Pelajaran di Balik Arus Kas

Sudah empat hari ini top manajemen dan beberapa staf keuangan Credit Union Mekar Kasih Makassar berjibaku dengan angka, statistik dan akun-akun laporan. Kami didaulat untuk menyelesaikan anggaran dan arus kas Credit Union kami Tahun Buku 2014 mendatang. Kegiatan ini sebenarnya merupakan kegiatan rutin akhir tahunan. Hanya saja akhir tahun ini durasi hari pembuatan budgeting dan arus kas ditambah dan tugas finishing arus kas yang biasa di-handle di Kantor Pusat kini mulai didelegasikan kepada staf-staf di setiap kantor pelayanan sehingga saya bisa mengamati prosesnya lebih dekat.

Walaupun tanggung jawabnya tidak sejelimet Badan Anggaran di DPR, tanggung jawab tim manajemen perancang arus kas juga tidak bisa dibilang mudah. Keberhasilan mereka membuat proyeksi keuangan memudahkan stakeholder merumuskan kebijakan-kebijakan taktis dalam menjalankan program kerja yang sudah dicanangkan bersama. Membuat anggaran dan arus kas memang susah-susah gampang. (Artinya lebih dominan susahnya ketimbang gampangnya). Arus kas adalah terjemahan dari strategi dan program kerja yang sudah dirumuskan terlebih dahulu pada Lokakarya Business Plan sebelumnya. Yang membuat mudah adalah data-data konkrit setiap program kerja sudah tersedia seperti uraian kegiatan, peserta dan unsur-unsurnya, sasaran kegiatan, lokasi, dan indikator keberhasilan setiap program sehingga pembuatan anggaran lebih mudah. Namun seluruh pengerjaan programnya masih dibuat secara manual berbekal rumus-rumus MS Excel sehingga membutuhkan ketelitian dan keakurasian yang tinggi untuk memastikan seluruh angka berada pada tempat yang semestinya.

Mengacu pada Visi Credit Union kami sebagai lembaga pemberdayaan, maka ada sejumlah besar kegiatan pendidikan dan pendampingan kelompok untuk anggota-anggota Credit Union serta pengembangan kapasitas pengurus, pengawas, aktivis serta manajemen yang kami programkan.

Setelah itu budgeting kegiatan dan pengadaan inventaris, dimasukkan ke dalam arus kas dan dipadukan dengan target pendapatan dari pencairan kredit, bunga pinjaman dan sumber-sumber pendapatan lainnya. Target aset dan anggota juga dimasukan ke dalam arus kas beserta proyeksi dari tiap-tiap akun keuangan. Pekerjaan yang cukup menyita konsentrasi. Disinilah letaknya “seni” membuat arus kas tadi. Teman-teman manajemen harus mampu merancang arus kas setiap kantor pelayanan dengan mengakomodasi target-target yang telah disepakati bersama, serta memperhitungkan tren yang terjadi di masa lalu. Hasil yang diharapkan adalah seluruh program kerja diimplementasikan dengan baik ke dalam arus kas, tanpa mengurangi rasionalitas arus kas yang terjadi.

Ada kisah menarik yang terjadi. Saat seluruh proses penganggaran kegiatan dan pengadaan inventaris sudah final, munculah angka-angka yang membuat kami terhenyak.  Proyeksi pembiayaan kami tahun depan angkanya ternyata cukup besar. Setelah di test proyeksinya di dua kantor pelayanan, kelihatan laporan laba ruginya timpang alias merugi. Tentu saja anggaran harus direvisi, dan untuk merevisi anggaran harus didahului dengan revisi program kerja. Untuk itu manajemen kembali meminta kulonuwun kepada Pengurus (kalau diperusahaan bisa disejajarkan dengan direksi) untuk merevisi kembali program kerja, terutama kegiatan-kegiatan yang menyerap anggaran terlalu tinggi.  Setelah disetujui oleh pengurus, barulah anggaran kegiatan dieksekusi kembali. Bila segala sesuatu berjalan sesuai rencana, hari ini kami akan memfinalisasi arus kas setiap kantor, delapan kantor pelayanan dan satu kantor pusat, kemudian seluruh arus kas dikonsolidasikan.

Selama empat hari berjibaku dengan rumus dan angka-angka, banyak cerita yang terjadi. Mulai dari yang berhubungan dengan kegiatan kami, misalnya: ada kekeliruan yang membuat arus kas beberapa kantor tidak kunjung balance, setelah diusut-usut ternyata ada salah rumus atau salah kamar (baca: salah pos). Sampai peristiwa-peristiwa di luar kegiatan, seperti beberapa teman yang kesehatannya drop (karena volume kerja yang lumayan, kami selalu menyelesaikan sesi di atas jam 12 malam). Tapi sebagai tim kami selalu saling menguatkan karena keberhasilan tim adalah hasil dari keberhasilan setiap orang dalam tim.

Setiap tahun kami memang membuat proses yang sama, namun setiap kali berproses selalu saja ada pembelajaran baru yang diperoleh. Dalam membuat program kerja untuk organisasi atau perusahaan, memang idealisme harus dijunjung tinggi. Nenek kita dulu bilang, gantungkan cita-citamu setinggi langit. Namun idealisme selalu harus diimbangi dengan rasionalitas dengan melihat tren pencapaian di masa-masa lalu. Itulah seni membuat perencanaan. Dengan menjaga keseimbangan keduanya, kita selalu memiliki cara mengelola sumber daya yang kita miliki secara maksimal untuk meningkatkan prestasi kita di masa mendatang.

Sehingga dokumen arus kas yang nantinya menjadi panduan kerja, tidak jadi sekedar deretan angka-angka mati saja. Namun jadi bahan refleksi untuk memotivasi dan mengerahkan segenap potensi  mencapai kinerja terbaik kita. Salam sukses. (PG)

Gambar Tim Manajemen Perumus Arus Kas (Dokumen Pribadi)