Kontribusi Mahasiswa Magang dalam Pembenahan Kearsipan di PTUN Surabaya Guna Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Arsip

[Sidoarjo, 18 Oktober 2024] — Kearsipan perkara sebagai administrasi pada bidang kepaniteraan merupakan bagian penting dari pelayanan publik, dimana diperlukan penyusunan dan penataan arsip berkas perkara yang baik guna memudahkan pencarian berkas demi terwujudnya pelayanan prima. Administrasi kearsipan harus dilakukan dengan baik karena beberapa nilai penting yang terkandung didalamnya, antara lain: (1) nilai hukum (legal value), (2) nilai administrasi (administrative value), (3) nilai keuangan (fiscal value), (4) nilai penelitian (research value), dan (5) nilai dokumentasi (educational value).Dalam kegiatan pembenahan administrasi kearsipan tersebut, didampingi oleh Panitera Muda Perkara dan Plt. Panitera Muda Hukum beserta jajarannya memeriksa ruang arsip yang menyimpan berkas perkara mulai tahun 1991 hingga saat ini dengan melibatkan peran mahasiswa yang tengah menjalani kegiatan magang untuk membantu membenahi pengelolaan administrasi kearsipan.

Mahasiswa magang yang terlibat yaitu Universitas Trunojoyo Madura, Universitas Veteran Jatim, UIN Jember, IAIN Tulungagung dan IAIN Ponorogo dalam program pembenahan pengelolaan administrasi kearsipan di Pengadilan Tata Usaha Negara Surabaya. Mahasiswa yang mengikuti Kegiatan ini terlibat dalam berbagai tugas, mulai dari penataan ulang berkas perkara, pembaruan punggung berkas perkara agar lebih efisien. Salah satu mahasiswa dari Universitas Trunojoyo Madura, Tiana Afiani menyatakan bahwa pengalaman ini sangat berharga. "Kami belajar bagaimana pentingnya administrasi yang baik di lembaga peradilan khususnya di Pengadilan Tata usaha Negara Surabaya ini. Proses yang kami jalani juga memberikan kami pemahaman tentang kearsipan berkas perkara In-aktif" ujar Andi.

Selain itu, para mahasiswa juga mendapatkan pelatihan intensif terkait prosedur administrasi peradilan, mulai dari pengelolaan berkas perkara hingga penyimpanan dokumen penting. Kegiatan ini diharapkan dapat menjadi solusi jangka panjang dalam menjaga kualitas pelayanan publik di pengadilan Tata Usaha Negara Surabaya, sekaligus membuka jalan bagi generasi muda untuk lebih memahami sistem peradilan di Indonesia.

Pembenahan ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan arsip serta menjaga kebersihan dan kerapihan ruang arsip sehingga memudahkan dalam pencarian arsip berkas perkara saat diperlukan.