Menyusun Struktur Gaji Karyawan dengan Mempertimbangkan Keputusan Terkait Struktur Pekerjaan dan Tingkat Gaji

BAB I

PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang

               Hubungan yang baik antara karyawan dan pihak perusahaan dapat tercipta jika antara karyawan dan pihak perusahaan dapat saling memahami kebutuhannya masing-masing. Di salah satu pihak, perusahaan bertujuan untuk memperoleh keuntungan sebesar-besarnya. Di lain pihak, karyawan mengharapkan imbalan yang sesuai dari perusahaan atas hasil kerja yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan hidupnya. Dalam memberikan gaji kepada karyawan, perusahaan harus memperhatikan beberapa hal yaitu kebijakan yang dibuat harus konsisten dan tidak berubah-ubah, penggajian tidak boleh diskriminatif serta harus ada kesetaraan dan keadilan baik ke dalam perusahaan maupun ke luar perusahaan.

               Dengan struktur penggajian yang terencana dengan baik akan menjadi salah satu cara bagi perusahaan untuk dapat memberikan gaji yang layak dan sesuai dengan jabatan para karyawan. Penetapan gaji yang sesuai tersebut menjadi penting di dalam persaingan pasar tenaga kerja. Perusahaan dapat mempertahankan karyawan terbaiknya sekalipun menarik karyawan potensial melalui sistem penggajian yang terukur. Tidak bisa dipungkiri bahwa gaji memang menjadi daya tarik bagi calon karyawan. Perusahaan harus pandai dan bijaksana dalam menetapkan struktur gaji yang dapat menyejahterakan karyawan sekaligus tidak membebani perusahaan.

B.  Rumusan Masalah

1. Apakah yang dimaksud dengan struktur gaji?
2. Apa saja keputusan yang terlibat dalam penyusunan struktur gaji?
3. Bagaimana langkah dalam menyusun struktur gaji karyawan dengan mempertimbangkan keputusan terkait struktur pekerjaan dan tingkat gaji?
4. Bagaimana memastikan bahwa gaji yang diberikan kepada karyawan sesuai dengan struktur gaji?

C.  Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui pengertian dari struktur gaji.
2. Untuk mengetahui keputusan yang terlibat dalam penyusunan struktur gaji.
3. Untuk mengetahui langkah dalam menyusun struktur gaji karyawan dengan mempertimbangkan keputusan terkait struktur pekerjaan dan tingkat gaji.
4. Untuk mengetahui bagaimana cara memastikan bahwa gaji yang diberikan kepada karyawan sesuai dengan struktur gaji.

BAB II

PEMBAHASAN

A.  Pengertian Struktur Gaji

               Struktur gaji merupakan salah satu aspek yang sangat penting dalam sebuah perusahaan karena secara signifikan berdampak kepada perilaku pekerja terutama berkaitan dengan kompensasi yang akan diterima pekerja. Sebuah perusahaan membutuhkan individu yang berbakat dan terampil untuk membangun bisnis yang sukses. Orang-orang berbakat ini sangat dicari sehingga struktur gaji yang menarik seringkali menjadi kunci untuk membawa calon pekerja terbaik ke sebuah perusahaan.

               Dengan perusahaan memberikan gaji yang adil kepada karyawannya menjadi salah satu cara yang paling efektif untuk mempertahankan dan memotivasi karyawan. Ketika sebuah perusahaan terdiri dari orang-orang yang terampil dan termotivasi maka bisnis yang dijalankan akan berkembang. Oleh karena itu, menetapkan struktur gaji yang baik sangat penting bagi perusahaan.

B.  Keputusan yang Terlibat dalam Penyusunan Struktur Gaji 

               Karena gaji penting baik dalam pengaruhnya terhadap karyawan dan karena biayanya, maka perusahaan perlu merencanakan apa yang akan mereka bayarkan kepada karyawan di setiap pekerjaan. Pendekatan yang tidak direncanakan, di mana gaji setiap karyawan dinegosiasikan secara independen, kemungkinan akan menghasilkan ketidakadilan, ketidakpuasan, dan tarif yang terlalu mahal atau sangat rendah sehingga posisi sulit untuk diisi. Oleh karena itu, perusahaan membuat keputusan tentang dua aspek struktur gaji yaitu :

1. Struktur pekerjaan terdiri dari gaji yang relatif di antara fungsi-fungsi yang berbeda dan tingkat tanggung jawab yang berbeda. Misalnya, struktur pekerjaan mendefinisikan perbedaan gaji antara akuntan tingkat pemula, manajer departemen akuntansi dan pengawas keuangan perusahaan.
2. Tingkat gaji adalah jumlah rata-rata yang dibayarkan perusahaan untuk pekerjaan tertentu.

