Sebagai karyawan yang bekerja di perusahaan media, rapat mingguan jadi salah satu rutinitas yang pasti saya lewati. Setiap Senin saya bersama rekan-rekan kerja di kantor membahas berbagai hal demi kemajuan perusahaan, mulai dari bagaimana perkembangan traffic selama 7 hari belakangan, apa saja isu yang sedang berkembang hingga strategi apa yang mesti dilakukan agar KPI yang kami capai minggu ini lebih baik daripada minggu sebelumnya.
Sebelumnya, kami melakukan rapat mingguan secara luring dengan memakai salah satu ruang meeting di kantor. Namun sejak kasus omicron meningkat dan kebetulan sebagian rekan kerja ada yang terpapar positif covid-19, rapat mingguannya dialihkan menjadi versi daring karena kantor menetapkan kebijakan WFH. Alhasil, kami pun meeting dengan menggunakan aplikasi pertemuan online seperti zoom.
Melakukan zoom sih kelihatannya sepele. Namun dengan adanya penggunaan teknologi internet yang dilakukan dari lokasi berbeda-beda, tak bisa dipungkiri bahwa rapat secara online memiliki tantangannya sendiri dibandingkan dengan rapat secara offline. Koordinasi yang lebih sulit dan jaringan internet yang belum stabil menjadi kuncinya.
Nah, biar zoom meeting jadi lebih optimal, saya punya tipsnya. Ini dia beberapa di antaranya yang saya tulis berdasarkan pengalaman yang saya alami.
Pastikan meeting di tempat yang kondusif
Berbeda dengan meeting secara offline yang lebih terfokus karena diadakan secara tatap muka di ruangan yang sama, tantangan yang terjadi saat zoom meeting atau meeting online adalah adanya berbagai distraksi.Â
Distraksinya macam-macam, entah tiba-tiba orang tua manggil, keinginan untuk rebahan dan sebagainya. Akibatnya, kita pun kehilangan fokus sehingga tidak maksimal dalam menyampaikan atau menerima informasi saat meeting.
Jika sudah begini, maka tips yang perlu dilakukan adalah rapatlah di tempat yang kondusif. Pastikan tempat kita untuk meeting minim suara sehingga distraksi yang timbul akan minim.
Jika melakukan rapat daring di rumah, ada baiknya untuk beritahukan kepada orang di rumah bahwa kita sedang zoom meeting. Dengan begitu mereka akan mengerti sehingga mereka tidak akan memanggil kita saat rapat berlangsung.
Jika rapat daring di luar, pilihlah tempat yang sepi seperti perpustakaan dan tempat makan atau kafe yang tidak terlalu banyak pengunjung. Jangan lupa juga untuk memakai earphone agar rapat menjadi lebih fokus.
Sampaikan informasi dengan percaya diri
Sebagai karyawan, kita mesti menyampaikan informasi atau laporan saat meeting tiba. Selain untuk mengetahui sejauh mana kinerja yang telah dicapai, informasi ini juga penting untuk melihat apa saja yang mesti dievaluasi dan sejauh mana.
Jika kita berkesempatan menjadi pemberi materi, sampaikan informasi dengan percaya diri. Analisalah laporan secara cermat kemudian sampaikan dengan artikulasi yang jelas. Jika ada yang bertanya dan kita belum paham atas yang ditanyakan, tak ada salahnya untuk melakukan konfirmasi kembali agar maksud yang diinginkan dapat tersampaikan dengan baik. Â
Pastikan Jaringan Internet Stabil dan Lancar
