Implementasi PDCA di Lembaga Pendidikan

Baik atau tidaknya kualitas sebuah produk sangat ditentukan oleh sejauh mana proses yang dijalankan sebelumnya. Untuk menghasilkan produk kendaraan bermotor yang sesuai dengan kebutuhan pasar, diperlukan proses pembuatan yang memerlukan ketelitian tingkat tinggi sehingga produk tersebut aman dan nyaman saat digunakan. Bahkan, jauh -- jauh hari sebelum proses pembuatan kendaraan tersebut dijalankan, analisis terhadap bahan baku / input yang akan digunakan dalam proses tersebut perlu dilakukan agar produk yang dihasilkan memiliki tingkat presisi yang tinggi. Untuk itu, perencanaan secara matang serta monitoring atau pengawasan selama proses tersebut dijalankan sangatlah diperlukan.

Dalam dunia bisnis sendiri dikenal sebuah metode atau model manajemen yang sering digunakan untuk menyelesaikan permasalahan secara runtun dan sistematis serta untuk mengendalikan mutu. Adalah PDCA (Plan, Do, Check, Action), sebuah model manajemen yang dicetuskan oleh Walter Shewhart, seorang fisikawan asal Amerika Serikat pada tahun 1920. Model ini kemudian dikembangkan oleh Edwards Deming pada tahun 1950 --an sehingga dikenal juga dengan Siklus Deming. Model seperti ini banyak diterapkan di perusahaan -- perusahaan manufaktur dengan tujuan untuk menjaga kualitas produk yang dihasilkan.

Dalam perkembangannya, PDCA  tidak hanya diimplementasikan di perusahaan --perusahaan saja. Seiring perkembangan zaman, mulai banyak lembaga pendidikan (sekolah) yang mengadopsi model manajemen tersebut. Pada tahap perencanaan (Plan),  dilakukan upaya identifikasi berbagai permasalahan untuk mengetahui sumber masalah yang sebenarnya. Sebagai contoh, ketika prestasi akademik maupun non akademik dari lulusan yang dihasilkan oleh sekolah tersebut belum mampu mencapai target yang telah ditetapkan, maka hal pertama yang dilakukan adalah mencari penyebab dari "kegagalan" tersebut.

Ada banyak faktor yang disinyalir menjadi penyebab dari masalah tersebut. Mulai dari kompetensi guru, sarana penunjang pembelajaran, partisipasi orangtua serta muatan pelajaran yang diberikan harus benar -- benar dievaluasi. Dengan demikian, berbagai permasalahan pun akan dapat diatasi apabila penanganan yang dilakukan benar -- benar tepat sasaran. Setelah identifikasi masalah selesai dilakukan, barulah disusun berbagai rencana startegis yang berorientasi pada peningkatan prestasi akademik anak. Peningkatan komepetensi guru secara berkesinambungan serta perbaikan sarana pendukung pembelajaran hendaknya menjadi program strategis lembaga.

Kedua, pada tahap pelaksanaan (Do), berbagai rencana yang telah ditetapkan sebelumnya benar -- benar diimplementasikan. Dalam konteks meningkatkan prestasi akademik peserta didik, program peningkatan kompetensi guru dalam bentuk Workshop ataupun pelatihan perlu dilakukan sesuai dengan rencana. Selain itu pembekalan kepada orangtua (dalam bentuk seminar) tentang pentingnya menjalin sinergi dengan  pihak sekolah juga menjadi bagian tak terpisahkan dari upaya meningkatkan mutu lulusan di samping perbaikan sarana penunjang pembelajaran.

Ketiga, Check atau peninjauan. Pada tahap ini, dilakukan evaluasi atau peninjauan terhadap pelaksanaan program serta sejauh mana hasil yang sudah dicapai. Dalam hal ini, dilakukan monitoring terhadap kesesuaian program yang sedang dijalankan dengan tujuan yang telah digariskan sebelumnya. Artinya, program -- program yang sedang dijalankan haruslah sesuai dengan perencanaan serta berorientasi pada tujuan awal.

Keempat, Act (tindak lanjut). Pada tahap ini, dilakukan evaluasi secara menyeluruh terhadap proses serta hasil yang diperoleh untuk kemudian dirumuskan tindak lanjutnya. Berbagai rekomendasi yang didasarkan pada hasil kajian di lapangan disusun oleh para pemangku kebijakan. Sekalipun ini merupakan tahapan terakhir, setelah tahap ini siklus akan kembali berulang ke tahap awal.

Berdasarkan penjelasan di atas, ada tiga manfaat yang bisa diperoleh lembaga ketika model manajemen ini benar -- benar diimplementasikan. Pertama, dapat memecahkan permasalahan secara sistematis. Identifikasi yang dilakukan sejak awal akan mampu mendeteksi potensi masalah yang berpotensi muncul di kemudian hari. Artinya, solusi atau treatment yang tepat akan dilakukan terhadap setiap masalah secara tepat sasaran tanpa mencampuradukan masalah yang satu dengan masalah lainnya.

Kedua, pola kerja yang diterapkan dalam PDCA bukanlah bertujuan untuk mencari kesalahan ataupun menghakimi individu tertentu. PDCA dirancang untuk memperbaiki sistem, proses serta pola kerja individu dalam sebuah organisasi. Artinya, setiap orang dituntut untuk mampu menjalankan tugas dengan sebaik -- baiknya sesuai dengan tupoksinya masing -- masing.

Ketiga, siklus pada PDCA yang terus berulang sangat mendukung perbaikan (proses) secara berkelanjutan.  Artinya, setiap temuan akan selalu ditindaklanjuti sesuai dengan tahapannya. Dengan adanya pola semacam ini, resiko juga dapat dideteksi sejak dini sehingga mampu mencegah terulangnya permasalahan atau kegagalan serupa.

Dalam praktiknya, penulis menyadari bahwa tidak mudah untuk melaksanakan model manajemen ini. Diperlukan seorang pemimpin satuan pendidikan (kepala sekolah / ketua yayasan) yang visioner serta peka terhadap perkembangan zaman serta kebutuhan masyarakat yang semakin berkembang.Selain itu kesiapan para guru dalam menyukseskan berbagai program serta kebijakan lembaga juga akan sangat menentukan tercapainya tujuan lembaga. Dalam hal ini peningkatan kompetensi guru serta perubahan paradigma dalam memandang setiap perubahan (yang terjadi di dalam dan di luar lembaga) menjadi sebuah keniscayaan. (Tulisan ini Tayang di Koran Pasundan Ekspress Edisi 31 Maret 2022)