HRIS mungkin akan terdengar asing bagi kebanyakan orang. Namun, kebanyakan orang sudah memakai modul/bagian dari HRIS, yaitu modul Presensi. Checklog menggunakan fingerprint, face ID, password, atau PIN lalu mencatat timestamp setelah scan biometrik, adalah modul Presensi  atau catatan kehadiran dari HRIS.
HRIS, menurut Wikipedia, adalah sebuah sistem manajemen sumber daya manusia atau sistem informasi sumber daya manusia; bentuk perangkat lunak sumber daya manusia yang menggabungkan sistem dan proses untuk memastikan pengelolaan sumber daya manusia, proses bisnis, dan data yang mudah.
Sebuah sistem manajemen sumber daya manusia atau sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) adalah bentuk perangkat lunak sumber daya manusia yang menggabungkan sistem dan proses untuk memastikan pengelolaan sumber daya manusia, proses bisnis, dan data yang mudah.
Sistem HRIS secara tradisional didasarkan pada persyaratan pembukuan catatan proses SDM dalam suatu kerangka kerja terpaduDengan munculnya Sistem Manajemen Basis Data Relasional (RDBMS) & manajemen / pemrograman basis data pada pertengahan 1980-an, sistem HRIS secara bertahap ditingkatkan menjadi sistem alur kerja dan aliran keputusan SDM. Perubahan ini berarti bahwa sistem HRIS berevolusi dari pembukuan manual ke proses SDM secara semi-otomatis. Contoh yang baik adalah proses onboarding, yang sekarang dapat dirancang secara individual dan secara otomatis dipicu oleh poin data yang diperoleh dalam proses perekrutan.
Selama 50 tahun terakhir, ada wacana mengenai peningkatan seputar analitik SDM. Ada juga saran bahwa analitik SDM dan HRIS merupakan pendekatan yang sangat berbeda dan perlu dikategorikan secara terpisah. Perbedaan mendasar antara keduanya adalah dalam alur pelaporan dan logika. Alur kerja HRIS tradisional didasarkan pada aturan bisnis yang menjadi sebuah program, sedangkan analitik SDM didasarkan pada pemodelan statistik / pembelajaran mesin yang diterapkan pada data SDM.
Namun, analisis SDM dapat menambah HRIS dengan meningkatkan ruang lingkup dan akurasi analisis data SDM dan pengambilan keputusan SDM.
Misalnya, memperkirakan potensi karyawan melalui aturan yang sangat ketat (seperti dalam HRIS), seperti catatan kehadiran, penjualan yang dicapai, atau sertifikasi akan terbatas dalam hal akurasi. Namun, menggunakan aturan yang agak lunak dengan analitik SDM akan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dalam hal mengukur potensi karyawan. Contohnya termasuk pengelompokan karyawan tanpa pengawasan, analisis komponen utama pada faktor yang berkorelasi, atau ONA atau NLP pada catatan media sosial.
Karena alasan itu, integrasi analitik dapat berupa HRIS dari sistem manajemen informasi dan alur kerja ke sistem pengambilan keputusan SDM kognitif, memungkinkan SDM menjadi semi-otomatis.
Untuk memanfaatkan potensi ini, analitik SDM harus diintegrasikan dengan alur kerja HRIS. Ini dapat dilakukan dengan menambahkan analitik SDM sebagai modul tambahan ke sistem HRIS inti itu sendiri atau melalui integrasi produk pihak ketiga yang mulus, seperti Visier. Keduanya perlu bekerja bersama-sama sebagai sistem terpadu, seperti yang diilustrasikan dalam gambar di bawah ini.
Gambar 1. Â HRMS (Human Resource Management System) Kognitif
Gambar diatas merupakan pendekatan yang digunakan sebagian besar vendor HRIS. Contoh vendor tersebut adalah IBM, SAP, dan Oracle.
EVALUASI DAN IMPLEMENTASI HRIS
HRIS yang baik memperhatikan struktur organisasi. Sebagian besar bisnis dengan jumlah karyawan 50 atau lebih sudah memiliki sistem dasar. Mungkin dengan sistem dasar seperti sistem catatan Ms. Excel atau sistem open-source yang dapat digunakan umum, seperti Orange HRMS.
