Performa Hebat Dukungan Jaringan Kuat

Dahulu membayangkan untuk mengimplementasikan salah satu kegiatan modern office seperti aktivitas bekerja dari rumah atau dari tempat lainnya sangatlah sulit. Betapa tidak, hal tersebut perlu mengubah mindset pegawai yang memiliki pola kebiasan sehari-hari datang ke kantor dan mengerjakan tugas di ruangan penuh dengan rekan kerja ke tempat lain. Namun kenyataannya kondisi tersebut tidak berlaku untuk saat ini, dengan adanya wabah Covid-19 ternyata pegawai kantoran “dipaksa” untuk mengubah pola kebiasaan bekerjanya dengan seketika. Hasilnya sungguh luar biasa, seluruh pihak tanpa terkecuali mampu bertransformasi untuk melakukan kegiatan modern office ini dari kediamannya masing-masing.

Tentunya tidak mudah untuk mengerjakan sesuatu hal yang serius dari dalam rumah, terutama terkait dengan pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi. Ditambah dengan keberadaan pasangan dan buah hati tersayang yang sama-sama berada di dalam rumah, yang sama-sama bekerja atau belajar dari rumah.

Sejalan dengan terbitnya Surat Keputusan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB) No. 13A Tahun 2020 tanggal 29 Februari 2020 tentang Perpanjangan Status Keadaan Tertentu Darurat Bencana Wabah Penyakit Akibat Virus Corona di Indonesia. Terdapat beberapa institusi yang memberlakukan split operations bagi segenap karyawannya yang artinya terdapat beberapa perusahaan yang tidak memungkinkan melakukan pekerjaan dari rumah (bidang-bidang kritikal), memberikan limitasi tertentu terhadap jumlah pegawai yang diperkenankan hadir ke kantor selama pembatasan sosial (social distancing) secara terbatas tetap dilakukan. 

Dengan kondisi seperti ini, akhirnya memaksa perusahaan untuk memberikan izin kepada pegawainya untuk bekerja dari rumah atau biasa dikenal dengan istilah work from home. Bekerja dari rumah, bagi beberapa instansi swasta dan perusahaan kepemilikan asing mungkin bukanlah sesuatu hal yang baru. Tujuan utamanya adalah untuk mengoptimalkan produktivitas karyawan (bekerja secara bergilir) dan meningkatkan efisiensi biaya operasional perusahaan (menghemat sewa kantor, biaya listrik dan sebagainya). Namun istilah ini sangatlah asing bagi perusahaan dalam negeri terutama di sektor pemerintahan. Bekerja dari rumah merupakan fenomena baru yang semakin marak belakangan ini.

Dengan semakin meluasnya penyebaran wabah Covid-19 dan diperkuat terbitnya perintah Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) di Jakarta yang mulai diterapkan pada tanggal 10 April 2020 lalu hingga 14 hari ke depan sesuai Peraturan Gubernur No.33 Tahun 2020 disusul dengan pemberlakuan ketentuan yang sama di daerah lain, work from home menjadi salah satu solusi yang paling memungkinkan untuk dilakukan. 

PSBB adalah upaya Pemerintah untuk melakukan pembatasan kegiatan tertentu penduduk dalam suatu wilayah yang diduga terinfeksi Covid-19 sedemikian rupa untuk mencegah penyebarannya semakin meluas.

Pemberlakuan PSBB ini meliputi peliburan tempat pendidikan dan tempat bekerja, pembatasan kegiatan keagamaan dan pembatasan kegiatan di fasilitas umum. Namun tentunya hal ini dikecualikan bagi pelayanan tertentu misalnya pelayanan kebutuhan bahan pangan, kesehatan dan pelayanan terkait dengan jasa keuangan.

Dengan diterapkannya ketentuan tersebut, mengoptimalkan peran virtual menjadi alternatif yang paling memungkinkan. Pasalnya, Pemerintah sudah menyatakan perang terhadap wabah Covid-19 ini dan berusaha membatasi ruang gerak individu secara masif. Bagi perusahaan keputusan ini sangat sulit untuk diimplementasikan, karena walau bagaimanapun peran sumber daya manusia sangatlah penting bagi perusahaan dan sebagai omset utama dalam menjalankan operasional.

Untuk itu, mengefektifkan peran virtual sangat penting untuk dilakukan dalam rangka koordinasi baik secara internal perusahaan atau dengan pihak kolega di luar kantor (stakeholder). Meskipun informasi belakangan ini, Pemerintah berniat untuk melonggarkan aturan ini. Namun, pelonggaran ini masih dianggap terlalu dini dan masih mengandung kontroversi sana-sini sehingga bagi beberapa perusahaan meneruskan budaya bekerja di rumah ini merupakan babak baru dari sebuah siklus organisasi.

Terdapat beberapa tips yang dapat digunakan dalam melakukan pekerjaan menggunakan teknologi virtual. Setidaknya terdapat tiga tahapan yaitu, pertama melakukan tahap persiapan. Persiapan ini berguna untuk memastikan bahwa konferensi atau meeting yang digelar memang perlu dilakukan, koordinasi dapat dilakukan melalui email atau menggunakan fasilitas group social messaging.

Sebagai bagian dari tahapan persiapan, perlu ditentukan agenda pembahasan dan penyusunan poin singkat mengenai topik yang akan didiskusikan serta upayakan dapat dibagikan kepada seluruh peserta sebelum rapat dimulai.

