HRIS mungkin akan terdengar asing bagi kebanyakan orang. Namun, kebanyakan orang sudah memakai modul/bagian dari HRIS, yaitu modul Presensi. Checklog menggunakan fingerprint, face ID, password, atau PIN lalu mencatat timestamp setelah scan biometrik, adalah modul Presensi  atau catatan kehadiran dari HRIS.
HRIS, menurut Wikipedia, adalah sebuah sistem manajemen sumber daya manusia atau sistem informasi sumber daya manusia; bentuk perangkat lunak sumber daya manusia yang menggabungkan sistem dan proses untuk memastikan pengelolaan sumber daya manusia, proses bisnis, dan data yang mudah.
Sebuah sistem manajemen sumber daya manusia atau sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) adalah bentuk perangkat lunak sumber daya manusia yang menggabungkan sistem dan proses untuk memastikan pengelolaan sumber daya manusia, proses bisnis, dan data yang mudah.
Sistem HRIS secara tradisional didasarkan pada persyaratan pembukuan catatan proses SDM dalam suatu kerangka kerja terpaduDengan munculnya Sistem Manajemen Basis Data Relasional (RDBMS) & manajemen / pemrograman basis data pada pertengahan 1980-an, sistem HRIS secara bertahap ditingkatkan menjadi sistem alur kerja dan aliran keputusan SDM. Perubahan ini berarti bahwa sistem HRIS berevolusi dari pembukuan manual ke proses SDM secara semi-otomatis. Contoh yang baik adalah proses onboarding, yang sekarang dapat dirancang secara individual dan secara otomatis dipicu oleh poin data yang diperoleh dalam proses perekrutan.
Selama 50 tahun terakhir, ada wacana mengenai peningkatan seputar analitik SDM. Ada juga saran bahwa analitik SDM dan HRIS merupakan pendekatan yang sangat berbeda dan perlu dikategorikan secara terpisah. Perbedaan mendasar antara keduanya adalah dalam alur pelaporan dan logika. Alur kerja HRIS tradisional didasarkan pada aturan bisnis yang menjadi sebuah program, sedangkan analitik SDM didasarkan pada pemodelan statistik / pembelajaran mesin yang diterapkan pada data SDM.
Namun, analisis SDM dapat menambah HRIS dengan meningkatkan ruang lingkup dan akurasi analisis data SDM dan pengambilan keputusan SDM.
Misalnya, memperkirakan potensi karyawan melalui aturan yang sangat ketat (seperti dalam HRIS), seperti catatan kehadiran, penjualan yang dicapai, atau sertifikasi akan terbatas dalam hal akurasi. Namun, menggunakan aturan yang agak lunak dengan analitik SDM akan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dalam hal mengukur potensi karyawan. Contohnya termasuk pengelompokan karyawan tanpa pengawasan, analisis komponen utama pada faktor yang berkorelasi, atau ONA atau NLP pada catatan media sosial.
Karena alasan itu, integrasi analitik dapat berupa HRIS dari sistem manajemen informasi dan alur kerja ke sistem pengambilan keputusan SDM kognitif, memungkinkan SDM menjadi semi-otomatis.
Untuk memanfaatkan potensi ini, analitik SDM harus diintegrasikan dengan alur kerja HRIS. Ini dapat dilakukan dengan menambahkan analitik SDM sebagai modul tambahan ke sistem HRIS inti itu sendiri atau melalui integrasi produk pihak ketiga yang mulus, seperti Visier. Keduanya perlu bekerja bersama-sama sebagai sistem terpadu, seperti yang diilustrasikan dalam gambar di bawah ini.
Gambar 1. Â HRMS (Human Resource Management System) Kognitif
Gambar diatas merupakan pendekatan yang digunakan sebagian besar vendor HRIS. Contoh vendor tersebut adalah IBM, SAP, dan Oracle.
EVALUASI DAN IMPLEMENTASI HRIS
HRIS yang baik memperhatikan struktur organisasi. Sebagian besar bisnis dengan jumlah karyawan 50 atau lebih sudah memiliki sistem dasar. Mungkin dengan sistem dasar seperti sistem catatan Ms. Excel atau sistem open-source yang dapat digunakan umum, seperti Orange HRMS.