Namun, pada titik tertentu, organisasi yang sedang berkembang akan membutuhkan sistem HRIS dengan modul lengkap yang kuat untuk beberapa alasan. Modul-modul tersebut bertujuan untuk:
- Penyimpanan catatan yang lebih baik
- Meningkatkan kualitas pelaporan SDM
- Memasukkan semua fungsi proses SDM
- Meningkatkan efisiensi operasional SDM secara keseluruhan
- Keamanan / otentikasi data / pengguna yang kuat
dan dengan modul lengkap
KRITERIA PEMILIHAN PRODUK HRIS
Saat menerapkan HRIS, ada sejumlah langkah dan kriteria. Yang paling penting tercantum di bawah ini.
- Pelingkupan harga produk yang bersaing
- Pelingkupan fungsi, termasuk kekhususan pelaporan dan metrik produk yang bersaing
- Catatan vendor & analisis reputasi
- Diperlukan protokol / kepatuhan pengguna dan keamanan data
- Evaluasi mendalam tentang Kustomisasi dan integrasi pihak ketiga dari produk yang bersaing
- Investasi biaya / waktu untuk seluruh siklus implementasi
- Diperlukan dukungan pasca implementasi
Gambar 2. Tipikal Siklus Hidup Implementasi HRIS
PASCA PEMILIHAN PRODUK HRIS - PEMETAAN SIPOC
Pemetaan SIPOC adalah istilah dari disiplin Six Sigma. Ini mengacu pada Supplier, Input, Process, Output, and Customer. Jika kita menghubungkan ini dengan proses implementasi HRIS, kita akan mendapatkan gambaran seperti berikut.
- Supplier: Vendor HRIS, konsultan Implementasi, konsultan integrasi pihak ketiga, konsultan kepatuhan
- Input: proses implementasi HRIS, Aplikasi keahlian, Kustomisasi & Integrasi pihak ketiga, pengujian Beta
- Process: Proses mengacu pada proses operasional HRIS, seperti dijelaskan di atas
- Output: HRIS yang Diimplementasikan, Staf yang terlatih penuh, Digitalisasi Alur Kerja, otomatisasi Alur Kerja, Peningkatan Efisiensi SDM
- Customer: Departemen SDM, karyawan, Pemangku kepentingan organisasi lainnya, Leverage kompetitif organisasi
Gambar 3. Siklus Hidup Implementasi HRIS - Tinjauan Pemetaan Kerja
PROSES Â PEMILIHAN PRODUK PRA-HRIS - ANALISIS MENDALAM
Alat preferensi untuk pra-analisis adalah QFD (quality function deployment/penyebaran fungsi kualitas). Alat ini mengadu beberapa vendor dengan melihat persyaratan vs. waktu, biaya uang, dan pengalaman pengguna akhir.
Dalam konteks pemilihan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, QFD adalah "pendekatan rekayasa sistem" yang membantu mengubah persyaratan pelanggan (mis. Departemen SDM) menjadi fitur prasyarat untuk produk HRIS.
Ini pada dasarnya adalah "metode kuantitatif dan korelatif eksplisit" pada persyaratan SDM fungsional vs fitur yang diperlukan dalam sistem HRIS. Kemudian menyebarkan fungsi pembobotan untuk memprioritaskan parameter pemilihan produk HRIS.
Hal ini sangat membantu dalam pemilihan dan kustomisasi prioritas produk HRIS. Hasil analisis ini akan berbeda berdasarkan persyaratan unik dari setiap organisasi. QFD tipikal untuk perusahaan tingkat menengah adalah:
Gambar 4. Map QFD singkat untuk Implementasi HRIS
VENDOR TERBAIK, KELEBIHANNYA, SERTA BIAYA
Menurut Whitepaper Survei Sistem SDM Sierra-Cedar 2017-2018, untuk segmen menengah (2.500-10.000) hingga besar (10.000+), para pemimpin pasar adalah SAP (SAP ECC HR, HRIS on-premise, & SuccessFactors, sebuah HRIS berbasis cloud), Workday, Oracle HRMS, dan Kronos. Orange HRMS adalah pemimpin pasar di segmen sumber bebas dan terbuka (open-source).
Sebagian besar modul pemain segmen besar sebenarnya adalah sistem terpisah yang diperoleh secara berurutan dan terintegrasi (sering dalam rentang satu dekade atau lebih) ke dalam HRIS yang kita lihat saat ini.
