Mecari Solusi Masalah dengan Mencari Akar Penyebab Masalah

Dalam manajemen, dikenal formula dalam menyusun strategi bisnis, yaitu AFI, atau Analysis, Formulation, dan Implementation. Formula tersebut juga berguna untuk menyelesaikan sebuah masalah organisasi, khususnya terkait dengan analisa masalah dan penyelesaian masalah (problem solving). Selain itu, pendekatan AFI juga bermanfaat apabila kita harus melakukan pengambilan keputusan dalam manajemen. Sebelum seorang pemimpin atau pegawai harus menghadapi sebuah problem dan harus mengambil sebuah keputusan bisnis atau keputusan manajemen, maka kualitas analisa masalah menjadi sebuah hal krusial yang akan mempengaruhi kualitas pengambilan keputusan kita. Tahapan ini merupakan tahapan awal dalam rangkaian proses pengambilan keputusan, yaitu melalui problem analisa. Tujuan dari problem analisa adalah untuk mengetahui penyebab suatu masalah, disebut juga sebagai root cause problem. Kesalahan dalam mengenali akar penyebab masalah, berpotensi akan berpengaruh terhadap kualitas solusi yang dihasilkan sehingga keputusan yang diambil tidak efektif, apalagi solutif untuk menyelesaikan masalah organisasi yang muncul. Apabila hal tersebut yang terjadi, maka justru ketidakefektifan yang harus dihadapi organisasi karena harus mengeluarkan energi dan sumber daya untuk melaksanakan sebuah keputusan yang sebenarnya tidak efektif untuk menyelesaikan masalah organisasi.

Untuk memudahkan konsep analisa masalah, penetapan akar masalah, sampai pada penetapan solusi masalah melalui proses pengambilan keputusan, kita akan menggunakan ilustrasi "air jatuh di dalam rumah saat hujan" sebagai masalah yang terjadi dan harus diselesaikan. Ilustrasi ini sering digunakan apabila kita diskusi membahas akar masalah karena mudah dalam memahami dan membuat analogi. Sekarang kita bayangkan saat hujan, di rumah kita ada air menetes ke lantai, padahal di lantai itu banyak kertas kerjaan kita, juga ada barang-barang lainnya. Tentu kita harus mengambil keputusan, apa yang dapat kita lakukan agar kertas dan barang-barang kita tidak basah dan rusak. Terdapat lebih dari satu alternatif pilihan keputusan, kita bisa memindahkan kertas dan barang-barang agar tidak rusak karena terkena air, kita juga bisa mengambil ember untuk menampung air yang bocor, atau kita bisa mengambil payung untuk melindungi kertas dan barang kita agar tidak basah. Pertanyaannya adalah, kira-kira dari berbagai keputusan tadi dapat menyelesaikan masalah air bocor atau tidak? Jika besok hujan lagi, masalah yang sama apakah akan muncul kembali? Kalau keputusan yang diambil tidak mampu menyelesaikan masalah, artinya keputusan tersebut bukan keputusan yang efektif dan solutif untuk menyelesaikan masalah

Selanjutnya kita mencoba melakukan analisa, yaitu mencari penyebab utama masalahnya. Jika atap bocor saat hujan, dampak masalah yang ditimbulkan adalah di bawah atau di lantai. Tetapi apakah penyebab masalahnya ada di bawah? Inilah pentingnya kita melakukan analisa untuk mendapatkan root cause problem sebelum kita memutuskan langkah apa yang akan kita lakukan. Meskipun yang terkena dampaknya di bawah, jika kita analisa lebih lanjut, penyebab masalahnya adalah di atas, yaitu pada atap yang bocor. Jadi, seharusnya yang kita lakukan adalah memperbaiki atap yang bocor agar saat hujan datang lagi, air tidak jatuh ke bawah dan membasahi kertas dan barang-barang kita. Jadi, jika kita memutuskan untuk menggeser keras dan barang, menggunakan ember untuk menampung air, atau membeli payung agar kertas dan barang kita tidak basah, hampir dipastikan itu bukan keputusan dan pemecahan masalah yang efektif dan solutif.

Kita kembali pada diskusi tentang analisa masalah dan problem solving. Penting bagi kita untuk mengetahui penyebab setiap masalah sebelum kita mengambil sebuah keputusan. Banyak metode yang dapat kita gunakan untuk melakukan analisa masalah. Kita bisa gunakan fish bone analysis, atau menggunakan pertanyaan dengan 5W, bisa juga analisa dengan pohon masalah, dan beberapa metode problem analisa lainnya. Dari ilustrasi tadi, kita juga belajar bahwa sumber masalah itu tidak selalu berada pada hal yang terkena dampak dari masalah. Ini juga salah satu hal yang perlu diketahui saat kita melakukan analisa masalah, selain pesan utama bahwa menyelesaikan masalah bukan pada akar masalah adalah melakukan perbuatan yang sia-sia.

Terdapat istilah untuk penyelesaian masalah yang hanya melihat dampak langsung masalah, dan tidak melihat akar penyebab masalah, yaitu problem solving dengan pendekatan "pemadam kebakaran." Dalam pendekatan ini, yang utama adalah masalah (sementara) selesai sesegera dan secepat mungkin. Apabila nanti masalah tersebut muncul kembali, akan dipikirkan nanti saja yang biasanya juga dilakukan dengan pendekatan pemadam kebakaran. Dampaknya adalah kita akan lelah karena banyak energi dan sumber daya yang harus dikeluarkan tetapi masalah tidak pernah selesai. Dan jika dilakukan analisa lebih lanjut, ternyata banyak atasan atau pimpinan di sekitar kita yang menggunakan pendekatan pemadam kebakaran dalam menyelesaikan masalah organisasi atau bisnis yang muncul. Sesuai perkiraan, dampaknya adalah inefisiensi terjadi dimana-mana. Lalu bagaimana dengan pengalaman yang pernah dialami, atau terjadi di tempat kerja para pembaca semuanya?