Skala Prioritas Itu Mengerjakan yang Penting Lebih Dulu

HARI itu hari Senin. Saya mendata agenda kerja yang harus dikerjakan hari itu. Lumayan banyak dan waktunya nyaris berkejaran. Kalau saya lakukan sendirian sampai tuntas, maka ada aktifitas yang belum selesai harus segera ditinggalkan, ada juga dua aktifitas yang harus dikerjakan di waktu yang sama. 

Kalau tidak, maka hari itu akan meninggalkan pekerjaan yang tersisa. Sementara esok hari sudah menunggu pekerjaan yang lain. Saya berpikir keras, bagaimana pekerjaan hari itu bisa tuntas hari itu juga.

Saya ambil selembar kertas dan pulpen. Kemudian saya buat daftar list aktifitas apa saja yang harus dikerjakan. Setiap  list di sebelah kanannya ada kolom dengan opsi penting dan mendesak, penting tapi tidak mendesak, tidak penting tapi mendesak dan tidak penting dan tidak mendesak. 

Setelah membuat kategori tersebut pikiran saya berubah drastis, paling tidak pekerjaan tersebut tidak semuanya dikerjakan hari ini dan ada juga yang bisa didelegasikan. Kalau harus dikerjakan oleh tangan kita semua, sepertinya tidak ada pekerjaan yang bisa benar-benar tuntas pada hari itu.

Saya mulai menginventarisi aktifitas hari itu. 1. Meeting pagi, 2. Menghadiri undangan rapat di pemerintahan kota, 3. Mengecek laporan bulanan, 4. Service hape yang rusak, 5. Menjawab email dari perusahaan lain, 6. Mengedit artikel kolom rutin, 7. Memperbaiki koneksi internet yang rusak, 8. Menerima tamu dari sebuah sekolah yang akan magang, 9. Membuat penugasan liputan khusus tentang virus Corona. Kesembilan agenda hari itu saya coba untuk di-breakdown satu per satu sehingga seluruhnya bisa tuntas.

Meeting pagi. Ini masuk dalam kategori penting dan mendesak, saya harus memimpin sendiri meeting tersebut karena ada beberapa hal yang akan disampaikan kepada teman-teman. Waktu yang dibutuhkan sekitar satu jam. Kemudian menghadiri undangan rapat di pemerintah kota. 

Ini agenda penting tapi tidak terlalu mendesak. Saya bisa delegasikan kepada kawan lain. Yang menjadi persoalan, waktu untuk menghadiri rapat di pemerintahan Kota cukup lama bisa 3-4 jam. Padahal waktu efektifnya mungkin hanya satu jam. Kalau saya menghadiri undangan ini, waktu saya habis di sana dan agenda lain bisa terbengkalai.

Yang berikutnya adalah mengecek laporan bulanan. Pekerjaan ini penting dan mendesak, tidak bisa didelegasikan. Saya harus kerjakan sendiri. Waktu yang dibutuhkan tidak terlalu lama, paling lama satu jam, tapi isi laporan adalah rahasia perusahaan yang tidak semua orang bisa melihatnya. 

Untuk service hape yang rusak, ini juga penting dan mendesak. Kalau hape off seharian bahkan lebih, komunikasi tidak bisa dilakukan, maka informasi penting akan terlewat. Hape rusak tidak bisa lama-lama, harus segera recovery. Agenda menjawab email dari perusahaan lain, ini pekerjaan penting tapi tidak mendesak. Bisa didelegasikan kepada bidang yang menangani kerjasama antar korporasi.

Untuk mengedit artikel kolom rutin, yang tayang besok, ini masuk dalam kategori penting dan mendesak. Harus dikerjakan sendiri. Waktu yang diperlukan tidak terlalu lama, 3 menit selesai. Agenda memperbaiki koneksi internet yang rusak, pekerjaan penting dan mendesak, tapi masih bisa didelegasikan ke bidang IT. 

Mereka memiliki kedekatan dengan pihak provider internet lebih dekat. Menerima tamu dari sebuah sekolah yang akan magang, agenda penting tapi tidak mendesak. Bisa didelegasikan ke bidang lain. Yang penting kita terima dengan baik apa maksud dan tujuan mereka, berapa lama mereka magang dan apa yang dikerjakan dalam proses magang tersebut.