Perhatikan Hal-Hal Ini Sebelum Tanda Tangan Dokumen

Secara administratif, dokumen tercetak masih dipertahankan sebagai sarana komunikasi formal, termasuk bagi lembaga negara. Di tengah ramainya pembahasan Perpres uang muka mobil pejabat, saya tertarik untuk membahas hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum kita menandatangani dokumen resmi. Apa sajakah itu? Jawabannya terletak pada aspek 3C yaitu (1) Completeness, (2) Correctness dan (3) Conclusiveness, berikut penjelasannya:

Completeness / Kelengkapan

Completeness lebih menitikberatkan pada aspek fisik dokumen, apakah dokumen bersifat tunggal (single) atau berseri (series). Ada kalanya dokumen dibuat bersama lampiran yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan (inseparable part). Khusus untuk dokumen berupa perjanjian, masing-masing pihak harus memiliki ketelitian terhadap kelengkapan dokumen, tidak hanya dari sisi hak dan kewajiban yang (akan) disepakati, tetapi juga aspek yang visible seperti jumlah halaman. Jangan sampai ada jumlah halaman yang kurang atau terlewat untuk dibubuhi paraf dan ditandatangani.

Correctness / Kebenaran

Correctness mengacu pada konten atau apa yang tercantum pada dokumen. Sebelum menandatangi dokumen, pastikan bahwa tidak ada kesalahan pengetikan (typo error) pada informasi penting seperti tanggal, nama, angka, simbol maupun istilah yang bisa memunculkan kesalahpahaman. Hal ini berlaku pula terhadap dokumen yang dibuat secara bilingual (dwi-bahasa). Jika ditemukan hal-hal yang keliru, coba ajukan revisi kepada si pembuat dokumen.

Conclusiveness / Konklusivitas

Conclusiveness mengacu pada perihal atau subjek dokumen. Semakin konklusif suatu dokumen, semakin mudah pula untuk dipahami. Ibarat sebuah cerita, dokumen harus memuat message atau pesan dari pihak pembuat (creator) kepada pihak yang dituju (recipient). Contoh sederhana, seandainya kita terdaftar sebagai Peserta Nangkring dan harus menandatangani surat pernyataan, maka konklusivitas yang perlu diperhatikan yaitu: kewajiban peserta selama kegiatan berlangsung dan konsekuensi jika peserta tidak memenuhi kewajiban—misalnya tidak diikutsertakan kembali dalam acara Kompasiana.

Yang tidak kalah penting, kurangi pandangan the more the merrier. Dokumen yang sebelumnya sudah ditandatangani oleh beberapa orang belum tentu sesuai dengan pemahaman dan persetujuan kita. Di samping aspek 3C di atas, jangan lupa untuk berdoa sebelum kita terikat secara sah pada dokumen yang akan ditandatangani. Take your time to read carefully before you sign.

Salam Kompasiana.