Kendala Arsiparis dalam Pengelolaan Arsip di Dinas Pendidikan Kota Batu

Batu - Pengelolaan arsip merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengelola semua unsur yang ada atau yang terlibat dalam proses pengurusan arsip. Pengelolaan arsip yang baik dan benar akan berpengaruh terhadap kemudahan dan kelancaran dalam kegiatan kearsipan, baik dalam penciptaannya, penggunaan, pelaksanaan layanan, pemeliharaan arsip dan lain-lain. Pengelolaan arsip ini tentunya tidak akan terlepas dari peran seorang arsiparis. Arsiparis adalah orang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang mempunyai tugas, fungsi dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan kearsipan.

Arsiparis yang ada di Dinas Pendidikan Kota Batu ini hanya terdapat satu arsiparis yang merupakan arsiparis tingkat ahli. Arsiparis ini merupakan arsiparis dari hasil rekrutmen oleh dinas dan dilantik oleh Walikota Batu. Arsiparis ini sudah bertugas sejak tanggal 1 Desember 2020 dan merupakan satu-satunya arsiparis yang berasal dari PNS yang ada di pencipta arsip.

"Disini arsiparisnya hanya saya sendiri, tapi alhamdulillah saya dibantu dengan teman-teman pegawai lain yang ada di unit pengolah, yaitu masing-masing bidang." Ujar Bu Sri (arsiparis)

Dengan adanya satu arsiparis, tentunya pengelolaan arsip harus bisa dilakukan dengan baik, efektif dan efisien agar proses kegiatan pelayanan yang diberikan juga dapat berjalan dengan baik pula. Hal ini dikarenakan arsip sebagai sumber informasi tertulis yang berisikan informasi-informasi penting dan memiliki nilai guna bagi suatu lembaga. Arsip bagi suatu lembaga mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan sebagai perumusan kebijakan.

Namun, di Dinas Pendidikan Kota Batu ini masih mengalami beberapa kendala dalam pengelolaan arsip. Kendala dalam pengelolaan arsip bagi arsiparis ini sebagai suatu tantangan tersendiri karena arsiparis sadar bahwa semua kegiatan yang dilakukan pasti ada masalahnya dan tentunya juga ada solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut.

"Menurut ibu, pengelolaan arsip sudah berjalan dengan baik. Tetapi, tentunya masih ada masalah yang menjadi penghambat dalam proses pengelolaan arsip disini, seperti kurangnya SDM, kurangnya kesadaran akan pentingnya arsip karena kita masih menganggap remeh arsip-arsip yang sudah berada di gudang dianggap sebagai arsip yang tidak penting dan tidak perlu diolah lagi. Selain itu, kendala lainnya itu seperti masih kurangnya sarana dan prasarananya, lalu unit pengolah yang tidak memberikan arsip surat keluar sehingga banyak arsip surat keluar yang tidak ada di unit kearsipan, dan juga tidak dilengkapinya surat balasan dari surat masuk sehingga ibu kesulitan dalam pemberkasan arsip-arsipnya." Ujar Bu Sri

Sehingga, dari kendala-kendala tersebut diperlukan manajemen arsip yang lebih baik lagi sebagai solusi dalam menyelesaikan permasalahan tersebut.

Penulis : Nur Aini_200106110026