               Struktur pekerjaan dan tingkat gaji menetapkan struktur gaji yang membantu perusahaan mencapai tujuan yang berkaitan dengan motivasi karyawan, pengendalian biaya dan kemampuan untuk menarik dan mempertahankan sumber daya manusia yang berbakat. 

               Struktur pekerjaan dan tingkat gaji merupakan kebijakan perusahaan, bukan jumlah yang diperoleh karyawan tertentu. Misalnya, struktur gaji perusahaan dapat mencakup kisaran gaji yang diperoleh seseorang dalam pekerjaan akuntan tingkat pemula. Seorang akuntan individu bisa mendapatkan jumlah di mana saja dalam kisaran itu. Biasanya, jumlah yang diperoleh seseorang tergantung pada kualifikasi, pencapaian dan pengalaman individu tersebut. Gaji individu mungkin juga sebagian bergantung pada seberapa baik kinerja perusahaan.

C.  Langkah dalam Menyusun Struktur Gaji Karyawan dengan Mempertimbangkan Keputusan Terkait Struktur Pekerjaan dan Tingkat Gaji

1.  Menentukan Filosofi Sistem Gaji

               Filosofi sistem gaji ditentukan oleh manajemen puncak, dan kemudian didiskusikan bersama dengan jajaran manajemen tengah.

2.  Menentukan Gap

               Penentuan gap dilaksanakan untuk melihat apakah ada kesenjangan antara filosofi sistem gaji dengan penerapan yang terjadi di dalam perusahaan. Beberapa pengambilan data berupa data faktual maupun perseptif diperlukan dalam langkah ini. Ada beberapa data yang diperlukan untuk membuat analisa gap yaitu data sistem imbalan yang berlaku saat ini, data karyawan resign dan alasannya, data kepuasan karyawan serta persepsi karyawan mengenai struktur gaji.

3.  Memperbarui Deskripsi Jabatan

               Deskripsi jabatan merupakan salah satu informasi utama yang memiliki peran dalam menghubungkan kinerja dengan gaji. Deskripsi jabatan memberikan informasi utama mengenai tugas-tugas dari jabatan tertentu, batasan kewenangan serta keahlian dan pendidikan yang dibutuhkan. Informasi tersebut penting untuk menentukan nilai jabatan sebelum memutuskan gaji yang pantas diterima oleh jabatan tersebut.

4.  Menyusun Evaluasi Jabatan

               Evaluasi jabatan merupakan langkah penentuan nilai jabatan berdasarkan kriteria tertentu. Salah satu sistem yang seringkali digunakan adalah sistem faktor-poin. Faktor-poin yang digunakan bisa beraneka ragam tergantung pada kebutuhan perusahaan. Keuntungan dari sistem faktor-poin yang dikostumisasi adalah sistem ini mampu mewadahi keinginan perusahaan terkait apa yang paling dihargai dan patut untuk dibayar. Beberapa langkah praktis yang dapat dilakukan dalam mendesain sistem faktor-poin adalah sebagai berikut :

1. Mendiskusikan penggunaan sistem faktor-poin dalam penentuan gaji, baik dari sisi kelebihan maupun kekurangannya terutama jika dibandingkan dengan sistem yang digunakan saat ini.
2. Menentukan tim yang akan terlibat, terutama tim internal perusahaan yang memahami karakteristik perusahaan dan jabatan.
3. Memilih dan mendefinisikan faktor-faktor jabatan. Dalam praktiknya, faktor-faktor tersebut minimal sebanyak 6 dan maksimal 10 faktor. Faktor-faktor jabatan akan bervariasi tergantung jenis industri, tipe karyawan, serta tujuan dan budaya perusahaan.
4. Berikan bobot pada setiap faktor jabatan. Dalam praktik yang biasa terjadi, pembobotan biasanya paling rendah dari 25 poin sampai maksimum 60 poin. Faktor yang paling tinggi poinnya merupakan faktor yang paling berhubungan dan paling penting untuk kesuksesan jabatan maupun perusahaan.
5. Mendefinisikan tingkatan faktor-faktor jabatan. Dalam langkah ini, masing-masing tingkatan di dalam satu jabatan didefinisikan nilainya. Secara umum, nilai tingkatan bervariasi mulai dari 10 poin sampai dengan maksimum 60 poin.
6. Siapkan deskripsi jabatan yang telah diperbaharui sebagai dasar untuk penilaian jabatan berdasarkan faktor-poin.
7. Lakukan pengetesan sistem faktor-poin ini paling tidak pada minimal 6 deskripsi jabatan. Ambil sampel jabatan dari beda departemen dan beda tingkatan. Dan sebaiknya penilaian ini dilakukan oleh paling tidak 3 evaluator yang berbeda. Jika skornya berada dalam rentang 30 poin antara satu dengan yang lain, maka sistem faktor-poin ini siap untuk diimplementasikan pada seluruh jabatan di perusahaan. Namun jika variasi antar poin terlalu jauh, maka penting untuk mendiskusikan kembali mengapa ini terjadi dan penyesuaian apa yang perlu dilakukan.
8. Untuk jabatan yang unik dan berbeda dari yang lain, penilaian paling tidak dilakukan oleh 2 orang penilai.
9. Jika jabatan perlu dinilai oleh komite (kelompok manajer) maka sebaiknya yang melakukan penilaian adalah manajer dalam bidang yang serumpun.

