Oleh: Hendris Herriyanto
KPPN Makassar II pada tanggal 25 November 2014 memperoleh sertifikat Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 bersama dengan 3 KPPN lainnya yaitu KPPN Malang, KPPN Semarang II, dan KPPN Wates. Perolehan ini merupakan suatu keberhasilan yang patut mendapat apresiasi. Bagaimana tidak, hal ini merupakan implementasi nyata dari visi Direktorat Jenderal Perbendaharaan yaitu menjadi pengelola perbendaharaan negara yang unggul di tingkat dunia. Di samping itu pencapaian tersebut merupakan salah satu roadmap dari transformasi Direktorat Jenderal Perbendaharaan (Ditjen PBN) yaitu dalam rangka penguatan sistem kelembagaan. Untuk bisa mendunia salah satu wujudnya adalah bisnis proses KPPN diakui dan memenuhi standar yang berlaku secara internasional. Dengan adanya perolehan sertifikasi ISO (the International Organization for Standardization), hal ini merupakan pengakuan dari dunia internasional bahwa KPPN telah taat azas memberikan produk yang memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan serta menjalankan prosedur berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sertifikat tersebut diberikan setelah organisasi dinyatakan lulus dari suatu proses audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi yang berwenang.
Sudah seharusnya semua kantor layanan pemerintah harus berstandar internasional karena dapat memberikan kepercayaan dan kepuasan kepada stakeholder melalui keunggulan jaminan kualitas yang terorganisasi dan sistematis. Hal terpenting lainnya adalah adanya perubahan mindset dari seluruh pegawai kearah yang lebih baik lagi. Dengan adanya ISO terjadi peningkatan kualitas dan produktivitas dari manajemen melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendali yang konsisten, serta pengurangan dan pencegahan pemborosan karena adanya operasionalisasi internal yang lebih baik.
Jika melihat sejarah ke belakang, telah terjadi transformasi kantor pelayanan yaitu dari KPPN model konvensional menjadi KPPN Percontohan hingga perubahan menjadi KPPN bersertifikat ISO. Perubahan dari KPPN konvensional menjadi KPPN Percontohan dilatarbelakangi dengan adanya reformasi birokrasi terutama dalam hal anti korupsi dan gratifikasi. Sedangkan perubahan menjadi KPPN bersertifikat ISO dilatarbelakangi semangat melakukan kegiatan yang berfokus pada pelanggan dan mendapat pengakuan dari dunia internasional. Perubahan ini merupakan tuntutan dari organisasi Ditjen PBN untuk terus bertransformasi menjadi organisasi yang lebih baik. Perubahan yang sangat dirasakan dalam pencapaian ISO ini adalah perubahan mindset bahwa segala komitmen layanan orientasinya hanya untuk kepuasan stakeholder tanpa ditawar lagi. Keluhan sekecil apapun menjadi perhatian yang sangat besar, sehingga dituntut untuk selalu bekerja benar dan bekerja untuk melayani kepuasan stakeholder.
Pencapaian perolehan ISO oleh KPPN Makassar II tidaklah instan didapat begitu saja. Sebelumnya sudah beberapa kali KPPN Makassar II memperoleh penghargaan sebagai kantor berkinerja terbaik. Pemilihan KPPN Makassar II ditunjuk Kantor Pusat untuk mendapatkan sertifikasi ISO karena memiliki latar belakang prestasi. Kisah untuk mendapatkan sertifikasi ISO dilalui dengan penuh perjuangan. Seluruh pegawai bekerja tak kenal lelah dan tak kenal waktu. Pada awalnya para pegawai tidak mempunyai semangat dan pengetahuan terkait ISO sama sekali. Sebelum kick off implementasi ISO dimulai, terdapat pertanyaan “Untuk apa ISO itu dan apa manfaatnya buat para pegawai”. Hal ini tercetus karena ada rasa kekhawatiran yang mendalam antara lain akan adanya tambahan pekerjaan di samping pekerjaan rutin yang selama ini bebannya cukup tinggi. Dengan adanya dorongan semangat dari Kepala Kanwil dan semua pihak, akhirnya seluruh pegawai bertekad untuk meraih ISO tersebut. Kata-kata motivasi dari Bapak Kakanwil yang sering disampaikan yaitu “Iso ora Iso kudu ISO”.
