Dokumen dan Catatan Akuntansi dalam Mengelola Persediaan Barang Dagang

Persediaan merupakan bagian utama dari modal kerja merupakan aktiva yang pada setiap saat mengalami perubahan. Persediaan meliputi semua barang atau bahan yang diperlukan dalam proses produksi dan distribusi yang menunggu untuk diproses lebih lanjut atau dijual. Oleh karena itu, dibutuhkan pengelolaan persediaan barang dagang dengan baik dan tertata. Adapun dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan dalam pengelolaan persediaan barang dagang berdasarkan perhitungan fisik, yaitu :

                                                          ***

          Dokumen yang digunakan dalam perhitungan fisik persediaan menurut Mulyadi (2010: 576) adalah:

1. Kartu penghitung fisik (inventory tag). Dokumen ini digunakan untuk merekam hasil perhitungan fisik persediaan. Dalam perhitungan fisik persediaan, setiap persediaan dihitung dua kali secara independent oleh penghitung (counter) dan pengecek (checker). Kartu perhitungan fisik dibagi menjadi tiga bagian, yang tiap bagian dapat dipisahkan satu dengan lainnya dengan cara menyobeknya pada waktu proses, perhitungan fisik persediaan dilaksanakan. Bagian ke-3 kartu penghitung fisik disediakan untuk merekam data hasil perhitungan oleh penghitung pertama. Bagian ke-2 kartu persediaan digunakan untuk merekam hasil perhitungan kedua (pengecek). Bagian pertama kartu tersebut digunakan untuk memberi tanda jenis persediaan yang telah dihitung dengan cara menggantungkan bagian kartu tersebut pada tempat penyimpanan barang yang bersangkutan. Data yang direkam dalam bagian ke-2 kartu perhitungan fisik dicatat ke dalam hasil perhitungan fisik setelah data dalam bagian ke-2 diperiksa oleh kecocokannya dengan data yang catat dalam bagian ke-3 tersebut.

1. Daftar hasil perhitungan fisik (inventory summary sheet). Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik. Data yang disalin dari bagian ke-2 kartu persediaan fisik ke dalam ke dalam daftar ini adalah: nomor kartu perhitungan fisik, nomor kode persediaan, nama persediaan, kuantitas, dan satuan. Dokumen ini di isi dengan harga pokok persatuan dan harga pokok total tiap jenis persediaan oleh bagian kartu persediaan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Daftar hasil perhitungan fisik persediaan yang telah sesuai diproses kemudian ditandangani oleh ketua panitia penghitungan fisik dan diotoritas oleh rektur utama. Daftar ini kemudian digunakan untuk meminta pertanggung jawaban dari bagian gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan barang gudang dan pertanggung jawaban dari bagian kartu persedian mengenai keandalan penyelenggaraan catatan akuntansi persediaan. Berdasarkan informasi yang teracantum dalam kolom harga pokok total pada daftar hasil perhitungan fisik dilakukan adjustment terhadap data kuantitas dan saldo harga pokok yang dicatat dalam kartu persediaan yangbersangkutan.
2. Bukti Memorial. Dokumen ini merupakan dokumen sumber yang digunankan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil perhitungan fisik ke dalam jurnal umum. Data yang digunakan sebagai dasar pembentukan bukti memorial ini adalah selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik dengan saldo harga pokok persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan.

          Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah:

1. Kartu Persediaan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang di simpan di gudang yang tercantum dalam kartu persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
2. Kartu Gudang, kartu gudang ini berfungi sebagai identitas barang yang disimpan, untuk memudahkan pencarian barang dan sekaligus untuk mencatat mutasi kuantitas barang yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian gudang, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
3. Jurnal Umum, dalam sistem penghitungan fisik persediaan jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal adjustment rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut penghitung fisik.

                                                            ***

           Dengan demikian, agar pengelolaan persediaan barang dagang dapat tertata dengan baik, maka diperlukan dokumen dan catatan akuntansi dalam sistem penghitungan fisik persediaan barang dagang.

 

Judul TA : Sistem Informasi Akuntansi Persediian di PT XYZ.

 Baca lebih lanjut :

 http://putriarumdyah.blogspot.co.id/2013/01/persediaan-inventory.html

 http://akuntansisiji.blogspot.co.id/