DNA Organisasi untuk Perbaikan Terus-menerus
DNA (Deoxyribonucleic Acid) adalah molekul yang mengandung kode genetik yang mengatur fungsi, perilaku, dan perkembangan organisme hidup, termasuk manusia. Meskipun DNA mempengaruhi perilaku seseorang, namun perilaku tersebut juga dipengaruhi oleh lingkungan dan pengalaman yang pernah dialami. Sulit untuk mengetahui seberapa besar pengaruh gen dan lingkungan terhadap perilaku, keputusan, atau kebiasaan seseorang.
Konsep DNA ini ternyata ada dalam organisasi, yaitu Persamaan Keterlibatan (The Engagement Equation) yang merupakan kerangka kerja yang tersaji dalam buku " The Toyota Engagement Equation: How to Understand and Implement Continuous Improvement Thinking in Any Organization" yang ditulis oleh Tracey Richardson dan Ernie Richardson, berdasarkan apa yang dialaminya di Toyota Motor Manufacturing of Kentucky (TMMK). Konsep DNA Organisasi ini berfokus pada pemahaman dan penerapan pemikiran perbaikan berkelanjutan dalam organisasi mana pun, dengan menekankan pentingnya keterlibatan dalam mendorong perubahan dan perbaikan yang sukses.
Persamaan Keterlibatan (Engagement Equation): DNA = GTS6 + E3
Persamaan ini membantu memahami dan menghayati konsep budaya yang sangat penting bagi pekerjaan sehari-hari, dalam lingkungan kerja yang menganggap bahwa tugas setiap orang adalah terus mencari perbaikan, memecahkan masalah, dan mengembangkan aset terpenting yaitu manusia.
Pemikiran dasar di sini berlaku di semua tingkat organisasi, baik karyawan tersebut adalah CEO yang membuat keputusan eksekutif atau pekerja per jam yang melakukan perbaikan pada proses di lantai produksi. Keserbagunaan ini mencerminkan makna sebenarnya dari DNA organisasi dan semangat di balik pelajaran yang diajarkan kepada kami di Toyota.
Persamaan Keterlibatan (Engagement Equation) menggambarkan apa yang harus dilakukan untuk menanamkan DNA di seluruh organisasi.
GTS6 menggambarkan setiap elemen pemecahan masalah.
- Pergi untuk Melihat (Go to See). Jauhi meja Anda. Daripada mengandalkan pertemuan di ruang konferensi, cari tahu apa yang sebenarnya terjadi di gemba. Kembangkan pandangan yang tajam terhadap pemborosan dan masalah yang tidak langsung terlihat. Dengarkan apa yang dikatakan orang-orang Anda. Selalu pertanyakan asumsi Anda. Selalu ingat tujuan saat Anda mengunjungi gemba.
- Pahami Situasinya (Grasp the Situation). Kumpulkan fakta tentang apa yang sebenarnya terjadi versus apa yang seharusnya terjadi, dan tentukan secara ilmiah bagaimana kesenjangan itu dapat diukur. Ajukan pertanyaan yang mengungkap fakta, bukan opini. Pecahkan masalah menjadi komponen yang dapat dikelola.
- Dapatkan Solusinya (Get to Solution). Tentukan akar penyebab dan rumuskan rencana tindakan yang menghilangkan masalah. Pastikan rencana tersebut membahas semua fakta dan tidak terburu-buru mengambil kesimpulan. Kembangkan konsensus di antara semua pemangku kepentingan, dan pertahankan konsensus dan komunikasi menyeluruh saat Anda menerapkan rencana tersebut.
- Mencapai Standardisasi (Get to Standardization). Kembangkan standar kerja sehingga praktik yang berhasil dapat diadopsi secara universal di seluruh organisasi. Pastikan bahwa standar tersebut dikomunikasikan dengan benar, dipahami, dan diikuti dengan pertanggungjawaban.
- Mencapai Keberlanjutan (Get to Sustainability). Pastikan bahwa solusinya tetap stabil. Tinjau hasil dengan cermat untuk memastikan bahwa hasil tersebut tidak kembali ke norma lama. Gunakan indikator utama untuk mengidentifikasi faktor apa pun yang dapat mengganggu proses atau membuatnya usang.
- Mencapai Peregangan (Get to Stretch). Tingkatkan standar, dan mulai lagi. Ingatlah bahwa penting untuk selalu melakukan perbaikan.
Penting untuk membedakan metode dari pemikiran di sini. Proses delapan langkah, atau PDCA, adalah metode pemecahan masalah tertentu, dan perkembangan melalui langkah-langkah ini adalah perjalanan yang harus ditempuh setiap pemecah masalah. Di sisi lain, GTS6 mewakili pola pikir yang kita bawa saat kita menjalani semua langkah. Pola pikir ini muncul dan berulang pada berbagai tahap, dan saat proses pemecahan masalah semakin intensif dan melibatkan lebih banyak orang, semakin banyak pola pikir GTS ini yang berperan.
E3 = Everybody Everyday Engaged. Ini menandakan bahwa para pemimpin harus melibatkan setiap karyawan dalam GTS6 sehingga pemikiran ini menjadi cara hidup di seluruh organisasi.
GTS6 & E2 adalah proses, DNA adalah hasil
Untuk menjalankan persamaan di atas, perlu memahami pentingnya melihat keseluruhan pendekatan.
Seperti persamaan pada umumnya, elemen-elemennya tidak dapat diabaikan demi waktu atau hasil. Selain itu, untuk memperoleh manfaat dari proses ini sebarapa banyak Anda bersedia untuk menginvestasikan. Perlu diingat bahwa untuk menjalaninya tidaklah mudah. Mempelajari konsep-konsep yang terwakili dalam persamaan memerlukan inisiatif dari setiap orang di organisasi, kemunduran proses yang dihadapi akan menjadi bagian dari proses pembelajaran.
Beberapa langkah awalnya akan ditemui hal yang berlawanan dengan intuisi -kemampuan memahami sesuatu tanpa melalui penalaran rasional dan intelektualitas-, dan tidak sepenuhnya masuk akal tanpa banyak latihan.
