Peran Teknologi terhadap Perubahan dan Perkembangan Organisasi

Kita bertanya: 

Sesuatu yang baik tidak selalu berguna.

Mengapa maksud baik dan baik dapat berlaga. 

Orang berkata "Kami ada maksud baik" 

Dan kita bertanya: "Maksud baik untuk siapa?"

---W.S RENDRA----

ABSTRAK

Teknologi setidaknya mempengaruhi dua hal dalam organisasi: pertama, efisiensi dan kedua, efektivitas. Kedua hal ini, memiliki dampak paling penting bagi organisasi dalam rangka mewujudkan visi-misinya. Efisiensi dan efektivitas menjadikan organisasi mengalokasikan sedikit saja sumber daya: (waktu, tenaga dan pembiayaan), dengan hasil yang maksimal.

Tuntutan lain dari lahirnya teknologi dalam organisasi yaitu mendorong anggota organisasi untuk lebih kreatif dan inovatif. Mengutip Schermerhorn (1996) dalam buku: Pengantar Manajemen, Dian Wijayanto (2012), proses inovasi dalam organisasi mencakup empat (4) tahapan yaitu: (1), penciptaan ide (2), penelitian awal (3), penetapan keyalakan dan (4), aplikasi akhir. Dalam masyarakat dan organisasi yang berbasis pada teknologi, rangkaian menjadi penting.

ISI

Gambar 2. Ilustrasi Mama - Mama Papua berjualan Bunga Hias di Pinggir Jalan/dokpri

Perkembangan globalisasi memberikan dampak yang signifikan terhadap perubahan berbagai aspek  dalam melakukan peningkatan kapasitas dari proses dan perkembangan organisasi saat ini. Dimana teknologi yang merupakan aspek fundamental atau dapat dikatakan sebagai sesuatu yang memberikan nilai tambah terhadap perubahan dan perkembangan individu maupun suatu organisasi saat ini memiliki pengaruh dan peran yang signifikan dari perkembangan siklus hidup suatu organisasi maupun individu.

Istilah mengenai teknologi tidak terlepas dari kata informasi, sehingga muncullah istilah teknologi informasi yang teridirI atas perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan organisaasi dalam mencapai tujuan bisnisnya. 

Pemahaman mengenai teknologi telah berubah selama beberapa dekade terakhir dari yang mana teknologi hanya berupa mesin komputer dan perangkat penyimpanan saja, telah beradaptasi menjadi suatu sistem teknologi informasi yang mengkolaborasikan dengan perangkat lunak dalam sistem operasinya dan rangkaian aplikasi yang tleah digunakan luas oleh organisasi-organisasi saat ini.

Berbicara mengenai peran teknologi dalam perubahan dan perkembangan organisasi, tidak telepas dari peran organisasi itu sendiri yang berkemauan untuk belajar dengan lebih baik lagi untuk menyesuaikan perilaku mereka dalam mencerminkan pembelajaran tersebut dengan menciptakan suatu proses bisnis yang baru dan mengubah pola dalam pengambilan keputusan manajemen.

Teknologi sendiri akan memberikan dampak yang berarti pada suatu organisasi dengan melihat pada tiga hal: pertama, akan memberikan proses pembelajaran pada organisasi dalam beradapatasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan sekitarnya. 

Hal lainnya dari proses pembelajaran itu sendiri untuk organisasi adalah muncullah suatu proses pengelolaan pengetahuan yang mengacu pada serangkaian proses bisnis yang dikembangkan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, menyimpan, dan memindahkan dan menerapkan pengetahuan itu sendiri yang mana bersumber dari proses adaptasi organisasi dan pengalaman organisasi itu sendiri (Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon, 2007).

Organisasi dapat memperoleh pengetahuan dengan berbagai cara selain beradaptasi dengan lingkungan sekitarnya dan dari pengalaman organisasi selama ini membuat pemanfaatan teknologi menjadi bagian penting dari organisasi dalam manajemen pengetahuan organisasi yang ada. Selanjutnya dengan bantuan teknologi yang ada dan dengan kolaborasi dari berbagai aplikasi yang tersedia memfasilitasi organisasi untuk dapat menyebarluaskan pengetahuan yang ada dalam organisasi untuk mendukung tercapainya tujuan organisasi. 

