingga dapat mencapai tujuan yang dimaksud.
Planning atau perencanaan merupakan tahap awal-dimana semua apa yang akan dilakukan diperbincangkan. Adagium umum sering terdengar “gagal merencanakan berarti merencanakan kegagalan” sebaliknya “berhasil merencanakan berarti merencanakan keberhasilan”. Proses planning menjadi sangat penting-walau kadang menghabiskan banyak waktu dan proses diskusi panjang dalam menentukan banyak pilihan teknisnya. Beberapa hal yang penting untuk dibahas adalah terkait tujuan program, timeline, teknis program hingga pendanaan.
Beberap model perencanaan program yang mungkin bisa dijadikan acuan adalah pertama, perencanaan yang dilakukan oleh semua orang yang terlibat. Nilai positif dari struktur yang pertama ini adalah-keterlibatan semua pihak akan meningkat, sebab semua didorong untuk angkat suara, sebaliknya-kekurangan model pertama ini adalah lamanya proses diskusi yang tak jarang menghadirkan rasa jenuh anggota kelompok. Model kedua adalah saat pembahasan strategi dan taktik program dibicarakan oleh tim khusus, setelah pembahasan selesai-barulah dijalankan bersama oleh semua tim.
Organizing atau proses transformasi job description (tiap-tiap tugas) dari perangkai konsep kepada para calon pelaksana konsep yang sudah dihasilkan. Transformasi informasi, fungsi, dan tanggungjawab ini juga butuh keseriusan yang ekstra. Sebab jika salah satu organ fungus tidak mengerti fungsi, maka roda kepengurusan akan terhambat.
Sehingga dalam proses ini, harus dipastikan semua pihak yang terlibat mengerti dan paham betul, akan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Jika semua anggota tim memahami dengan baik juga benar, bisa dipastikan kesulitan saat aksi (penjalananan program) akan sangat minim, sebaliknya jika pemahaman anggota tim sangat minim, akan menghasilakan masalah yang maksimal.
Actuating atau pelaksanaan program menjadi sari dari dua proses sebelumnya. Banyak proses perencanaan yang tidak sampai pada pelaksanaan disebabkan banyak hal-bisa saja karena gagal merencanakan, bisa juga karena ketidaksiapan sumber daya manusianya (SDM), bisa pula dari sisi pendanaan program, bahkan mungkin juga gagal dilaksanakan karena perubahan kebutuhan dan kondisi objek program.
Jika program sampai pada tahap pelaksanaan, merupakan bukti keberhasilan perencanaan. Saat itu, posisi ketua/koordinator harus kembali memastikan semua tim berjalan sesuai yang direncanakan. Pelaksanaan program harus sesuai dengan perencanaan kecuali beberapa hal yang membutuhkan kebijakan cepat. Dalam kondisi tertentu, saat tim membutuhkan kebijakan, ada dua model pengambilan keputusan yang bisa dilakukan.
Pertama adalah model top leader dimana ketua/koordinator menjadi acuan pokok mengingta fungsi dan tugas yang dimiliki. Kedua adalah model bottom leader dimana kebijakan dibicarakan kepada setiap orang yang bertanggungjawab dan hasilnya melihat mayoritas.