Selanjutnya, pelajari teknologi yang tersedia pastikan sambungan internet memadai selama pelaksanaan koordinasi hingga waktu pelaksanaan berakhir. Terdapat beberapa penyedia layanan jaringan yang bagus di tanah air, namun demikian untuk mengoptimalkan performa kita agar lebih prima mencari penyedia layanan terbaik merupaka salah satu bagian dari tahapan persiapan, dan Tri punya berbagai layanan salah satunya adalah perdana AlwaysOn. Selain irit dikantong jaringan 3 Indonesia tidak pernah diragukan yang selalu aktif meningkatkan kapasitas jangkauan mereka dengan membangun BTS hampir di seluruh pelosok negeri.

Bagi institusi yang memiliki perwakilan di daerah, terutama daerahnya menyebar hingga ke pelosok, penyedia jaringan internet 3 ini memang jagonya dalam hal Kalahkan Jarak #KalahkanJarak.   

Kedua tahapan pelaksanaan. Tetapkan fasilitator diantara peserta rapat yang akan bertugas sebagai moderator sepanjang pelaksanaan rapat untuk kelancaran alur pembahasan dan penunjukkan notulen rapat sehingga rapat dapat lebih optimal. Apabila memungkinkan, dapat menggunakan video dan usahakan tetap menampilkan kesan formal selama waktu rapat berlangsung. Upayakan memberi konsentrasi penuh pada pembahasan selama rapat dan tidak melakukan aktivitas lainnya (tidak multitasking), usahakan posisi pasangan dan buah hati selalu pada radius aman sehingga tidak mengganggu 

proses konsentrasi terselenggaranya meeting online ini. Lebih lanjut, salah satu kelebihan Tri dengan produk unggulannya perdana AlwaysOn ini adalah kita tidak perlu merasa khawatir sisa kuota akan hangus atau jika tiba-tiba jaringan terputus di tengah jalan,  karena lupa isi ulang data atau khawatir, kita masih tetap dapat menikmati kebebasan berinternet dengan kuota data yang aktif selama nomor Tri  masih berada dalam Masa Aktif.

Selama pelaksanaan meeting, usahakan seluruh peserta dapat mengefektifkan pelaksanaan rapat tanpa ada jeda waktu yang dapat memungkinkan memecah konsentrasi peserta. Apabila menggunakan perangkat yang memiliki video dan audio, perlu diingatkan kepada setiap peserta untuk menonaktifkan audio (mic) saat tidak sedang berbicara di dalam forum untuk menghindari adanya gangguan selama rapat. Bila diperlukan untuk menyampaikan pendapat atau pertanyaan usahakan secara singkat dan tidak bertele-tele.

Ketiga tahapan follow up atau tindak lanjut. Meskipun rapat digelar secara virtual poin-poin kesimpulan ada baiknya tetap dicatat dan dikomunikasikan kepada seluruh peserta rapat. Terdapat beberapa aplikasi yang memungkinkan pelaksanaan rapat dilakukan perekaman dan disimpan sebagai dokumentasi. Penyampaian hasil pembahasan tersebut diharapkan dilakukan kurang dari 24 jam dari waktu pelaksanaan rapat sehingga tindak lanjut dapat dilakukan dengan segera. Dengan matangnya tahap persiapan dan pelaksanaan, seharusnya tahapan ketiga bukanlah suatu masalah, dengan bantuan layanan jaringan Tri yang prima semakin yakin dapat mendukung transformasi babak baru dunia kerja sehingga mampu mewujudkan kerja hebat dan KalahkanJarak, untuk informasi yang lebih komprehensif bisa langsung dapat informasinya melalui website resminya di www.tri.co.id atau bisa langsung di klik link https://bit.ly/2XqKZMI .

Terdapat beberapa aplikasi yang dapat digunakan secara gratis untuk menunjang pelaksanaan konferensi jarak jauh tersebut, diantaranya Zoom yaitu aplikasi yang menyediakan layanan konferensi jarak jauh yang menggabungkan fungsi video, audio dalam pertemuan secara online; Google Hangout adalah aplikasi komunikasi yang dikembangkan oleh Google untuk melakukan rapat secara online dengan jumlah peserta mencapai sepuluh orang dengan menggunakan video atau 150 orang menggunakan panggilan suara; Skype yaitu aplikasi yang menyediakan layanan konferensi jarak jauh dengan menyediakan kualitas audio dan video berkualitas tinggi. Ketiga aplikasi tersebut juga menyediakan layanan agar peserta dapat berbagi presentase pada saat konferensi atau rapat berlangsung.

Di tengah kepanikan yang merajalela bersamaan dengan meluasnya wabah Covid-19, perlu kita syukuri bahwa kita masih dapat diberikan kesehatan dan kesempatan untuk tetap berkarya.

Momentum ini seyogyanya dapat menyadarkan kita bahwa kesehatan kita dan keluarga adalah yang paling utama dengan tidak mengesampingkan kewajiban sebagai karyawan dari sebuah institusi yang harus kita penuhi dan target-targetnya. Pada akhirnya adaptasi itu hanya perlu membutuhkan waktu singkat saja, karena bekerja jarak jauh pun terasa semakin menyenangkan. Bekerja di kantor ataupun di rumah, mari beri yang terbaik untuk lembaga dan bangsa.

oleh : Oktoviana BS