Seperti yang dilakukan oleh beberapa perusahaan besar di Jepang yaitu Hitachi, Mitsubishii, Sanyo dan yang lainnya mulai memadukan pengetahuan dalam teknologi informasi untuk mencipatakan produk-produk seperti peralatan rumah tangga, mesin pabrik dan juga peralatan kantor. Dengan menggabungakan intelligent agents dalam program perangkat lunak untuk bekerja secara langsung tanpa keterlibatan manusia untuk melaksanakan tugas tertentu.

Hal yang kedua yaitu teknologi memberikan kemampuan bagi organisasi untuk melangkah lebih jauh lagi dalam perubahan proses bisnis yang ada. Dengan tingginya arus informasi dan perkembangan globalisasi saat ini mendorong peran yang krusial dari teknologi itu sendiri dalam mengarahkan perubahan dan perkembangan dari organisasi.

Tepatnya bagaimana teknologi informasi itu mampu meningkatkan proses bisnis suatu organisasi ? dengan keterlibatan teknologi dalam menjembatasi perubahan dan perkembangan organisasi mampu mengotomatisasikan banyak langkah dalam proses bisnis yang mungkin sebelumnya atau selama ini telah dilakukan secara manual, seperti misalnya memproses kredit atau mengirim pesanan kepada pelanggan. 

Dengan adanya keterlibatan teknologi memberikan nuansa baru bagi organisasi untuk melakukan lebih banyak lagi dan lebih baik lagi dalam proses bisnis yang ada. Teknologi baru juga dapat mendorong perubahan arus informasi dalam organisasi, sehingga memungkinkan bagi lebih banyak orang untuk dapat mengakses dan berbagi informasi, mengubah prosedur yang seharusnya dikerjakan secara berurutan menjadi dapat dilakukan secara bersamaan, serta mampu menghilangkan kendala-kendala dalam pengambilan keputusan dalam organisasi.

Hal yang ketiga yaitu dengan adanya perubahan perilkau organisasi yang dipengaruhi oleh peran teknologi saat ini dapat membantu meningkatkan nilai tambah bagi suatu organisasi dibandingkan dengan beberapa lima sampai sepuluh tahun sebelumnya.

Nilai tambah ini dalam mencakup keseluruhan nilai organisasi itu sendiri mulai dari proses bisnisnya, manajemen pengetahuannya hingga nilai organisasi diukur secara material dalam bentuk profit dan image organsasi dipandangan stakeholdernya. Seperti halnya perusahaan farmasi saat ini dengan adanya bantuan teknologi dapat memberikan nilai tambah bagi proses bisnisnya untuk berusaha mengembangkan obat-obatan yang mampu mempercepat proses penyembuhan pasien yang ada dan juga mampu menyelamatkan satu kehidupan manusia.

Fred Luthans (2005) dalam bukunya: Perilaku Organisasi (Edisi 10) - terjemahan Indonesia, menguraikan bagaimana peranan e-bisnis (e-commerce), internet, manajemen pengetahuan (MP), modal intelektual dan globalisasi memberi dampak lingkungan terbesar pada bidang perilaku organisasi.

E-bisnis telah berkembang jauh dari beberapa contoh yang diberikan oleh Fred Luthans di tahun 2005. Ini menunjukan bahwa peran teknologi bukan lagi berjalan namun berlari sangat kencang. Dulu orang mungkin hanya mengenal Amazon.com, sekarang siapa yang tidak mengenal Alibaba atau Gojek? Prediksi Andy Grove, pimpinan perusahaan Intel, benar: "...dimasa mendatang, semua perusahaan harus terlibat dengan internet, atau mereka tidak akan memilih bisnis sama sekali".

E-bisnis, internet, manajemen pengetahuan, modal intelektual merupakan satu kesatuan yang dibutuhkan dalam transformasi organisasi pada berbagai level atau tingkatan pada hari ini.

