Deskripsi Pekerjaan, Bagaimana Cara Menyusunnya?

Dalam Menyusun dan merencanakan deskripsi pekerjaan yang akurat, banyak cara untuk mencapainya. Hal yang lebih penting adalah bahwa deskripsi pekerjaan tersebut ditetapkan dengan jelas dan valid dan apa yang harus dilakukan oleh pemegang jabataan tercakup di dalam ruang lingkup kegiatan yang harus dilakukan oleh mereka. Banyak perusahaan umum memiliki susunan deskripsi pekerjaan yang sama. Hal ini membuat para manajer dan karyawan yang akan mengisi formular rekrutmen menulis data yang hanya relevan dengan persyaratan perusahaan dan bukan menganggap deskripsi pekerjaan sebagai alat bantu dalam hubungan kerja mereka.

Jika deskripsi pekerjaan yang dibuat oleh birokasi ataupun spesialis penulis deskripsi merupakan suatu tuntutan yang wajib dipenuhi, para manajer dan karyawan yang terpengaruh langsung merasa mereka tidak terkualifikasi,  dan para karyawan serta manajer yang membuat deskripsi pekerjaan akan merasa kemutakhiran dan keakuratan hanya sebagai optional saja. Suatu perusahaan munkin memiliki model deskripsi pekerjaan yang akurat, tetapi hal ini hanya menjadi dasar untuk mengembangkan dan menyesuaikan kemampuan para karyawan dan manajer di deskripsi pekerjaan yang harus wajib dipenuhi kualifikasinnya. Banyak contoh kasus yang menyatakan bahwa minat, suka tidak suka dan pengalaman seorang individu pemegang pekerjaan mempengaruhi isi dari pekerjaan sebenarnya, prioritas yang diberikan di berbagai aspek, dan bagaimana pekerjaan yang diberikan kepada individu tersebut dilakukan.

Deskripsi pekerjaan yang umum tidak dapat menggambarkan pengaruh yang individu lakukan pada sebuah pekerjaan, tetapi mereka diakui oleh para manajer dan karyawan dalam perencanaan dan proses peninjauan kinerja yang akan difinalisasi ke dalam evaluasi kinerja. Salah satu cara untuk memaksimalkan hal ini adalah dengan menggabungkan deskripsi pekrjaan dengan rancangan kinerja dan empat pedoman berikut ini bisa menjadi pedomman untuk membuat deskripsi pekerjaan yang efektif (Ungerson 1983).

Harus sederhana dan simple.

Banyak bentuk deskripsi pekerjaan yang terlalu detail dan rumit sehingga tidak jarang dari manager dan karyawan untuk mengabaikannya. Deskripsi pekerjaan wajib berfokus kepada tindakan yang dilakukan dan akuntabilitas kinerja. Mereka ditulis dengan jelas dan simple dengan menggunakan bahasa formal yang ada pada perusahaan.

Tidak boleh terlalu keras menekankan dan berlebihan.

Akurasi menjadi salah satu kunci utama agar deskripsi pekerjaan bisa berfungsi dengan baik. Faktanya bahwa pekerjaan para karyawan dan manajer sering dilebih-lebihkan dengan memasukan tugas yang tidak terlalu penting dilakukan dengan menggunakan kata-kata yang terlalu menekankan keharusan tugas tersebut dilakukan. Sudah menjadi informasi umum bahwa deskrisi pekerjaan akan digunakan dalam mengevaluasi kinerja karyawan dan membesarkan kepentingan pekerjaan dengan tujuan untuk meninggikan kinerja mereka yang diukur dalam evaluasi kinerja.;

Profil individu tidak boleh disamakan dengan deskripsi pekerjaan.

Deskripsi pekerjaan yang berisi campuran informasi tentang pekerjaan yang dilakukan dengan pemegang kerja yang ideal dirasa sering membingungkan para manajer dan karyawan. Perusahaan sangat memperhatikan masalah yang dihadapi tersebut. Seringkali deskripsi pekerjaan berisi tentang standar kualitas yang harus ada pada pemegang pekerjaan daripada isi pekerjaan yang ditawarkan. Perusahaan harus bisa memadukan kedua hal ini dengan seimbang.

Dibuat berdasarkan kesepakatan Bersama.

Deskripsi pekerjaan yang disusun tidak boleh dibuat oleh penganalisi pekerjaan yang bekerja secara terpisah. Jika dibuat oleh penganalis yang tidak menyatukan pendapat mereka bisa terjadi ketidakakuratan dan pekerjaan yang seharusnya dilakukan dari data satu seharusnya dilakukan dan sebaliknya.