Lebih Produktif dengan “Mengosongkan” Meja Kerja

[caption id="attachment_357781" align="aligncenter" width="630" caption="Ruangan dan meja kerja Bill Gates (thebeatlesforever.wordpress.com)"][/caption]

Selain alat tulis kantor (ATK) dan perangkat IT (komputer dan telepon), meja kerja menjadi rekan setia bagi setiap pekerja.Tak terkecuali bagi pekerja kantoran, para pekerja yang bekerja dari rumah maupun di luar ruangan tetap memerlukan meja untuk beraktivitas sehari-hari.

Sesuai dengan namanya, meja kerja idealnya berfungsi sebagai tempat untuk bekerja.Terutama untuk menulis dan mengetik.Namun, faktanya masih banyak pekerja yang menggunakan meja kerja sebagai tempat untuk menumpuk barang yang berujung pada menumpuknya pekerjaan.

Sebagai contoh sederhana, mencari arsip pada tumpukan dokumen di meja kerja jelas memakan waktu.Lain halnya jika arsip yang diperlukan sebelum mengetik sudah dipisahkan sebelumnya dan diletakkan tersendiri.

Kertas bukan hanya satu-satunya tumpukan yang terlihat di atas meja kerja.Makanan dan minuman ringan juga kerap hadir di atas meja kerja sehingga meja kerja malah beralih fungsi sebagai meja makan.Efisiensi waktu menjadi alasan kehadiran mereka.Padahal, banyak penelitian ilmiah yang sudah membuktikan bahwa melakukan beberapa tugas dalam satu waktu (multi-tasking) malah menurunkan kualitas kerja.

Oleh karena itu, meja kerja harus dikembalikan kepada fungsi awalnya.Berikut ini adalah kiat-kiat yang dapat ditempuh untuk meningkatkan produktivitas kerja dengan ‘mengosongkan’ meja kerja Anda.

1.Letakkan hanya SATU perangkatelektronik

Seorang pekerja jelas tidak mampu mengoperasikan dua alat IT di meja kerjanya dalam waktu bersamaan.Jika di kantor sudah tersedia komputer, laptop pribadi bisa disimpan di rumah dan cukup membawa file yang diperlukan dalam flash disk.Bagi pekerja rumahan atau yang sering bepergian, laptop lebih efektif dan efisien untuk digunakan.Jika Anda sering menggunakan printer, letakkan printer di samping meja kerja Anda tapi bukan di atas meja kerja yang juga berisi komputer atau laptop.

2.Simpan ATK yang paling sering digunakan

Toh, Anda tidak berniat membuka toko ATK dari meja kerja Anda, bukan?Pulpen, pensil, gunting, penjepit kertas, adalah ATK yang umum digunakan.Anda tetap dapat memiliki ATK lainnya.Namun, jika ATK tersebut jarang digunakan, simpan saja mereka di tempat selain meja kerja.

3.Hindari menumpuk kertas dan memo (post-it)

Tumpukan kertas cenderung membuatpekerja merasa kewalahan, bahkan sebelum mulai bekerja.Tak heran, kemampuan untuk tetap fokus dan berpikir kreatif cenderung menurun di meja kerja yang berantakan.Bill Gates, pendiri Microsoft, terkenal dengan kebiasaannya mengosongkan meja kerjanya dan hanya meletakkan satu atau dua kertas yang memang diperlukannya untuk bekerja di hari itu.Mungkin juga itu salah satu rahasianya sehingga berulang kali menjadi orang terkaya di dunia?

4.Bekerjalah untuk HARI INI

Kebiasaan menunda pekerjaan tak pelak berakhir dengan tumpukan kertas di atas meja.Anda sebaiknya membuatdaftar tugas (to-do-list) yang harus diselesaikan setiap harinya dan berkomitmenlah untuk menyelesaikannya sebelum jam kerja berakhir.Harap diingat, daftar tugas itu juga harus realistis dan tergantung bebannya masing-masing.Jika terlalu sedikit sedangkan tugasnya ringan, maka Anda akan cenderung santai dan bermalas-malasan. Namun jika tugasnya terlalu banyak sekaligus berat, Anda berkemungkinan besar akan menundanya sehingga malah menimbulkan tumpukan kerja untuk keesokan harinya.

5.Bawa alam ke meja kerja

Bentuknya tidak harus selalu berupa tanaman hijau.Kerang pantai, batu kali, lonceng bambu, bisa menjadi pilihan lainnya.Foto dan gambar bertemakan pemandangan alam juga membuat otak lebih rileks saat memandangnya.Kondisi otak yang tenang akan memicu kreativitas dan produktivitas kerja.Penelitian yang dilakukan di beberapa kantor di Inggris dan Belanda menunjukkan bahwa produktivitas pegawai meningkat hingga 15% dengan kehadiran tanaman di ruang kerja.Hasil penelitian selengkapnya dapat dibaca pada harian Daily Mail.

[caption id="attachment_357782" align="aligncenter" width="634" caption="Tanaman pemicu produktivitas kerja (www.dailymail.co.uk)"]

14100756321086209874

[/caption]

6.Pasang tulisan yang memotivasi efisiensi kerja

“Less is More”, “No clutter, work better”, “No mess, be the best”, “No litter, life happier”, adalah sebagian kalimat yang dapat memotivasi dan mengingatkan Anda tentang pentingnya keteraturan meja kerja.Bukan hanya produktivitas Anda yang meningkat, promosi kerja pun lebih berpotensi mendekat saat sang bos mendapati meja kerja Anda yang terorganisir dengan baik.Tentunya atasan maupun klien akan jauh lebih terkesan dengan meja kerja staf atau rekan usaha yang tertata rapi daripada yang mirip kapal pecah.

Nah, tunggu apa lagi?Selamat mengosongkan dan menata ulang meja kerja Anda yang ada di kantor, rumah, atau di manapun.Salam Kompasiana!