Vendor besar biasanya melayani modul di seluruh spektrum proses SDM, seperti:
- Catatan karyawan
- Pengerahan
- Penggajian & manajemen kompensasi
- Manajemen kinerja
- Perencanaan Sukses
- Ketepatan waktu
- On dan Off boarding
Perbedaan antara vendor yang bersaing terletak pada:
- Ketersediaan modul di seluruh spektrum proses SDM
- Memvariasikan penekanan pada pendekatan implementasi
- Adopsi teknologi baru seperti integrasi analitik dan otomatisasi
- Kustomisasi dan kemampuan integrasi
- Pengalaman pengguna GUI
- Kualitas Dokumentasi
- Portabilitas
- Protokol keamanan data & pengguna akhir
Perusahaan seperti IBM dan SAP menawarkan modul analisis terintegrasi. IBM adalah pelopor dalam ruang SDM kognitif dengan integrasi IBM Watson, memungkinkan untuk kemampuan analitis yang kuat. Watson diklaim memiliki mesin AI paling canggih di dunia, dengan dorongan khusus pada pemrosesan bahasa alami dan linguistik komputasi. Ada kemungkinan integrasi ke hampir semua sistem data di dunia, termasuk HRIS.
Hanya beberapa vendor yang masih mendukung implementasi sistem HRIS di tempat (seperti SAP dan Peoplesoft). Mayoritas implementasi produksi adalah model SAAS berbasis cloud saat ini.
Harga biasanya merupakan kombinasi dari yang berikut:
- Biaya implementasi tetap yang dapat dinegosiasikanÂ
- Biaya per jumlah total penggunaÂ
- Dukungan jangka panjang dan biaya peningkatan
Jumlah karyawan yang lebih kecil lebih sedikit menjadi faktor pembatas untuk adopsi HRIS daripada sebelumnya. Ini adalah akibat langsung dari penetapan harga dinamis dan adopsi pendekatan berbasis cloud. Perusahaan dengan jumlah karyawan, misalnya, 100 hingga 150 karyawan masih dapat menerima layanan ini.
Kami memperkirakan banyak konsolidasi segmen dalam satu atau dua tahun.
MANAJEMEN PROYEK DARI SIKLUS HIDUP IMPLEMENTASI
Siklus hidup implementasi yang khas dapat berlangsung dari enam bulan hingga satu tahun. Setiap implementasi HRIS membutuhkan rekayasa ulang proses SDM. Karenanya, peta waktu konkret jarang dipatuhi. Selain itu, scoop creep sering terjadi.
Gambar 6. Proses Implementasi
Sebagai praktik standar, perencanaan dan penjadwalan proyek biasanya dibangun di atas program manajemen proyek. Primavera atau Ms. Project menjadi pilihan utama, setelah menimbang semua key stakeholder.
Key stakeholder diantaranya adalah
- Vendor HRIS Integrasi pihak ketigaÂ
- Departemen SDMÂ
- Departemen KeuanganÂ
- Kepemimpinan perusahaanÂ
- Bahkan sebagian karyawan "berpengaruh" untuk pengujian produksi dan persetujuan sistem
Beberapa vendor mungkin juga memiliki template manajemen dan implementasi proyek mereka sendiri berdasarkan konsultasi praktik terbaik mereka sendiri. Namun, harap dicatat bahwa model implementasi seperti itu cenderung miring pada kepentingan bisnis vendor. Sangat penting untuk melakukan testing secara tuntas dan menguatkan keuangan sebelum membuat keputusan akhir.
Proses implementasi biasanya merupakan tahapan modular bertahap, dengan test bed paralel, sering dikenal sebagai "instances", digunakan secara berurutan sebelum diadopsi menjadi produksi. Implementasi skala kecil mungkin jauh lebih cepat.
Identifikasi data SDM yang diperlukan, ketersediaannya, preprocessing data dan migrasi biasanya merupakan langkah pertama dan paling berat dalam siklus hidup implementasi HRIS.
Modul catatan karyawan biasanya diterapkan terlebih dahulu karena banyak modul HRIS lainnya memakan datanya. Ini dapat digabungkan dengan modul jejaring sosial (untuk vendor yang mendukungnya). Ini sangat berguna untuk implementasi skala besar karena membantu sebagai alat kolaborasi antara pemangku kepentingan untuk implementasi proyek.
