Bikin Gemetar Bos! Emang Pelayanan Publik Boleh Secepat Itu? Tinggal Klik Semua Selesai

Di tengah revolusi teknologi informasi, percepatan pelayanan publik menjadi tujuan yang semakin penting. Penggunaan media digital sebagai alat untuk memberikan layanan publik telah membawa transformasi signifikan dalam interaksi antara pemerintah dan masyarakat. Dalam menciptakan pelayanan publik yang lebih efisien dan efektif, mahasiswa KKN tim II UNDIP 2022/2023 Desa Gedong pada bulan Juli 2023 menciptakan pelayanan publik melalui "Media Center Desa Gedong (Mcd Gedong)" 

McD Gedong merupakan bot WhatsApp Business yang diimplementasikan sebagai pusat layanan online bagi masyarakat. Program ini didukung oleh pembuatan video tutorial scan dokumen dalam bentuk PDF dan pencerdasan untuk masyarakat, dengan tujuan mempermudah akses pembuatan berbagai identitas administratif seperti Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, dan Kartu Tanda Penduduk. 

Sebelum pelaksanaan program, tim melakukan survey dan wawancara dengan perangkat desa untuk memahami proses pengajuan berkas administrasi kependudukan. Hasil wawancara menjadi dasar perancangan bot WhatsApp Business yang akan memberikan informasi serta membantu pengajuan berkas. Sebagai langkah awal, pelatihan penggunaan smartphone dan pembuatan file dengan format PDF dilakukan. Pelatihan ini memberikan dasar bagi masyarakat untuk mengakses pelayanan online.

Media digital menghilangkan batasan geografis dan waktu dalam interaksi publik. Warga tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk datang ke kantor desa atau menunggu antrian panjang. Layanan publik dapat diakses kapan saja dan di mana saja, menghemat waktu dan energi masyarakat. Pemanfaatan media digital mengurangi birokrasi yang seringkali menjadi hambatan dalam pelayanan publik. Proses-proses yang dulu memakan waktu dan melibatkan banyak langkah kini dapat disederhanakan dan diotomatisasi. Ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga mengurangi peluang terjadinya praktik pungli.

Program ini dilakukan dengan sasaran masyarakat di Desa Gedong, Kec. Ngadirojo, Wonogiri, Jawa Tengah. Media digital ini berupa Whatsapp Business yang dapat dengan mudah diakses oleh masyarakat Desa Gedong melalui Whatsapp biasa. Selain itu, Whatsapp Business ini juga dilengkapi dengan fitur chat bot (robot digital) yang dapat menjawab otomatis beberapa pertanyaan yang sudah tersedia di deskripsi MCD Gedong. 

Dok. McD Gedong

Beberapa layanan yang tersedia yaitu ketik angka "1" untuk Kartu Tanda Penduduk (KTP), ketik angka "2" untuk Akta Kelahiran, ketik angka "3" untuk Akta Kematian, ketik angka "4" untuk Pindah Datang, ketik angka "5" untuk Pindah Keluar, ketik angka "6" untuk Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK), ketik angka "7" untuk Pendaftaran Nikah, ketik angka "8" untuk Masukan Masyarakat, dan ketik angka "9" untuk Pertanyaan Masyarakat. Kemudian MCD Gedong akan menjawab menjawab sesuai keperluan layanan. Untuk berkas yang di kumpulkan ke MCD Gedong dapat berupa file pdf berisi foto berkas persyaratan yang sudah ditentukan dalam balasan chat MCD Gedong dan dikirim ke MCD Gedong beserta identitas.

Namun, dalam kemudahan penggunaan MCD Gedong. Terdapat juga beberapa masyarakat yang masih kesulitan dalam pengumpulan file pdf karena belum mengerti cara merubah file foto menjadi pdf. Kami juga sudah memecahkan masalahnya dengan membuat video tutorial merubah file foto menjadi file pdf, selanjutnya video disebar ke grup whatsapp setiap rt yang ada di Desa Gedong sehingga diharapkan dapat menjangkau seluruh warga Desa Gedong.

Setelah pelaksanaan program, terlihat dampak positifnya. Masyarakat mulai menggunakan WhatsApp Business Media Center Desa Gedong untuk pengajuan berkas administratif. Video tutorial scan dokumen menjadi format PDF yang dibagikan kepada Kepala Dusun sebagai perpanjangan tangan untuk disampaikan kepada masyarakat. Pencerdasan tentang fitur-fitur bot juga mendorong masyarakat untuk lebih percaya diri dalam berinteraksi dengan layanan online. Saat diwawancarai, seorang warga, Sugeng, mengatakan, "Program ini sungguh membantu. Saya tidak perlu repot-repot datang ke kantor desa dan waktu pun jadi lebih efisien."

Inovasi McD Gedong telah memberikan loncatan baru dalam pelayanan publik desa. Dengan memanfaatkan teknologi, Desa Gedong berhasil memberikan pelayanan yang lebih baik dan efisien kepada masyarakat, menjawab tuntutan zaman dengan solusi modern. Inovasi ini  tidak hanya berhenti pada pelaksanaan program awal. Setelah mendapat respons positif dari masyarakat, langkah-langkah lanjutan diambil untuk menjaga keberlanjutan dan memaksimalkan manfaat program dan pencerdasan mendalam tentang penggunaan bot WhatsApp Business Media Center Desa Gedong serta pengoptimalan fitur-fiturnya juga menjadi hal yang signifikan dalam program ini.