5.  Melakukan Survey Gaji di Pasar

               Survey gaji di pasar merupakan salah satu langkah penting untuk memastikan keadilan eksternal dari sistem gaji yang didesain. Beberapa hal yang perlu dilakukan untuk membuat keputusan survey gaji adalah :

1. Gunakan paling tidak tiga survey gaji. Cara mencari data survey gaji di pasar ada berbagai macam, antara lain dari survey gaji yang dilakukan pemerintah maupun oleh lembaga konsultan. Selain itu, survey gaji juga bisa dilakukan secara mandiri oleh perusahaan, bahkan saat ini dengan perkembangan teknologi, survey gaji juga dapat dilakukan melalui internet.
2. Tentukan pasar tenaga kerja yang sesuai. Tingkat pekerjaan yang berbeda seringkali memiliki pasar tenaga kerja yang berbeda, begitupun dengan area maupun kota. Jika tersedia, maka survey gaji yang dilakukan dalam lingkup lokal akan lebih tepat digunakan daripada skala yang jauh lebih besar.
3. Pilihlah survey gaji yang bisa memberikan informasi dengan tepat sesuai dengan bidang industri dari perusahaan.
4. Jika perusahaan mengharapkan hasil yang lebih tepat, maka bacalah dengan detail informasi jabatan yang dibandingkan. Gunakan perbandingan yang kesamaannya mendekati paling tidak 70%.

               Hasil survey gaji di pasar akan digunakan lebih lanjut untuk menentukan positioning perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lain dalam bidang bisnis yang sejenis. Teknik yang biasanya digunakan setelah memperoleh survey gaji adalah dengan mengolahnya melalui data aging atau ekstrapolasi.

6.  Melakukan Penyusunan Struktur Gaji 

               Hasil dari berbagai proses sebelumnya akan dijadikan dasar untuk penyusunan struktur gaji di perusahaan. Beberapa hal yang perlu disepakati dalam penyusunan struktur gaji antara lain :

1. Komponen gaji yang disesuaikan dengan kebutuhan, kemampuan, kultur dan prinsip dasar perusahaan dengan tetap berpegang pada prinsip dasar penetapan sistem imbalan yang mampu menarik, memotivasi dan mempertahankan karyawan-karyawan terbaik perusahaan.
2. Penetapan posisi perusahaan dalam pasar. Hal ini menjadi penting karena perusahaan perlu menetapkan posisi perusahaannya dibandingkan dengan perusahaan lain terutama dalam bisnis yang sejenis. Tetapkan apakah berdasarkan strategi perusahaan, sistem gaji akan ditetapkan di bawah, di rata-rata atau di atas hasil survey gaji di pasar.
3. Membuat struktur gaji berdasarkan hasil evaluasi jabatan yang telah dilakukan. Struktur gaji akan didesain dengan menggunakan teknik matematika logis. Analisis preliminary akan membandingkan antara midpoint dari struktur gaji dengan hasil survey gaji di titik rata-rata.

7.  Meninjau Pengaruh Finansial Akibat Struktur Gaji 

               Penyusunan struktur gaji yang baru tentu membawa konsekuensi finansial pada perusahaan. Hal ini yang seringkali terlewat dari proses persiapan implementasi struktur gaji. Ada beberapa langkah yang perlu dilakukan :

1. Dalam siklus penganggaran di awal persiapan implementasi struktur gaji baru, pertimbangkan anggaran tahun lalu dan bandingkan antara pengeluaran aktual dengan pengeluaran yang direncanakan untuk tahun tersebut.
2. Diskusikan dengan tim manajemen mengenai perubahan dan peningkatan apa yang ingin dilakukan untuk siklus penganggaran periode selanjutnya.
3. Lakukan review terhadap rencana strategis dan tujuan perusahaan untuk tahun tersebut dan lakukan pengecekan apakah implementasi struktur gaji yang baru sejalan dengan rencana penting tersebut.
4. Lakukan diskusi dengan tim manajemen mengenai pengaruh eksternal dalam penganggaran gaji, termasuk turnover, kekurangan keahlian tertentu, perluasan pasar baru dan penggunaan sumber daya yang mahal di luar perusahaan seperti kontraktor maupun konsultan.
5. Lakukan review isu internal dengan tim manajemen mengenai kemungkinan perubahan bisnis di masa mendatang.

