Identifikasi Fungsi Bisnis dan Dokumen serta Catatan dalam Siklus Persediaan dan Pergudangan

Baik sebelum kita mempelajari siklus persediaan dan pergudangan, kita harus mengetahui terlebih dahulu apa itu Siklus Persediaan dan Pergudangan?

Persediaan menurut PSAK adalah aset yang memiliki kriteria tersedia untuk dijual, dalam proses produksi untuk penjualan tersebut dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. Siklus persediaan dan pergudangan mencakup serangkaian kegiatan dan proses yang terkait dengan pengelolahan barang dan bahan baku di lingkungan perusahaan. Ini adalah aspek krusial dalam manajemen operasional yang melibatkan sejumlah tahapan, dimulai dari pengadaan bahan baku hingga distribusi barang kepada pelanggan. Siklus ini tidak hanya menangani aspek fisik, seperti penyimpanan dan pengelolaan persediaan, tetapu juga mencakup aspek keuangan dan akuntansi yang terkait dengan perhitungan biaya, penilaian persediaan, dan penggunaan metode penilaian yang berbeda untuk bagian persediaan yang berbeda.

Siklus persediaan dan pergudangan mencakup kegiatan pengelolaan barang dan bahan baku dalam sebuah perusahaan, mulai dari pengadaan bahan baku hingga distribusi barang ke pelanggan. Audit siklus ini dilakukan untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi sistem pengelolaan tersebut, dengan faktor-faktor kompleksitas termasuk ukuran persediaan, lokasi yang berbeda, ragam item inventaris, estimasi keusangan, dan metode penilaian yang berbeda.

Berbagai faktor mempengaruhi kompleksitas audit persediaan, termasuk ukuran persediaan yang sering menjadi akun terbesar dineraca, lokasi persediaan yang tersebar, ragam item inventaris yang sulit dinilai, estimasi keusangan persediaan yang diperlukan, dan penggunaan metode penilaian yang berbeda untuk berbagai bagian persediaan.

Dalam fungsi bisnis, berbagai dokumen dan catatan diperlukan pada setiap tahap siklus, mulai dari memproses pesanan pembelian hingga mengirimkan barang jadi. Proses tersebut melibatkan dokumen seperti daftar permintaan pembelian, pesanan pembelian, surat jalan, faktur produksi, kartu stok, laporan persediaan, surat jalan pengiriman, dan lainnya.

Dalam gambar tersebut, terlihat aliran fisik barang dan aliran biaya dalam siklus persediaan dan pergudangan untuk perusahaan manufaktur. Debit ke akun T bahan mentah, tenaga kerja langsung, fan overhead pabrik memberikan wawasan tentang keterkaitan siklus ini dengan siklus akuisisi, pembayaran, penggajian, dan personalia.

Siklus ini dapat dipandang sebagai dua sistem terpisah tetapi saling terkait, yaitu satu terkait dengan aliran fisik barang, dan yang lainnya terkait dengan aliran biaya. Enam fungsi utama membentuk siklus inventaris dan pergudangan, dengan keterkaitan langsung pada saat barang jadi dilepaskan (dikreditkan) dan beban dibebankan pada harga pokok penjualan menunjukkan hubungan siklus ini dengan siklus penjualan dan pengumpulan.

Dari era teknologi, file induk persediaan perpetual disimpan terpisah untuk bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi. File ini mencakup informasi tentang perolehan, penjualan, dan ketersediaan unit persediaan, serta biaya per unit. Pencatatan ini secara otomatis diperbarui, memungkinkan pemantauan yang efisien terhadap bahan mentah, tenaga kerja langsung, dan biaya overhead produksi.

Arrens, Alvin A. Elder, Randal J., Mark S. Hogan, Chris E. (2017). Auditing And Assurance Services an Integrated Approach. Edisi 16

Ilustrasi pada Gambar 21-2 menyajikan ringkasan mengenai fungsi bisnis dan perjalanan fisik persediaan, dimulai dari pembelian bahan mentah hingga pengiriman produk jadi. Gambar ini juga mencakup dokumentasi dan catatan yang umumnya digunakan sebagai dukungan untuk proses fungsi dan aliran fisik tersebut.

Pentingnya untuk diingat bahwa siklus persediaan dan pergudangan melibatan dua sistem terkait erat yaitu aliran fisik barang dan aliran biaya. Dalam konteks manufaktur, gambaran akuntansi biaya juga penting untuk pemahaman siklus ini. Oleh karena itu, audit dan pengelolaan yang efektif dari kedua aspek ini sangat penting untuk mendukung efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan.  Sehingga pemahaman mendalam terhadap setiap tahapan dan fungsi dalam siklus ini menjadi kunci dalam menjaga kelancaran dan keberlanjutan aktivitas perusahaan.