Perjalanan untuk mendapatkan sertifikat ISO ditargetkan harus selesai dalam waktu 5 bulan sejak kegiatan kick off dimulai. Banyak tahapan kegiatan yang harus dilalui untuk mencapai ISO yaitu dari mulai kick off, pembentukan Tim ISO dan Internal Audit, sosialisasi, perancangan dan pengembangan sistem, audit internal sampai dengan puncak kegiatan main audit dari Badan Sertifikasi. Seluruh pegawai bekerja pantang menyerah dan tanpa mengenal waktu. Hampir setiap saat dilakukan rapat koordinasi dalam rangka evaluasi untuk memastikan serangkaian kegiatan telah berjalan sesuai time frame yang telah ditetapkan. Hingga akhirnya pencapaian memperoleh ISO dari badan sertifikasi terwujud.
Perjuangan tidak berhenti sampai di situ, setelah memperoleh sertifikasi, banyak kewajiban yang harus dilakukan agar predikat ISO tersebut tidak lepas. Setiap 6 bulan sekali harus dilakukan audit internal untuk selanjutnya dilakukan audit eksternal dari Badan Sertifikasi. Adanya satu temuan saja menjadi perhatian yang harus diselesaikan, terutama temuan mayor. Apabila terdapat temuan mayor dalam audit eksternal tidak ditindaklanjuti berdampak predikat ISO dicabut. Tantangan lain setelah mendapat predikat ISO yaitu ketika terdapat pegawai yang berperan dalam pencapaian ISO terkena mutasi dan mendapat tugas belajar. Hal ini berakibat berkurangnya personil internal auditor yang memiliki sertifikasi. Hal ini penting karena salah satu kualitas audit internal yaitu apabila auditor internalnya bersertifikat.
Pencapaian memperoleh sertifikat ISO bukanlah akhir dari segalanya. Ada pepatah “Getok Tular” yaitu pengalaman dalam rangka memperoleh sertifikat ISO akan bernilai dan bermakna apabila ditularkan kepada KPPN lainnya. Suatu hal yang membanggakan apabila bisa membantu KPPN lain memperoleh sertifikat ISO. Dahulu dalam memperoleh predikat ISO didampingi oleh surveyor, namun saat ini Tim ISO dari KPPN Makassar II diberi kepercayaan untuk mendampingi Makassar I untuk memperoleh ISO. Begitulah sinergi yang harus terus ditumbuhkembangkan demi kemajuan organisasi.
Kadang terbersit pikiran negatif, upaya yang tak mengenal lelah yang telah dilakukan apakah ada reward-nya? Di samping itu ada celotehan setelah memperoleh ISO yang mengatakan “buat apa mutu pelayanan berstandar internasional namun penghasilannya tidak, berbeda dengan Saudara kita di gedung sebelah, meski tak memiliki ISO penghasilannya berstandar internasional”. Pikiran seperti itu harus kita buang jauh-jauh karena apa yang telah kita lakukan tidaklah sia-sia, pasti akan ada balasan walau hanya sebesar titik. Balasan tidak langsung berupa materi, tapi yakinlah bahwa kita mempunyai tabungan kebaikan yang akan cair dikemudian hari.
Tak ada keberhasilan yang diraih tanpa perjuangan. Untuk mencapai sukses pasti menghadapi kesulitan dan kesusahan. Ketika menghadapi kesulitan harus bersikap legawa dan sabar serta mau belajar dari kesulitan. Itulah prinsip yang selalu kita pegang dalam menjalani proses transformasi yang berlangsung saat ini. Salut dan bangga kepada rekan-rekan yang telah berjuang untuk mendapatkan sertifikasi ISO. Tetap semangat, tetap berjuang, dan tetap berkarya.
Disclaimer:
Artikel adalah opini pribadi, tidak mencerminkan institusi Ditjen Perbendaharaan.
