Di dalam perusahaan sistem informasi akuntansi dapat berfungsi untuk mendorong seoptimal mungkin agar dapat menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang terstruktur yang berguna bagi pihak intern perusahaan maupun pihak ekstern perusahaan dan juga sangat penting untuk kemajuan dan perkembangan perusahaan itu sendiri.
Melihat akuntansi sebagai Bahasa bisnis dan sistem informasi maka SIA sangat diperlukan oleh organisasi perusahaan. Bagi suatu perusahaan, SIA dibangun dengan tujuan utama untuk mengelola data akuntansi yang berasal dari berbagai sumber menjadi informasi akuntansi yang diperlukan oleh berbagai macam pemakai untuk mengurangi risiko saat pengambilan keputusan. Para pemakai informasi tersebut dapat berasal dari dalam perusahaan seperti manajer atau dari luar perusahaan seperti pelanggan dan pemasok. Ada tiga fungsi atau peran SIA yang digunakan untuk mencapai tujuan utama diatas. Ketiga fungsi tersebut sangat erat hubungannya satu sama lain sehingga harus dilihat bersamaan. Ketiga peran atau fungsi tersebut adalah:
1. Mendukung aktivitas perusahaan sehari-hari
Suatu perusahaan agar dapat tetap eksis, maka perusahaan tersebut harus beroperasi dengan melakukan sejumlah aktivitas bisnis yang peristiwanya disebut sebagai transaksi seperti melakukan pembelian, penyimpanan, proses produksi dan penjualan.
2. Mendukung proses pengambilan keputusan
Sebagai mana yang telah disebut sebelumnya, tujuan yang sama pentingnya dari SIA adalah untuk memberi informasi yang diperlukan dalam proses pengambilan keputusan. Keputusan harus dibuat sehubungan dengan perencanaan dan pengendalian kegiatan bisnis perusahaan. Informasi yang tidak dapat diperoleh dari SIA tetapi diperlukan untuk proses pengambilan keputusan biasanya adalah informasi kuantitatif non-moneter dan informasi kualitatif. Informasi ini dapat diperoleh bila perusahaan menerapkan sistem informasi manajemen (SIM), karena SIM merupakan sistem informasi perusahaan keseluruhan sedangkan, SIA merupakan bagian terbesar dari SIM tersebut dan informasi akuntansi yang dihasilkan bersifat detail.
3. Membantu pengelola perusahaan dalam memenuhi tanggung jawabnya kepada pihak eksternal
Setiap perusahaan harus memenuhi tanggung jawab hukum. Salah satu tanggung jawab penting adalah keharusannya memberi informasi kepada pemakai yang berada diluar perusahaan atau stekholder yang meliputi pemasok, pelanggan, pemegang saham, kreditor, investor besar, serikat kerja, analis keuangan, asosiasi industri, atau bahkan publik secara umum.
Perkembangan teknologi, khususnya teknologi komputer saat ini semakin berkembang pesat. Kemajuan di bidang teknologi telah menyebabkan banyak sektor ekonomi terlibat dalam mengubah bisnis mereka ke teknologi informasi dengan harapan dapat membantu para pengusaha memprediksi kondisi atau kebutuhan masa depan sehingga para pengusaha dapat memajukan usahanya. Dengan adanya kepentingan tersebut maka diperlukanlah sistem informasi yang berkualitas tinggi dan tepat waktu.
Berdasarkan hal tersebut, penggunaan aplikasi sistem informasi akuntansi juga telah menjadi hal yang tak terhindarkan. Perusahaan dan organisasi membutuhkan alat yang efisien dan handal untuk mengelola informasi keuangan mereka, serta memastikan keakuratan dan keandalan data tersebut. Aplikasi sistem informasi akuntansi menggunakan perangkat lunak yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan dalam mengelola dan melacak keuangan. Adapun pengertian dari perangkat lunak merupakan instruksi (program komputer) yang bila dieksekusi dapat menjalankan fungsi tertentu, struktur data yang dapat membuat program memanipulasi informasi, serta dokumen yang menjelaskan program. Selain itu, Menurut IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers), perangkat lunak adalah program komputer, prosedur, aturan dan dokumentasi yang berkaitan serta data yang bertalian dengan operasi suatu sistem komputer.
Perangkat lunak merupakan komponen penting dalam sistem informasi akuntansi (SIA). Hubungan antara perangkat lunak dan SIA adalah erat dan saling tergantung. Perangkat lunak adalah program komputer yang dirancang untuk menjalankan tugas-tugas tertentu, sementara sistem informasi akuntansi (SIA) adalah sistem yang mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan melaporkan informasi keuangan suatu organisasi. Perangkat lunak dalam konteks SIA digunakan untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses akuntansi yang kompleks. Dengan menggunakan perangkat lunak, organisasi dapat mengintegrasikan berbagai fungsi akuntansi, seperti pembukuan, pelaporan keuangan, penggajian, pengeluaran, dan lain sebagainya. Perangkat lunak ini membantu meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kecepatan dalam menjalankan tugas-tugas akuntansi.
