Bingung Memilih Hotel untuk Event Kantor? Simak 4 Tips Berikut

Izinkan saya berbagi pengalaman mengenai kiat-kiat memilih hotel yang terbaik untuk memastikan event kantor berjalan lancar jaya bahkan jika anggaran dari kantor terbatas.

Ruang Pertemuan yang Memadai

Untuk memastikan kegiatan berjalan dengan lancar, tentu saja peserta maupun narasumber atau fasilitator harus merasa nyaman melakoni seluruh proses kegiatan. Oleh karena itu sebelum proses deal dilakukan, cek terlebih dahulu situasi ruang pertemuan. 

Dimulai dengan memastikan kapasitas ruangan sesuai dengan jumlah peserta event. Apalagi saat ini hotel-hotel sedang menjalankan protokol kesehatan (menjaga jarak) sehingga praktis kapasitas ruangan hanya terisi 50%-nya saja atau kurang dari itu.

Cek juga kondisi ruang pertemuan, bentuknya persegi, persegi panjang, atau malah kombinasi persegi dan persegi panjang. Mana yang paling sesuai dengan tujuan event diadakan. 

Sedapat mungkin hindari ruangan pertemuan yang memiliki pilar di tengah, kecuali tidak mengakibatkan gangguan yang berarti pada kenyamanan peserta kegiatan. 

Periksa bagaimana pendingin udaranya, bagaimana keadaan sound system, microphone yang tersedia berapa banyak, bagaimana kebersihan toiletnya dan lain-lain?

Kemudian saat ini masih ada pertemuan yang dilakukan semi tatap muka. Jadi ada yang tatap muka, tapi ada juga yang secara virtual? Kalau keadaan meeting seperti ini apakah bandwith internet di hotel memadai atau tidak?

Jangan sampai ada hal-hal kecil yang terlewatkan tapi belakangan bisa mengganggu kelancaran kegiatan. 

Kondisi Kamar 

Jika event mengambil paket fullboard karena harus menghadirkan peserta dari luar kota atau mewajibkan peserta menginap, jangan lupa mengecek kondisi kamar yang disediakan. Semakin luas ukuran kamar, semakin nyaman untuk peserta tapi pada umumnya semakin tinggi pula biaya yang dikenakan.

Kamar dengan ukuran kecil pun bisa tetap nyaman untuk peserta selagi kondisi kamar memadai. Pendingin udara tidak bermasalah, kamar terawat, kamar mandinya tidak bau dan sebagainya.

Selain kondisi kamar, cek juga fasilitas yang disiapkan oleh pihak hotel. Sejauh pengalaman saya selama ini, pihak hotel pada umumnya menyiapkan welcome drink, TV kabel, perlengkapan mandi: handuk, sabun, shampoo, sikat dan pasta gigi.