8.  Melakukan Sosialisasi dan Uji Coba Struktur Gaji

               Satu hal yang perlu diingat oleh perusahaan adalah bahwa sebaik apapun program yang dibuat untuk kebermanfaatan perusahaan hanya akan menjadi sia-sia bila tidak dikomunikasikan secara tepat. Manajemen tidak perlu mengkomunikasikan secara detail mengenai sistem gaji yang baru. Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat mengkomunikasikan struktur gaji yang baru kepada karyawan yaitu :

1. Identifikasi dengan jelas pihak kunci dari sisi karyawan. Komunikasikan dengan jelas mengenai prinsip-prinsip dasar dan tujuan dan perubahan struktur gaji yang dilakukan serta tahapan yang perlu diketahui. Pihak ini menjadi penting untuk diidentifikasi dan dipersuasi karena bisa menjadi agen perubahan yang bekerja lebih efektif daripada sekedar bagian SDM.
2. Beberapa hal penting yang perlu dikomunikasikan secara jelas kepada seluruh karyawan adalah 

• Prinsip dasar dan tujuan perubahan struktur gaji.
• Yakinkan pada karyawan bahwa tidak ada pihak yang dirugikan dari perubahan struktur gaji.
• Bagaimana struktur gaji yang baru bisa memberikan keuntungan lebih kepada mereka yang menunjukan kinerja yang lebih baik.

Secara umum ada beberapa hal yang menyebabkan kenaikan gaji karyawan yaitu :

1. Penyesuaian biaya hidup di kota tersebut. Hal termudah untuk melakukan penyesuaian gaji yang didasarkan pada aspek ini adalah dengan merujuk kepada Upah Minimum Regional (UMR) yang ditetapkan oleh pemerintah. Namun demikian perusahaan juga dapat merujuk pada data statistik yang dikeluarkan oleh lembaga resmi berkaitan dengan indeks harga konsumen.
2. Penyesuaian karena promosi jabatan. Jika karyawan mengalami promosi jabatan, artinya karyawan akan berpindah pada job grade yang berbeda, sehingga rentang gaji yang ditetapkan pada grade tersebut juga tentu saja berbeda. Penghitungan rasio perbandingan (compa-ratio) menjadi sangat penting untuk menentukan berapa besar kenaikan atau penyesuaian yang akan dilakukan.
3. Pencapaian kinerja tertentu. Persentase kenaikan gaji akan didasarkan pada pencapaian yang diperoleh berdasarkan data penilaian kinerja yang dilakukan secara periodik.

E.  Memastikan Bahwa Gaji yang Diberikan Kepada Karyawan Sesuai dengan Struktur Gaji

               Departemen sumber daya manusia memiliki tanggung jawab untuk menetapkan struktur gaji perusahaan. Tetapi membangun struktur bukanlah akhir dari keputusan perusahaan tentang struktur gaji. Sebagai bagian dari tanggung jawab manajemennya, maka departemen sumber daya manusia harus secara rutin membandingkan gaji aktual dengan struktur gaji untuk melihat bahwa kebijakan dan praktiknya sesuai. Cara umum untuk melakukannya adalah dengan mengukur perbandingan untuk setiap pekerjaan atau tingkat gaji. Rasio perbandingan (compa-ratio) adalah rasio gaji rata-rata ke titik tengah kisaran gaji. Dengan asumsi bahwa struktur gaji direncanakan dengan baik untuk mendukung tujuan perusahaan, perbandingan harus mendekati 1.

               Perbandingan yang lebih besar dari 1 menunjukkan bahwa perusahaan membayar lebih dari yang direncanakan untuk sumber daya manusia dan mungkin mengalami kesulitan menjaga biaya di bawah kontrol. Perbandingan kurang dari 1 menunjukkan bahwa perusahaan membayar lebih rendah untuk sumber daya manusia dibandingkan dengan targetnya dan mungkin mengalami kesulitan untuk menarik dan mempertahankan karyawan yang memenuhi syarat. Ketika perbandingan lebih atau kurang dari 1, angka menandakan kebutuhan departemen sumber daya manusia untuk bekerja dengan manajer untuk mengidentifikasi apakah akan menyesuaikan struktur gaji atau praktik gaji perusahaan. Perbandingan mungkin menunjukkan bahwa struktur gaji tidak lagi mencerminkan tingkat upah pasar.