Fokus pusat laba utama bagi sebagian besar departemen SDM selalu adalah perekrutan, yang merupakan salah satu modul berikutnya yang sering diterapkan. Dalam pengalaman saya sendiri, modul ini sering dibawa ke produksi, sebelum mereka ditayangkan dengan rangkaian HRIS lengkap. Ini juga digunakan sebagai testbed untuk klaim vendor dalam hal efisiensi, pengurangan rekrutmen per-kepala, dan peningkatan kualitas rekrutmen. Vendor HRIS besar hari ini awalnya memulai dengan solusi rekrutmen.
MODUL YANG RELEVAN UNTUK DITERAPKAN - DI LUAR CATATAN KARYAWAN DAN REKRUTMEN
Poin minat utama SDM lainnya adalah:
- Onboarding Evaluasi kinerjaÂ
- Perencanaan penggajian dan kompensasiÂ
- Perencanaan tenaga kerjaÂ
- Perencanaan suksesiÂ
- Ketepatan waktuÂ
- Dasbor khusus / terintegrasi
Keputusan implementasi modul spesifik akan tergantung pada jumlah kepala organisasi, kebijakan dan praktik SDM, strategi jangka panjang dan anggaran.
Ini biasanya dilakukan melalui analisis biaya, manfaat, dan strategi yang komprehensif. Vendor juga mungkin memiliki paket dan peta jalan terbaik, yang disesuaikan dengan organisasi Anda.
Beberapa modul (mis., Analitik dan otomatisasi alur kerja) juga dapat diimplementasikan melalui integrasi API pihak ketiga. Ini membuatnya menjadi sistem yang berbeda. Ini memerlukan penanganan vendor yang berbeda, biaya tambahan yang terlibat dalam integrasi dan lisensi, dan dukungan pasca-implementasi yang mungkin lebih rumit.
ASPEK LAINNYA DARI IMPLEMENTASI YANG BAIK
Ini hanya beberapa aspek kunci dari implementasi yang sukses. Aspek kunci lainnya terlihat di bawah:
Setiap organisasi harus menentukan fitur uniknya, aturan proses alur kerja, aturan acara, metrik, dan laporan yang penting bagi bisnis spesifik mereka. Desain sistem yang cerdas untuk memastikan kualitas data yang optimal adalah bagian dari ini.
Karenanya, dalam konfigurasi dan penyesuaian modul (mis., Penggabungan fitur, logika bisnis, dan desain alur kerja), komponen pelaporan, pembentukan, dan integrasi intra-modul biasanya memerlukan waktu yang cukup lama.
Sebagian besar vendor top menggabungkan komponen platform terintegrasi. Ini memungkinkan standarisasi dalam pengembangan objek di semua modul. Identifikasi dan pemahaman kemampuan pengembangan objek oleh SDM operasional akan secara signifikan mempengaruhi keberhasilan proyek. Karena itu, ini merupakan aspek kritis.
Namun, kustomisasi berlebihan bisa mahal dan kontraproduktif. Sebagian besar vendor memang memiliki suite implementasi yang sudah dikonfigurasikan sebelumnya. Penting untuk mempertimbangkan analisis biaya-manfaat sebelum penyesuaian yang ekstensif.
Akhirnya, protokol keamanan dan integrasi adalah aspek penting lainnya dalam implementasi HRIS.
PERTIMBANGAN JANGKA PANJANG
Setiap implementasi HRIS utama mengharuskan manajemen perubahan dan rekayasa proses dalam SDM. Oleh karena itu, scoop creep dan bahkan resistensi internal cenderung menjadi bagian dari siklus hidup implementasi utama.
Penting untuk mengidentifikasi personel yang bertanggung jawab atas kepemilikan proyek dan memungkinkan mereka dengan pengambilan keputusan yang lebih baik. Manajemen senior dan keuangan juga harus diangkat, bersama dengan semua pemangku kepentingan senior lainnya. Mereka semua dapat digunakan sebagai bagian dari kelompok kemudi.
Perencanaan, setelah diputuskan, harus ditaati sedekat mungkin. Perlu sering terjadi integrasi dan pertemuan yang disinkronkan sepanjang kemajuan implementasi secara berurutan. Penting juga untuk memantau peningkatan bertahap dan efisiensi proses SDM yang paralel dengan "Go Live" dari sistem HRIS.
Menerapkan HRIS dengan sukses adalah proses yang kompleks. Kami harap artikel ini memberi Anda wawasan tentang berbagai langkah yang terlibat.
Derry Pramono Adi
04216086
Sistem Informasi
Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Narotama
Surabaya
Mata Kuliah: Testing dan Implementasi Sistem Informasi
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