Gambar 3. Ilustrasi Salah satu Lapak Konvensional Penjual Bunga Hias/dokpri

Gambar 4. Ilustrasi Akun Sosial Media Komunitas Penjual Bunga Hias di Jayapura/dokpri

Gambar 5. Ilustrasi Salah satu website e-commerce komunitas penjual bunga hias/dokpri

Contoh sederhana yang saya amati misalnya di Jayapura Papua. Mama-Mama Papua (Ibu-Ibu) yang dulunya menjual bunga hias dipinggir jalan, dengan pelanggan terbatas, yang hanya singgah ketika melintas didepan tempat usaha, hari bergerak menuju kondisi yang lebih prospek dengan menggunakan internet (social media) dalam mengembangkan usahanya. 

Platform social media memungkinkan adanya transformasi dalam organisasi dan dunia usaha. Penerapan teknologi informasi dan komunikasi memungkinkan mama -- mama Papua untuk membuat, memelihara, dan memperluas ikatan mereka, menjembatani, dan menghubungkan dengan dunia luar. Platform social media merupakan salah satu perangkat yang efekif untuk memasarkan produk. Mengingat pesatnya perkembangan teknologi , maka pelaku UMK dituntut untuk menguasai digital marketing. 

Akan tetapi sangat disayangkan, pelaku UMK dipapua masih minim tentang pengetahuan dalam dunia digital khususnya perangkat dasar yang menjadikan pelaku UMK sulit untuk mempromosikan produk usahanya. Perkembangan teknologi yang dikenalkan dalam pemasaran yang sebenarnya dapat membantu usaha mama -- mama papua untuk meningkatkan omzet penjualan mereka.

Contoh lainnya adalah organisasi formal seperti organisasi pemerintah yang menggunakan teknologi dalam menjalankan program-program dasar seperti: pemantauan kualitas pendidikan (kontrol terhadap sebaran guru, sekolah), kesehatan (sebaran penyakit malaria, pandemi covid-19) dan program pemberdayaan masyarakat lainnya. 

Dengan kebaruan-kebaruan ide, kemampuan memaksimalkan teknologi dan menciptakan peluang, dengan sendirinya telah merubah perkembangan organisasi/birokrasi lebih fleksibel dan power full (efisien dan efektif).

Kata kunci lain yang menurut saya penting dalam era teknologi yaitu: adaptasi. Adaptasi memungkinkan organisasi dapat mengikuti dan menyesuaikan diri dengan sejumlah  perubahan-perubahan yang terjadi dilingkungannya.

Contoh dari "adaptasi organisasi" yang bisa kita lihat yaitu pada masa pandemi ini. Ketika pemerintah mengeluarkan aturan pembatasan aktivitas sosial dalam rangka Penanggulangan Bencana Covid-19, organisasi-organisasi yang berbasis pada internet dan platform digital tidak mengalami kendala yang signifikan. Ini berbanding terbalik dengan organisasi/korporasi dengan budaya lama yang pada akhirnya harus kewalahan menghadapi situasi ini.

Gambar 6 . Ilustrasi salah satu Pengunjung di salah satu Kebun Penjual Bunga Hias/dokpri

PENUTUP

Teknologi memiliki potensi untuk mempengaruhi bisnis kecil dengan cara yang positif dan merugikan, tergantung pada tujuan yang dimiliki bisnis, produk yang mereka pilih untuk digunakan, dan seberapa baik pengusaha dan karyawan mereka beradaptasi dengan sistem baru.

Dengan demikian, peran teknolgi dalam perubahan dan perkembangan suatu organisasi dapat dilihat dari tiga aspek penting yaitu memberikan organisasi suatu proses pembelajaran dalam pengelolaan pengetahuan dalam organisasi, memdorong mengalirnya arus informasi dalam perubahan proses bisnis dalam organsasi dan memberikan nilai tambah bagi keseluruhan organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Laudon. Kenneth C., dan Laudon. Jane P., "Management Information System", 10th ed, Jakarta: Salemba Empat, 2007.

Luthans, Fred. 2005. Perilaku Organisasi Edisi Sepuluh. Yogyakarta : Penerbit Andi

Luthans, Fred. 2005. Organizational Behaviour 10th edition. New York :McGraw-
Hill International Editions