Kenali siapa saja pemangku kepentingan dalam perusahaan yang terkait dengan pengambilan keputusan TI. Ini termasuk manajemen senior, tim TI, departemen operasional, serta mitra dan pelanggan. Pemahaman yang jelas tentang kebutuhan dan ekspektasi mereka akan membantu dalam merancang struktur yang tepat.
c. Tetapkan Tujuan dan Sasaran
Tetapkan tujuan dan sasaran spesifik yang ingin dicapai melalui implementasi struktur hak keputusan TI. Misalnya, meningkatkan kecepatan pengambilan keputusan, memperkuat keamanan data, atau meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi.
2. Identifikasi Peran dan Tanggung Jawab
Setelah memahami kebutuhan bisnis, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi peran dan tanggung jawab dalam struktur hak keputusan TI. Ini penting agar setiap orang tahu apa yang harus dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab.
a. Buat Daftar Peran
Buat daftar peran yang ada dalam pengelolaan TI, seperti Chief Information Officer (CIO), Chief Information Security Officer (CISO), manajer proyek TI, dan tim pengembangan. Jangan lupa sertakan peran dari departemen lain yang berinteraksi dengan TI.
b. Definisikan Tanggung Jawab
Definisikan tanggung jawab masing-masing peran dengan jelas. Misalnya, CIO bertanggung jawab atas strategi TI secara keseluruhan, sementara CISO bertanggung jawab atas keamanan informasi. Pastikan tanggung jawab ini terdokumentasi dengan baik dan disosialisasikan ke seluruh tim.
c. Tentukan Batasan Wewenang
Tentukan batasan wewenang setiap peran. Ini termasuk hak untuk membuat keputusan tertentu, alokasi anggaran, dan otorisasi akses ke sistem. Batasan wewenang yang jelas akan membantu menghindari konflik dan tumpang tindih tugas.
3. Tentukan Tingkat Keputusan
Tidak semua keputusan harus diambil oleh manajemen puncak. Menentukan tingkat keputusan yang tepat akan membantu mempercepat proses dan meningkatkan efisiensi. Berikut cara menetapkan tingkat keputusan:
a. Kategorisasi Keputusan
Kategorisasikan keputusan berdasarkan kompleksitas dan dampaknya. Misalnya, keputusan strategis yang berdampak besar pada perusahaan mungkin perlu persetujuan manajemen senior, sementara keputusan operasional sehari-hari bisa diserahkan ke manajer proyek atau tim TI.
b. Tetapkan Hierarki Keputusan
Buat hierarki keputusan yang jelas. Misalnya, keputusan besar seperti investasi infrastruktur TI baru perlu persetujuan dari dewan direksi, sementara upgrade perangkat lunak bisa disetujui oleh CIO. Hierarki ini membantu memastikan keputusan diambil oleh orang yang tepat pada level yang tepat.
c. Desentralisasi Keputusan
Di mana memungkinkan, desentralisasikan pengambilan keputusan. Memberikan otonomi kepada tim atau departemen untuk mengambil keputusan operasional dapat meningkatkan responsivitas dan fleksibilitas. Namun, pastikan ada mekanisme pengawasan untuk menjaga keselarasan dengan strategi perusahaan.
4. Buat Kebijakan dan Prosedur yang Jelas
Kebijakan dan prosedur yang jelas adalah fondasi dari struktur hak keputusan yang efektif. Mereka memastikan semua orang tahu apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya. Cara membuat kebijakan dan prosedur yang jelas, diantaranya:
a. Tulis Panduan Kebijakan
